정관이란 회사의 조직, 활동에 관한 근본규칙을 정하고 있는 서면으로 회사의 설립시 발기인이 최초로 작성하는 정관을 원시정관이라 부르고, 회사의 성립후에 주주총회에 의하여 변경된 정관을 변경정관이라 합니다.

원칙적으로 인증의 대상이 되는 것은 원시정관 뿐입니다. 변경정관은 정관 자체를 인증할 수는 없고, 정관의 변경을 결의한 주주총회의 의사록을 인증받을 수 있을 뿐입니다. 회사는 원시정관과 그 후의 정관변경 주주총회의 의사록의 내용을 기초로 현재 유효한 변경정관의 내용을 작성하게 됩니다.

주식회사 정관의 기재사항에는 절대적 기재사항, 상대적 기재사항, 임의적 기재사항 등 세 종류가 있습니다.

목적은 회사가 영위하고자 하는 사업을 말하는 것으로서 법인은 정관으로 정한 목적 범위 내에서만 권리능력이 있고(1987.9.8. 선고 86다카1349 판결) 그 목적으로 정한 영업 이외의 영업을 영위할 수 없습니다.

주식회사의 목적은 영리성이 있어야 하고, 강행법규나 선량한 풍속 기타 사회질서에 반하여서는 안됩니다. 따라서 비영리사업을 회사의 목적으로 할 수 없고 강행법규나 공서양속에 반하는 영업을 회사의 목적으로 할 수 없습니다. 영업의 종류는 구체적이고 명확해여 하므로 단순히 상업, 물품제조업 등과 같이 불분명하게 기재하는 것은 허용되지 않습니다.

상법상의 회사의 경우에는 그 종류에 따라 상호에 합명회사, 합자회사, 주식회사 또는 유한회사라는 문자를 사용하여야 합니다. 동일한 특별시, 광역시, 시 또는 군 내에서는 동일 또는 동종의 영업을 위하여 다른 사람이 등기한 것과 동일한 상호로 등기할 수 없습니다. 상호는 한글과 아라비아숫자로 정해야 하지만 한자나 로마자로 정한 경우에는 괄호안에 넣어 병기할 수 있습니다.

주식회사 및 유한회사의 설립시에 발기인이 작성한 원시정관은 발기인이 기명날인 또는 서명을 한 후 공증인의 인증을 받음으로써 효력이 생깁니다. 반면 그 밖의 회사나 법인을 설립하는 경우, 그리고 자본금 총액 10억원 미만의 주식회사를 발기설립하거나 유한회사를 설립하는 경우에는 정관을 인증받을 의무가 없으며 발기인이 정관에 기명날인 또는 서명함으로써 효력이 생깁니다.

공증인의 인증이 필요한 경우 인증이 없는 정관은 무효입니다. 회사가 성립한 후에는 주주총회의 특별결의로 정관을 변경함으로써 변경의 효력이 생기는 것이지 그것을 인증 또는 등기하여야만 변경의 효력이 생기는 것은 아닙니다.

정관인증의 촉탁인은 발기인입니다. 발기인이 여러 명일 때에는 전원이 촉탁하여야 하며, 일부만 촉탁하는 경우에는 인증을 받을 수 없습니다.

법인이나 미성년자도 촉탁인이 될 수 있습니다. 법인이 촉탁인인 경우에는 대표자가 법인을 대표하여 촉탁합니다. 미성년자는 친권자 등 법정대리인이 미성년자를 대리하여 촉탁하여야 합니다. 외국인이나 외국법인도 발기인이 될 수 있습니다.

정관인증을 촉탁하려면 정관 2통을 제출하여야 합니다. 2통 모두 원본이어야 합니다. 공증인은 이것으로 정관인증서 2통을 작성하여 1통은 스스로 보관하고 다른 1통은 촉탁인에게 내어줍니다. 공증인은 정관인증서를 20년간 보관하면서 촉탁인이나 이해관계자의 신청이 있을 경우 원본열람, 등본교부 등에 응하여야 합니다.

발기설립을 하려고 하는 경우에는 정관의 인증의무가 면제되지만, 그럼에도 불구하고 정관을 인증받고자 한다면 공증인법 63조에 따른 정관인증을 받아야 하며, 공증인법 57조에 따른 일반 사서증서의 인증방식으로 인증을 받을 수는 없습니다. 2015년 8월부터 시행된 ‘정관인증사무처리지침’ 7조에서는 정관을 인증하는 단계에서는 향후 발기설립으로 될지 모집설립으로 될지 명확하지 아니하므로 공증인법 57조에 따를 인증을 해서는 안된다는 취지를 명백히 밝히고 있습니다.

회사에 따라서는 원시정관을 인증한 이후 정관변경을 결의한 주주총회 의사록을 함께 철하여 비치하기도 하는데, 이는 산만하고 변경이 너무 잦을 경우에는 혼란을 초래하게 됩니다. 이런 경우에는 “첨부 정관이 당사의 현재 유효한 정관임을 확인한다”라는 문구를 기재한 서면에 대표이사가 기명날인 다음 여기에 그동안의 변경내용을 잘 정리한 정관을 첨부하는 방식으로 정관확인서를 작성하는 것이 편리합니다. 경우에 따라서는 정관 변경시마다 정관확인서를 작성하여 공증인의 인증을 받음으로써 정관의 존재와 그 내용을 증명하기도 합니다.

정관 인증의무가 면제되지 않는 경우에는 정관이 작성되어 발기인들이 모두 기명날인 또는 서명을 하였다 하더라도 인증을 받기 전에는 효력이 발생하지 않으므로 등본인증의 대상이 될 수 없음은 명백합니다. 자본금 총액 10억원 미만의 소규모 주식회사를 발기설립하는 경우에는 발기인들이 기명날인 또는 서명함으로써 바로 효력이 발생되지만, 이 경우에도 등본 인증은 정관인증제도를 잠탈할 우려가 있어 허용되지 않습니다. ‘정관인증사무처리지침’ 8조에서는 이 점을 명백히 밝히고 있습니다. 정관인증을 받은 정관이라면 공증인이 보존한 원본에 기하여 등본교부를 청구할 수 있고, 아직 정관인증을 받지 않은 정관이라면 정관확인서를 작성하여 인증받으면 되기 때문이다.