Post date: Jul 8, 2012 6:36:39 AM
資料來源: Cheers 特刊77號 p.34-39 文 盧昱瑩
明明截止日早在N個月前就知道,卻總是拖到最後才熬夜拼命?在不經意間,我們或許已陷入「笨」(做事沒方法)、「懶」(做事拖拖拉拉)「慢」(時間管理出問題)的陷阱當中。學會打擊這個三個敵人,做起事來順、順、順!
一、找出邏輯工作法
1. 設定一人會議: 大腦需要至少15分鐘不被打擾的時間,才能竟入深思狀態,但我們常被不定時插入的事情所干擾,像是電子郵件、電話等等。建議把電腦搬到會議室中工作,並關閉收信通知、拔掉網路線,讓自己竟下心來思考。
2. 切割會議目的: 把會議區分為決策、報告、創意、確認會議，再根據目的選擇應出席人選。如果能在開會前就先分發相關資料，讓出席者事先閱讀，能確保會議有較好的品質。
3. 報告要簡潔易懂: 先列舉出想寫在報告上的想法事物的項目,判斷彼此的關連性,利用樹狀圖分解，整理的方法,一邊進行說明,使聽者更容易了解。
二、改掉拖延毛病
1. 列出藉口名單: 追蹤你的推延藉口一週,注意自己拖延想做或該做的事情時,所冒出的念頭,並找出消除它的對應方法。每個人都有疲勞、厭倦或太忙碌的時候,但這不能長期拿來當作逃避的理由,不管是什麼原因,你必須正視並趕走讓你怠惰的念頭。
2. 列出每週預定要做的事: 這不是要求你寫下該做什麼,它只是顯示你"有多少時間"可以利用。ˇ當目標完成,就用表格來記錄進度，例如朝目標工作了半小時,就在表格上塗掉半格,把實際完成的事情記錄下來,更容易有成就感。
3. 營造愉快心情與環境: 人之所以會拖延,常是因為對做事感到痛苦而拖拖拉拉,透過營造一個讓自己心情愉快的行動環境,就能促使自己去做，例如播放喜歡的音樂、到喜歡的咖啡廳、準備舒服的桌椅等等。
三、掌握有限時間
1. 擬定限度:例如一天只收兩次信、一次只回覆5封信,下一步就用一週來試驗,看選出的次數是否合適,如果不適合,就重新調整,直到找到最佳限度。
2. 專注單工: 一次只處理一件事情,每天早上第一件事,就是處理最重要的一項任務,練習專注有幾個方法,例如吃飯時乖乖吃飯,不要看書、看電視,只把重心放在品嚐菜餚,此外,也可藉由慢跑調整身體、呼吸,不要去想與當下無關的事情。
3. 清空收件夾：這可以訓練自己當下就做出決定,是否需要保留這個訊息，建議在收信程式中,設定"待辦"、"參考"、"延後處理"三個資料夾,每次收信就決定該放進哪個資料夾。
4. 掌握優先順序: 利用史蒂芬‧柯維著名的"時間管理矩陣"緊急性/重要度來檢視，判斷事情優先處理的順序。