334) SISTEMA KANBAN

Como funciona o sistema kanban

Um dos problemas mais comuns nas empresas é o andamento de processos. Sem uma metodologia que integre as tarefas e facilite a comunicação entre todos os departamentos, os riscos de atrasos, ruídos e retrabalhos podem se tornar cada vez maiores, deixando os clientes descontentes.

Para resolver estes e outros problemas, empresas dos mais diferentes segmentos vêm adotando softwares ou simples quadros pendurados nas paredes para melhorar os processos e os resultados oferecidos pelas empresas. Um desses sistemas se chama Kanban.

Também conhecido como Gestão Visual, Sistema Toyota ou Sistema Just in Time, o Kanban surgiu no Japão, mais precisamente dentro da Toyota Motor Company na década de 70. A ideia básica era minimizar atrasos a partir do desenvolvimento de um método que coordenasse a produção de peças com as demandas.

A metodologia fazia uso de cartões que davam à etapa seguinte do processo autorização para seguir com sua tarefa, criando uma escala mais eficiente de trabalho. A partir daí, passou-se a produzir a quantidade certa de automóveis, sem riscos de haver falta ou excesso de produtos.

A grande vantagem do sistema Kanban é que ele pode ser adaptado a qualquer tipo de empresa que adotam trabalhos em equipe e tenham interesse em tornar seus processos mais ágeis e sua rotina mais dinâmica.

Cada empresa executa o método da forma que achar mais interessante: ou desenvolve um software ou usar quadro com post-its.

Basicamente o Kanban possui três campos: To Do (para fazer), Doing (Em execução) e Done (Finalizado). Mas nada impede que sejam criados novos itens. Os campos são abastecidos com cartões, que trazem informações sobre a tarefa a ser executada, o nome da pessoa responsável e a hora que foi pedido. Cada cartão deve conter apenas uma tarefa.

Conforme o profissional vai desenvolvendo o trabalho, ele mesmo vai mudando o cartão de lugar, para Doing e Done, escrevendo a próxima tarefa a ser desenvolvida e indicando um responsável.

Para facilitar, a empresa pode usar cores diferentes de cartões para identificar o andamento das atividades (em dia, atrasadas ou com impedimento) ou o departamento responsável (vendas, desenvolvimento, design e conteúdo) e ainda separar os primeiros cinco minutos do dia para fazer uma avaliação geral do quadro e definir novas diretrizes.