Elementaire coördinatievoorzieningen
Werkzaamheden die met elkaar samenhangen kunnen op verschillende wijze worden gecoördineerd, namelijk door:
- De wijze van taak- en functievorming van individuen en de wijze van afdelingsvorming.
- Het formuleren van enkelvoudige of samengestelde taakopdrachten, regels, programma’s en procedures als methode om bij zich herhalende activiteiten van coördiantie te verzekeren
- Het formuleren van te bereiken prestatieniveaus als subdoelstellingen met daarbij gevoegde instructies: daarmee wordt door planning en budgettering de te bereiken eindtoestand aangegeven
- De hiërarchie als verticaal gericht coördinatiemechanisme: de lijnrelaties worden ingeschakeld als regels, taakopdrachten, instructies e.d. niet langer voldoen
Informatieverwerkingscapaciteit
Een organisatie dient voortdurend te worden getoetst op haar informatieverwerkings-capaciteit. Hierbij gaat het om de vraag hoeveel informatie de organisatie nodig heeft en dus ook moet kunnen verwerken. Om de verwerkingscapaciteit te vergroten zijn een aantal maatregelen mogelijk:
- Door het laag stellen van prestatieniveaus zal het aantal uitzonderingssituaties, waarover de hoger hiërarchische niveaus informatie nodig hebben, worden verlaagd.
- Uitzonderingssituaties dienen door middel van afstemming tussen medewerkers in directe samenwerking plaats te vinden, en niet door de hiërarchie te worden afgestemd. In tegenstelling tot de F-groep biedt de P-groep hiertoe goede mogelijkheden. Zo’n groep dient dan wel zelfstandig te beschikken over de nodige middelen, beslissingsbevoegdheden en deskundigheid
- Door het inbouwen van horizontale, laterale of diagonale relaties in de overlegstructuur. Dit vergt investeringen in tijd en mensen. Het noodzakelijke overleg dient dan ook in tijd (en geld) te worden uitgedrukt
- Door het aanstellen van coördinatie functionarissen. Hierbij spreekt men van “investeren in de overlegstructuur”. Dit laatste houdt in dat door de hiërarchie heen horizontale en laterale coördinatie- en besluitvormingsrelaties worden ingebouwd. Dit kan op verschillende wijze gebeuren: met horizontale, laterale of diagonale relaties, door operationele chefs, via de matrixorganisatie en via comités en coördinatoren.
- Al deze extra coördinatievoorzieningen kunnen in een rangorde naar mate van binding worden geplaatst (Galbraith)
Extra coördinatievoorzieningen:
Naast de elementaire coördinatievoorzieningen kan coördinatie tot stand worden gebracht door de volgende extra coördinatievoorzieningen:
- Direct contact: het toepassen van de horizontale relatie – of het ‘contact passerelle’ à la Fayol – betekent dat organisatieleden in direct contact proberen problemen op te lossen die zich bij de uitvoering voordoen. Dit voorkomt dat elk probleem zonder meer “omhoog” wordt geschoven.
- Liaison-rol: waar bij de uitvoering van deeltaken intensief en veelvuldig contact vereist is, kan ten behoeve van de onderlinge communicatie een verbindingsrol worden gecreëerd. Men stelt dan een verbindingsfunctionaris aan om de contacten tussen afdelingen te onderhouden en te verbeteren. Dit voorkomt dat langen communicatielijnen worden gevolgd, als problemen “naar boven” worden verwezen.
- Taskforce: dit is een comité op tijdelijke basis, dat wordt samengesteld als een probleem slechts door gezamenlijke inspanning in groepsverband kan worden opgelost. Als het probleem is opgelost, vat ieder taskforce-lid zijn normale taak weer op.
- Team: een comité op permanente basis. Zo’n interdepartementale overleggroep probeert de veel voorkomende problemen binnen een bepaald competentiegebied op te lossen
- Coördinator-integrator: een door een afzonderlijke functionaris te vervullen rol die erop gericht is de integratie tussen afdelingen te bevorderen, echter zonder dat hij beschikt over formele beslissingsbevoegdheden.
- Integrator-manager: eveneens een functionaris met een integrerende rol, maar deze beschikt wel over beperkte, maar wel bindende bevoegdheden.
-
De coördinatie-instrumenten zijn:
- Het veranderen van de hiërarchie (zoals het invoeren van een "hogere" afdeling of functionaris die sturend optreedt om zo het werk af te stemmen)
- Standaardisatie (Standaardiseren is het vastleggen van werkzaamheden (manier van werken), vastleggen van de uitkomsten (vereiste producten of diensten) of vastleggen van capaciteiten en gedrag van medewerkers (toelatingseisen, gedragscodes)
- Creëren van samenwerkingsverbanden (Het gaat hier om relaties tussen de personen of afdelingen die verschillende werkzaamheden verrichten)
- Samenvoegen van taken (De behoefte aan coördinatie is mogelijk op te lossen door één persoon (of afdeling) de coördinerende taken te laten uitvoeren)
Bron