주주총회는 매 결산기에 소집되는 정기주주총회와 회사의 필요에 따라 수시로 소집되는 임시주주총회로 구분됩니다. 정기주주총회는 원칙적으로 재무제표를 승인하고 이익처분을 결정하기 위하여 소집되는데 그 소집시기는 보통 정관에 규정되지만 정관에 규정이 없으면 상법 354조 2항, 3항의 해석상 매 결산기 후 3월 내에 소집되어야 합니다.

재무제표 등의 승인을 안건으로 하지 않으면 정기주주총회라 할 수 없지만(설령 의사록의 제목이 정기주주총회의사록이라 되어 있어도) 정기주주총회에서 재무제표 등의 승인 외에 이사나 감사의 개선 등 다른 일상적 사항을 안건으로 하더라도 관계 없습니다. 정기주주총회가 개최되어야 할 시기(결산기)에 개최되지 않았다면 뒤늦게라도 정기주주총회를 개최하여 재무제표 등의 승인을 처리할 수 있고 임시주주총회로 재무제표 등의 승인을 처리해도 무방합니다. 하지만 결산기에 임시주주총회를 열어 재무제표 등의 승인을 결의하는 것은 허용되지 않습니다.

주식회사의 상호나 목적사항은 정관의 절대적 기재사항이므로 이를 변경하려면 정관의 변경절차를 거쳐야 합니다. 정관을 변경하려면 주주총회의 특별결의를 요합니다. 따라서 주주총회의 의사록 상에는 의안을 ‘정관변경의 건’으로 기재하여야 합니다. 그런데 당사자들 가운데는 의사록 상의 의안을 단순히 ‘회사명칭 변경의 건’이나 ‘목적사항 변경’의 건으로 기재하여 인증을 요청하는 경우가 있습니다. 원칙적으로 인증을 받는데 적절한 의사록이라 할 수는 없지만 의사록의 전체 취지에 비추어 볼 때 정관을 변경하는 것으로 이해될 수 있다면 인증을 받을 수 있다 할 것입니다.

본점 이전은 회사의 통상적 업무집행에 불과하므로 이사회의 결의로 결정합니다. 소규모 주식회사로서 이사가 2인 이하인 경우에는 대표권을 가지는 이사의 결정으로 충분합니다. 이사회 의사록에는 변경된 주소와 이전일자를 명기하여야 하며, 이를 누락하면 등기소에서 등기신청이 거절될 것입니다. 변경된 주소는 반드시 도로명주소로 적어야 합니다.

그런데 본점 소재지는 정관의 필수적 기재사항이므로 회사가 정관에서 정한 최소행정구역 밖으로 이전을 하게 되거나 정관에 최소행정구역 외에 소재지번 등까지 기재된 경우에는 주주총회의 특별결의로 정관을 먼저 변경해야 합니다. 주주총회 의사록에는 의안을 반드시 '정관변경의 건'으로 정하여 변경된 정관의 내용이 정확하게 기재되도록 작성하여야 합니다. 정관 상의 변경된 본점 소재지 내에서 구체적 소재장소를 정하는 것은 이사회(소규모회사로서 이사가 2인 이하인 경우에는 대표권 있는 이사)의 몫이며, 주주총회 의사록에는 이를 기재할 필요가 없습니다(기재하더라도 무의미함).

이사 또는 감사는 주주총회에서 선임하며, 이는 주주총회의 전속적 권한사항이므로 이사회에 위임할 수 없습니다.

이사의 임기는 3년을 초과하지 못합니다.(상법 383조 2항) 회사는 정관으로 3년 이내의 범위에서 임기를 자유로이 정할 수 있고, 임기중 최종결산기에 관한 정기주주총회의 종결시까지 임기를 연장할 수 있습니다. 임기는 선임결의시와 취임승낙시 중 늦은 때로부터 진행하며 초일은 산입하지 않습니다. 이사의 임기에 관한 정관규정을 변경하는 경우 그 규정은 변경후에 취임하는 이사는 물론 변경당시 재임중인 이사에게도 적용됩니다. 재임중인 이사에게 임기가 단축되는 정관규정을 적용할 경우 사실상 해임을 하는 것과 같은 효과를 가져올 수도 있습니다. 대표이사의 임기는 정관이나 선임한 주주총회에서 별도로 정하지 않았다면 이사로서의 임기에 따라 결정됩니다.

감사의 임기는 취임후 3년 내의 최종결산기에 관한 정기주주총회의 종결시까지로 합니다(상법 410조). 감사의 임기는 단축이나 연장을 할 수 없습니다. 정관에 정한 시기 또는 기간 내에 최종의 결산기에 관한 정기주주총회가 개최되지 아니한 때에는 그 시기 또는 기간이 경과함과 동시에 그 임기가 만료합니다. 정관에 정기주주총회의 개최시기에 관한 정함이 없는 때에는 정기주주총회는 상법 354조의 해석상 결산기로부터 3월 내에 개최되어야 하므로 만약 회사의 회계기간이 12월 31일까지라면 다음 해 3월 31일에 임기가 만료합니다(상업선례 1-162). 따라서 감사의 임기만료를 원인으로 새로 감사를 선임하는 주주총회는 그 개최일자가 3월 31일 이전이라면 반드시 정기주주총회로 소집되어야 합니다.

이사의 퇴임원인에는 임기만료, 사임, 해임 등이 있습니다. 임기만료로 인한 퇴임등기를 신청할 때에는 정관을 첨부하여 임기가 만료되었다는 사실을 증명하면 족하며, 사임을 원인으로 하는 퇴임등기 신청에는 퇴임이사의 사임서와 인감증명서를 제출해야 합니다.

하지만 해임으로 인한 퇴임등기 신청의 경우에는 공증인의 인증을 받은 의사록을 제출해야 합니다. 이사 및 감사가 해임된 경우에는 주주총회 의사록을, 대표이사가 해임된 경우에는 이사회 의사록을 첨부하여야 합니다.

참고로 '중임'이라 함은 임기만료로 퇴임함과 동시에 동일직위에 재취임하는 경우를 이르는 것입니다.

사임이나 임기만료로 인하여 상법 또는 정관에 정한 이사의 원수를 결한 경우 그 퇴임한 이사는 새로 선임된 이사가 취임할 때까지 이사의 권리의무가 있습니다(상법 386조 1항). 이 경우 후임이사의 취임등기를 하기 전에는 종전 이사의 퇴임등기만 신청할 수 없습니다(2005. 3. 8.자 2004마800 전원합의체 결정). 반면 결원이 생기는 경우가 아니라면 이사를 새로 선임하지 않고 퇴임 등기만 신청할 수도 있습니다. 이러한 이치는 수인의 이사가 동시에 퇴임하는 경우에도 마찬가지로 적용되는데, 예컨대 정관에 이사의 정원을 3인 이상으로 정하고 있고 5명의 이사가 있는 회사에서 동시에 3명의 이사가 퇴임을 하면 그로 인하여 정관에서 정한 이사의 원수를 결하게 되기 때문에 동시에 퇴임하는 3명이 모두(3명중 1명만이 아니라) 새로 이사가 선임되어 취임할 때까지 이사로서의 권리의무를 가집니다.

다만 등기신청시 퇴임일은 권리의무 행사기간의 종료일이 아니라 본래의 임기만료일 또는 사임의 의사표시가 회사에 도달하여 사임의 효력이 발생한 날로 기재함이 원칙입니다(상업선례 1-169, 1-373). 또 과태료 부과의 기준이 되는 2주 또는 3주의 등기기간은 퇴임한 이사의 퇴임일로부터 기산하지 않고 후임이사의 취임일로부터 기산합니다.

사내이사란 회사의 업무를 상시 집행하는 자를 말하고, 사외이사란 회사의 상무에 종사하지 아니하는 이사로서 상법 328조 3항 등에 해당하지 않는 자를 말하며, 기타 비상무이사는 회사의 상무에 종사하지 아니하는 이사로서 사외이사가 아닌 자를 말합니다.

상법은 이사를 사내이사, 사외이사, 기타비상무이사로 구분하여 등기하도록 규정하고 있기 때문에(상법 317조 2항 8호) 이사를 선임하면서 위 구분 중 어디에 해당하는지 의사록상 명확히 기재하지 않으면 등기소에서 등기가 거절됩니다. 또 대표이사의 대표권은 업무집행권을 전제로 하므로 회사의 상무에 종사하는 사내이사가 아닌 사외이사 또는 기타비상무이사를 대표이사로 선임할 수 없습니다.

이사의 해임으로 인한 퇴임등기를 신청하려면 주주총회 의사록을 인증받아야 합니다. 그런데 어느 공증인사무소나 마찬가지겠지만 이사의 해임은 당사자의 의사에 반해 이루어지는 퇴임절차이므로 공증인사무소로서는 회의의 소집절차나 의사진행 상의 적법여부에 관해 좀더 세심한 심사를 할 수밖에 없습니다. 특히 의결정족수에 해당하는 자의 촉탁이 있는지 확인하려면 주주명부의 진정성에 관해 의문의 여지 없이 소명되어야 합니다. 주주명부는 대표이사 또는 법원의 주주총회 소집허가 결정에 따른 소집권자가 작성하여야 하며 대표이사가 작성한 경우라면 법인인감을 날인하고 법인인감증명서를 첨부하여야 합니다. 그럼에도 불구하고 주주명부의 기재내용에 여전히 석연치 않은 점이 발견된다면 공증인사무소로서는 추가로 주식양도계약서, 주권이 발행된 경우 실제 보유하는 주식, 세무당국에 신고한 주주등의 명세서, 대주주신고서 등의 제출을 요구할 수도 있을 것입니다.

그런데 대표이사인 이사를 해임하는 경우는 좀더 특별하게 보아야 할 것입니다. 주주가 법원으로부터 주주총회 소집허가 결정을 받아 소집하는 경우가 아니라면 주주총회의 소집절차는 상법상 대표이사가 주관하게 되어 있습니다. 대표이사가 자신의 해임에 관한 안건이 포함된 주주총회의 소집절차를 차질 없이 준비하였다는 것은 통상 경험칙에 반한다고 하겠습니다. 만약 그와 같은 소집절차를 이행할 의향이 있는 대표이사라면 사임서를 제출하는 방식으로 처리하여 애당초 해임의 문제를 만들지 않았을 것입니다. 대표이사인 이사의 해임에 관한 주주총회는 통상 법원의 주주총회 소집허가를 얻어 소집하는 것이 일반적인 통례이며, 그렇지 않은 경우라면 주주총회 소집에 관한 절차를 준수하지 않았다고 추정할 수밖에 없습니다.

주주총회의 결의는 회사 내부의 의사결정에 지나지 않기 때문에 선임기관의 선임결의만으로 피선임자가 이사의 지위를 취득하는 것은 아닙니다. 선임기관의 결의에 따라 회사의 청약과 피선임자의 승낙으로 임용계약(위임계약)이 성립하여야 피선임자는 비로소 이사의 지위를 취득하게 됩니다(1995. 2. 28. 선고 94다31440 판결). 따라서 등기신청시 인증된 의사록 이외에 별도로 이사나 감사의 취임승낙서도 제출하여야 합니다. 하지만 인증된 의사록 상에 해당 피선자가 즉석에서 취임을 승낙한 취지가 기재되어 있고 해당 피선자의 기명날인이 있는 때에는 별도로 취임승낙서 및 인감증명서를 제출할 필요가 없습니다(상업선례 1-159).

등기실무에 있어서는 취임연월일은 취임의 효력이 발생한 날, 즉 선임결의의 효력이 발생한 날과 취임승낙의 효력이 발생한 날 중 늦은 날로 보고 있습니다(상업선례 1-169). 다만 해임의 경우에는 해임사실을 통지하여 피통지자가 이를 수령할 것을 요하지 않고 해임결의가 이루어진 날을 해임일로 등기하는 것이 등기실무입니다.

상법에 의하면 등기원인이 발생한 날로부터 본점 소재지에서는 2주간 내에, 지점 소재지에서는 3주간 내에 등기를 하도록 정하고 있고, 이를 위반한 경우에는 과태료처분이 내려지고 있습니다. 의사록의 인증을 언제까지 해야 하는지에 관해서는 명시적 규정이 없으나, 최소한 등기신청 전에 이루어져야 하므로 의사록 인증도 위 기간 내에 이루어져야 할 것입니다.

기간계산은 사유가 발생한 다음날부터 기산하면됩니다(초일불산입 원칙). 한편 이사등이 임기만료 또는 사임으로 인하여 퇴임하였으나 그 퇴임으로 인하여 법률 또는 정관에 정한 원수를 결한 결과 새로 선임된 이사등이 취임할 때까지 권리의무를 행사하는 경우에는 후임자의 취임일부터 기산하여야 한다는 판례가 있습니다(2005. 3. 8.자 2004마800 전원합의체 결정).

상법은 5년간 어떤 등기도 하고 있지 않은 회사에 대해 일정한 절차를 거쳐 해산한 것으로 간주하고 있습니다(상법 520조의2 1항). 법원행정처장이 최후의 등기후 5년을 경과한 회사에 대해 본점의 소재지를 관할하는 법원에 아직 영업을 폐지하지 아니하였다는 뜻의 신고를 할 것을 관보로써 공고하고 그 공고한 날에 이미 최후의 등기후 5년을 경과한 회사로서 공고한 날로부터 2월 이내에 대통령령이 정하는 바에 의하여 영업을 계속하고 있다는 신고를 하지 아니한 회사는 그 신고기간이 만료된 때에 해산된 것으로 간주합니다.

휴면회사의 경우 정관에 다른 정함이 있거나 주주총회에서 다른 청산인을 선임하지 않은 때에는 해산 당시의 이사 또는 대표이사가 당연히 청산인 또는 대표청산인이 됩니다(2000. 10. 12.자 2000마287 결정).

해산한 것으로 간주된 후 3년이 경과하면 청산이 종결된 것으로 간주하지만, 3년 이내에는 주주총회의 특별결의로 회사를 계속할 수 있습니다. 회사계속을 결의하면 청산인은 당연히 권한을 상실하지만 해산으로 지위를 상실했던 해산 전의 이사 또는 대표이사가 그 지위를 당연히 회복하는 것이 아니므로(부산고등법원 1997. 1. 31. 선고 96나9409 판결), 회사계속의 결의를 할 때 회사의 업무를 담당할 이사도 함께 선임하여야 합니다.