사서증서란 개인이 서명 또는 기명날인한 사문서입니다. 공증인법에 규정된 사서증서 인증제도는 사서증서 상의 서명 또는 기명날인이 진정한 것임을 공증인에게 확인하도록 하는 것을 말합니다. 사서증서에 인증을 받으면 그 사서증서가 진정으로 성립되었다는 사실, 즉 작성명의자의 의사에 따라 작성되었다는 사실이 법률상 강력하게 추정됩니다.

공증인은 사서증서 상의 서명 또는 기명날인의 진정성을 증명하기 위하여 당사자로 하여금 공증인의 면전에서 사서증서에 서명 또는 기명날인하게 하거나 사서증서의 서명 또는 기명날인을 본인이나 그 대리인으로 하여금 확인하게 합니다.

공증인이 작성한 사서증서 인증서는 공문서이며(1992. 10. 13. 선고 92도1064 판결) 공증인이 사서증서의 인증을 함에 있어서는 공증인법에 따라 반드시 촉탁인의 확인이나 대리촉탁인의 확인 및 그 대리권의 증명 등의 절차를 미리 거치도록 규정되어 있으므로 특별한 사정이 없는 한 공증인이 인증한 사서증서의 진정성립은 추정됩니다(1992. 7. 28. 선고 91다35816 판결). 한편 사서증서 인증서는 서명 또는 기명날인의 진정성을 증명하는 것에 불과하여 권리의무에 관한 공정증서라 할 수 없으므로 형법 제228조(공정증서원본불실기재죄)에서 말하는 공정증서 원본에 해당하지는 않습니다(1984. 10. 23. 선고 84도1217 판결).

공문서는 공증인에 의한 인증의 대상이 되지 않습니다. 공문서는 그 자체로서 진정성립이 추정되므로 추가로 인증 받을 필요 없습니다.

따라서 여권, 인허가서류, 특허장, 국공립학교의 졸업장 등 공문서의 공문서는 등본인증을 받을 수 없습니다. 위 공문서 원본은 그대로 보유한 채 그 사본만을 관공서나 거래처 등에 제출하고자 하는 경우에는 "첨부 (공문서) 사본이 원본과 틀림 없다"는 취지의 진술서를 작성하고 거기에 그 공문서 사본을 첨부하여 진술서를 인증받는 우회적 방식으로 처리하고 있습니다.

법률효과에 전혀 영향이 없는 단순한 자연현상이나 역사적 사실을 기재한 문서는 인증을 받을 수 없지만 법률효과에 직간접적으로 영향이 있는 사실이 기재되어 있다면 인증의 대상이 됩니다. 또 문자 기타 부호에 의하여 사상을 표명한 것일 것을 요하므로 사진이나 도면 그 자체는 인증의 대상이 되지 않습니다. 하지만 사진이나 도면을 첨부하여 작성한 문서는 얼마든지 인증의 대상이 됩니다.

공증인의 면전에서 사서증서에 서명 또는 날인을 하게 하거나(면전인증) 사서증서의 서명 또는 날인을 본인이나 그 대리인으로 하여금 확인케 하고(자인인증) 그 사실을 증서에 기재합니다.

촉탁인이 제출한 사서증서의 등본이 그 원본과 대조하여 부합할 경우 공증인이 그 등본이 원본과 부합한다는 취지의 인증을 부여할 수 있는데, 이를 등본인증이라 합니다. 비록 인증이라는 표현을 쓰고 있지만 서명이나 날인의 진정성을 증명하는 보통의 인증과는 성질이 다릅니다.

등본인증은 꼭 사서증서 상의 당사자나 관계인이 촉탁을 하여야 하는 것은 아닙니다. 등본인증은 누구라도 촉탁이 가능하지만, 반드시 원본을 지참하고 공증사무소에 출석하여야 합니다.

공증인에 의한 인증은 문서가 그 작성명의자의 의사에 따라 작성되었다는 사실을 증명하는 것일 뿐이며 문서 내용의 진실성, 정확성까지 증명하는 것이 아닙니다. 따라서 공증인이 사서증서 인증을 할 때 문서내용이 진실한지 여부는 심사하지 않습니다.

다만 공증인법 제25조는 법령에 위반한 사항, 무효인 법률행위와 무능력으로 인하여 취소할 수 있는 법률행위에 관해서는 증서를 작성할 수 없다고 규정하고 있는바, 공증인은 문서 내용이 법령에 저촉되는 것인지, 무효나 취소의 사유가 있지 않은지 여부 등은 심사하게 됩니다. 공증인이 심사한 결과 예컨대 법에 의해 금지된 부동산 명의신탁을 약정하는 문서라고 판단되면 인증을 거부할 수 있습니다. 하지만 부동산 명의신탁이 이미 이루어진 후 그 경위사실만을 기재한 진술서나 사실확인서의 경우라면 그 자체가 위법한 문서라고 할 수는 없으므로 인증받을 수 있습니다.

사서증서에 문자의 삽입, 삭제, 변개, 난외 기재, 기타의 정정이 있거나 파손, 기타 외견상 현저히 의심할 만한 사유가 있을 때에는 그 상황을 인증문에 기재하여야 합니다(공증인법 제57조 제3항). 따라서 약간의 정정부분이 있는 경우라면 관계없겠지만, 꽤 많을 때에는 문서를 다시 작성하는 게 나을 수도 있습니다.

공정증서 작성의 경우에는 관례적으로 공증사무소에 보관하는 원본 외에 정본과 등본을 작성하여 정본을 채권자에게, 등본을 채무자에게 교부하고 있습니다. 이 때문에 사서증서 인증의 경우에도 양쪽 당사자에게 각각 인증서를 교부할 것으로 기대하는 경우가 많습니다.

하지만 사서증서 인증의 경우에는 하나의 사서증서에 대하여 하나의 인증만 부여합니다. 당사자로부터 제출받은 사서증서의 원본 앞에 표지를 씌우고 그 뒷쪽에는 공증인이 작성한 인증문을 붙여 일체의 문서로 만든 다음 공증인이 서명날인하고 간인하여 사서증서 원본이 포함된 인증서 자체를 당사자에게 내어주는 것입니다. 따라서 양쪽 당사자가 각각 인증된 사서증서를 보관하고자 할 경우에는 두 건의 사서증서 인증을 촉탁하여야 합니다(이 경우 공증수수료도 두 배가 됨). 실무상으로는 공증수수료를 절약하기 위하여 사서증서 한 부에 대해 인증을 받아 한 쪽 당사자가 보유하고, 그 사본 또는 등본을 다른 쪽 당사자가 보유하는 게 일반적입니다.