Appendix 18

18. Proceso verbal de la elección o postulación del Prior conventual (453 § I; 480 § II, 2º)

Vacante el priorato de nuestro convento, acabado el trienio en este oficio de fr. N. N. (o por otra causa), fuimos diligentes en proveernos de prior. Por tanto, citados por mí, fr. N. N., presidente de la elección, y esperados todos y cada uno de los que habían de estar presentes o se estimaba que debían estarlo para acudir a la elección, realizamos esta elección a tenor del 452 del Libro de las Constituciones y Ordenaciones. 

Éramos ........... vocales, a saber: 

1. Fr. N., subprior «in capite», presidente de la elección. 

2. Fr. N. 

etc. (los nombres se escriben así, en columna)

en el primer (y único) escrutinio tuvieron: 

Fr. N. ... N. votos 

Fr. N. ... N. votos 

...

...

en el segundo escrutinio tuvieron: 

Fr. N. ............. N. votos. 

Fr. N. ............. N. votos ..............

finalmente en el ...° escrutinio tuvieron:

Fr. N. ............. N. votos. 

Fr. N. ............. N. votos

...

...

En este caso, obtenida la mayoría requerida para la elección (o postulación), yo (o, si el subprior fuese el elegido, primer escrutador), declaré elegido a fr. N. (o postulado) como Prior de este convento. 

Así pues, como nuestra elección (o postulación) ha tenido lugar según las normas, y se trata de una persona idónea, te pedimos que (en el caso de postulación, dada dispensa sobre tal defecto) la apruebes y confirmes al fraile elegido (o postulado), y te dignes concedérnoslo como prior.

Dado en nuestro convento de ... ,  el día ... del mes de ... del año del Señor ... 

Fr. N. ... presidente de la elección 

Fr. N. ... primer escrutador 

Fr. N. ... segundo escrutador 

Fr. N. ............... actuario 

Si se realizaron siete escrutinios inútiles dígase de esta manera: 

Así pues, no habiendo obtenido en este séptimo y último escrutinio la mayoría requerida, el nombramiento del Prior conventual se te transfiere a tenor del n. 474, 5º del Libro de las Constituciones y Ordenaciones, te rogamos que te dignes instituir Prior para nuestro convento. 

Dado ... etc.

Con las debidas acomodaciones, redáctese de igual modo el proceso verbal de la elección o postulación del Vicario Provincial, cuando la elección se realiza en una reunión especial de todos los vocales.

18. Processus verbalis electionis vel postulationis prioris conventualis (453 § I; 480 § II, 2°) 

Vacante prioratu nostri conventus post expletum in hoc officio fr. N. triennium (vel propter talem aliam causam), solliciti fuimus nobis de priore providere. Ideo citatis per me fr. N.N., praesidem electionis, et expectatis omnibus et singulis quorum intererat vel interesse putabatur ad electionem convenire, hanc electionem peregimus ad normam n. 452 Libri constitutionum et ordinationum. 

Cum essemus …… vocales, scilicet: 

1. fr. N., supprior in capite, praeses electionis 

2. fr. N. 

etc. (nomina scribantur sic, in columna) 

in primo (et unico) scrutinio habuerunt: 

fr. N. … N. vota 

fr. N. … vota 

…

…

in secundo scrutinio habuerunt: 

fr. N. … N. vota 

fr. N. … N. vota 

… 

… 

demum in …° scrutinio habuerunt: 

fr. N. … N. vota 

fr. N. … N. vota 

… 

… 

Tunc, obtenta maioritate pro electione (vel postulatione) requisita, ego (vel, si supprior electus fuerit, primus scrutator), declaravi fr. N. electum (vel postulatum) esse in priorem huius conventus. 

Cum ergo electio (vel postulatio) nostra sit rite facta, et de persona idonea, te rogamus ut (in casu postulationis, data dispensatione super tali defectu …) eam probare et fratrem electum (vel postulatum) confirmare, et nobis in priorem concedere digneris. 

Datum , in nostro conventu …, die … mensis … anni Domini … 

fr. N. … praeses electionis 

fr. N. … primus scrutator 

fr. N. … secundus scrutator 

fr. N. …… actuarius 

Si fuerunt septem scrutinia inutilia, dicatur sic: 

Cum ergo, non obtenta in hoc septimo et ultimo scrutinio maioritate requisita, institutio prioris conventualis ad normam n. 474, 5° Libri constitutionum et ordinationum tibi devolvitur, te rogamus ut pro nostro conventu priorem instituere digneris. 

Datum … etc. 

Eodem modo scribatur, mutatis mutandis, processus verbalis electionis vel postulationis vicarii provincialis, quando electio fit in congregatione speciali omnium vocalium.