예컨대, 한국인과 외국인 사이에 계약을 체결하거나 한국인이 외국 회사나 외국 국가기관에게 신청서나 증명서 등을 제출하는 경우에는 그 관련 문서가 외국에서 사용되어야 하기 때문에 외국어로 작성됩니다. 이와 같은 경우 그 외국인, 외국회사, 또는 외국 국가기관은 계약서나 신청서 등에 이루어진 한국인의 서명이나 기명날인이 진정한 것인지에 관하여 공적인 확인을 요구하는 경우가 많습니다. 그래서 공증인의 인증을 받아 본인이 작성하였다는 것을 증명할 필요가 생기게 되는 것입니다.

영문 인증은 외국어로 작성된 사서증서에 관하여 공증인이 영문으로 인증문을 작성하여 부여하는 인증을 말합니다. 영문 인증도 공증인의 권한으로 되어 있는 인증이므로 사서증서 인증의 일반원칙에 따라 처리됩니다. 그러나 문서가 외국어로 작성되어 주로 법제도가 다른 외국에서 사용되는 점에서 특색이 있고 업무처리상의 어려움도 있습니다.

영문 인증에 있어서는 인증문을 국문과 영문으로 작성하여 여기에 공증인이 국문 및 영문 서명과 날인을 하는 방식으로 처리해 드리고 있습니다. 공증인이 작성하는 인증서는 법무부령인 '공증서식사용등에관한규칙'에서 정하고 있는 공증서식을 사용하도록 되어 있는데, 이 규칙에는 외국어문서의 인증에 대하여 국문 및 영문으로 된 인증문 서식만을 제공하고 있습니다. 따라서 인증의 대상이 되는 문서가 비록 중국어, 일본어 등 다른 외국어로 작성되어 있다 하더라도 이에 덧붙여지는 인증문은 국문 및 영문으로 작성될 수밖에 없습니다.

하지만 현재 세계는 영어를 공용어와 다름 없이 인식하고 있기 때문에 중국어나 일본어 등 다른 언어로 된 인증문을 제공하지 않는다 하더라도 문서의 사용에는 별다른 문제가 없을 것으로 판단됩니다.

공증인법상 공증인은 위법하거나 무효인 내용의 문서에 대하여는 인증을 부여할 수 없도록 되어 있으므로 인증에 앞서 문서의 내용에 관하여 파악할 수 있어야 합니다. 그런데 문서가 외국어로 되어 있어 그 내용을 이해할 수 없을 경우에는 문서의 내용을 이해할 수 없으므로 공증인은 촉탁인으로부터 국문 번역문 제출을 요구하여 내용을 파악할 필요가 있습니다. 이러한 이유에서 외국어로 작성된 문서에 관하여 인증을 부여할 때는 언제나 촉탁인으로 하여금 미리 공증받을 외국어문서의 국문번역문을 준비하여 공증인에게 제출케 하라는 것이 법무부의 일관된 방침입니다.

영문 인증은 인증의 대상이 되는 문서상의 당사자, 예컨대 계약서나 신청서 상에 서명 또는 기명날인을 하시는 분이 신분증을 소지하고 공증사무소에 출석하여 인증 촉탁을 하여야 합니다.

대상 문서의 서명자로부터 대리권을 부여하는 위임장을 받으면 대리인에 의한 인증도 가능합니다. 위임장 다운로드

그러나 이처럼 국내에서 인증이 가능하다 하더라도 그 증서를 제출하는 국가의 상대방 의도를 충분히 파악하지 않으면 원하는 성과를 거두지 못할 수도 있습니다. 우리나라 법상으로는 본인에 의한 인증과 대리인에 의한 인증이 모두 유효하지만, 그 증서 제출을 요구하는 기관이 소재하는 해당 국가에서는 대리인에 의한 인증을 인정하지 않고 본인에 의한 인증만을 요구하는 경우도 있을 수 있습니다. 또 외국의 기관이 제시한 영문 양식의 내용 중에 아예 당사자 본인이 공증인 면전에서 서명하였다는 등의 표현("personally"나 "before me" 등의 문구)이 나오거나 본인의 선서를 요구하는 문구("swear", "take an oath" 등)가 포함되는 경우에는 국내에서는 대리인에 의한 인증이 가능하더라도 이를 외국의 기관에 제출하는 데는 문제가 있을 수 있습니다. 이러한 경우에는 가급적 본인이 직접 출석하여 인증을 받는 것이 바람직할 것입니다.

영미권 국가나 공공기관에 제출되는 신청서 등 서식 가운데는 공증인이 당사자 본인이 직접 출석하여 서명하였다는 등의 내용을 기재하고 서명날인 하도록 되어 있는 ‘공증인 서명란’이 포함되어 있는 경우가 많습니다. 이와 같은 문서에 관하여 영문 인증을 받고자 하시는 분들은 위 공증인 서명란에도 서명날인을 해 달라는 요구를 자주 하십니다. 하지만 원칙적으로 우리나라 공증인법 상으로는 그와 같은 기재 및 서명날인이 공증인의 인증부여 방식으로 규정되어 있지 않습니다. 해당 문서 자체에 인증을 부여하는 영미권 국가와는 달리 우리나라에서는 별도의 인증문을 작성하여 첨부하는 방식으로 인증을 부여하고 있는데, 결국 국가 간의 공증방식의 차이 때문에 생기는 문제라고 할 수 있습니다.

하지만 위 '공증인 서명란'에 기재를 하여 드리지 않을 경우, 당사자가 영미권 국가기관 등에 문서를 제출하더라도 당초 예상한 소기의 성과를 거두기 어렵다는 현실적 이유도 있고, 그와 같은 기재를 하여 드리는 것이 우리 법상 반드시 금지되어 있다고 보기도 어렵다는 점 등을 고려하여, 본 사무소에서는 당사자의 요구가 있을 경우 '공증인 서명란' 해당 부분에 필요사항을 기재하고 서명날인을 하여 드리고 있습니다.

다만 영문양식 자체가 본인이 직접 출석하여 공증인 면전에서 서명한 것을 전제로 하고 있는 경우, 예컨대 "personally"이나 선서와 관련된 표현("sworn before me", "take an oath")이 사용되는 경우에는 본인이 출석한 경우에만 위 '공증인 서명란' 기재를 하여 드릴 수 있다는 점 미리 알려드립니다. 또 본인의 서명일자가 공증 당일이 아닌 과거일자로 기재되어 있는 경우에도 공증인이 면전에서 서명하였다는 문구와 모순되므로 인증이 불가합니다.

등기부등본이나 가족관계증명서처럼 공공기관이 발행한 문서는 사문서가 아니므로 영문 인증의 대상이 되지 않습니다. 공문서 그 자체는 인증의 대상이 아니지만, 이러한 공문서를 외국어로 번역한 다음 번역자가 번역문이 원문과 상위 없다는 취지를 기재한 서약서를 작성하여 서명하고 여기에 번역문과 원문(공문서)을 첨부한 다음 이 서약서를 공증인에게 인증 받을 수는 있습니다. 이를 통상 ‘번역문 인증’이라고 하는데, 엄밀하게 말하자면 번역문 자체가 아니라 서약서(사서증서)가 인증의 대상이 되는 것입니다. 공증서식사용등에관한규칙에 첨부된 제45호 서식은 위 서약서를 아예 인증문 서식에 포함시키고 있습니다.

또한 공문서는 영문등본인증의 대상이 되지 않습니다. 따라서 여권이나 특허증, 인허가서류처럼 다시 발급이 되지 않는 서류는 원문 그 자체를 제출할 수 없기 때문에 촉탁인이 원문을 복사하고 복사본이 원문과 일치한다는 서약서를 작성한 다음 위 복사본을 서약서에 첨부하여 서약서를 영문인증받는 방식으로 인증서를 작성합니다.

사서증서의 원본과 사본을 대조하여 부합됨을 확인하고 그 사본이 사서증서 원본의 등본임을 인증하는 방법을 사서증서의 등본인증이라 하며, 영문 인증문을 사용하여 사서증서 사본이 원본과 부합함을 인증하는 것을 영문 등본인증이라 합니다. 증서원본은 그대로 보유하면서 제출기관에 대해서는 원본을 제출한 것과 동일한 효과를 얻고자 할 때 사용하는 방식입니다.

영문등본인증은 공증인법상 사서증서에 관해서만 허용되는 것으로 규정되기 때문에 특허증, 인허가서류, 여권 등의 공문서에 관해서는 영문등본인증이 허용되지 않습니다. 이 경우 촉탁인이 원문을 복사하고 복사본이 원문과 일치한다는 서약서를 작성한 다음 위 복사본을 서약서에 첨부하여 서약서를 영문인증받는 방식으로 인증서를 작성합니다.

영문 등본인증은 인증의 대상인 문서가 작성 명의자의 의사에 의하여 진정하게 작성된 것인지 여부를 심사하는 것이 아니라 그 등본이 실존하는 원본과 일치하는 것인지 여부를 인증하는데 불과하므로 원본을 소지하고 있는 사람이라면 누구라도 영문 등본인증의 촉탁을 할 수 있습니다.

인증문 상의 당사자 영문성명은 고객께서 지정해주신 대로 기입하여 드립니다. 하지만 외국에서 사용할 때 스펠링, 띄어쓰기, 하이픈 여부 등을 예민하게 따지는 경우가 많으므로 가급적 여권상의 기재와 일치시키는 것이 바람직하다고 생각합니다.