Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp…
Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chóng.
Tập tin data source
Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.
Tập tin main document
Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnh
a. Form letter
Bước 1. Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau
Các phím tắt
F9 cập nhật cho những trường (Fields) đang chọn
Shift + F9 chuyển đổi qua lại giữ đoạn mã và kết quả của một trường (Fields) trong văn bản.
Ctrl + F9 chèn thêm một trường (Fields) trống.
Alt + F9 chuyển đổi giữa mã lệnh và kết quả của tất cả các trường (Fields) .
Ctrl + Shift + F9 ngắt liên kết đến một trường (Fields) .
Alt + Shift + F9 chạy lệnh GotoButton hoặc MarcoButton từ kết quả của những trường (Fields) trong văn bản.
Hỏi: Trong Office khi làm mail merge làm sao để định dạng được kiểu số ?
Ví dụ: Dữ liệu từ Excel: 200.000, khi đưa lên word thì số liệu lại là: 200000. Muốn trong số trong word hiện như trong excel (200.000) thì làm thế nào?
Trả lời: Có 2 cách làm như sau:
1. Gõ trực tiếp: {=tên field\#"#,###,###"}
2. Bạn click chuột phải, chọn edit field.
Ở hộp thoại field name chọn formular.
Click nút fomular bên tay phải.
Ở hộp thoại formular, bạn gõ =tên field
Ở hộp thoại number format, bạn gõ: #,###,###
Click ok là xong.
3.Bạn cũng có thể thêm đơn vị tiền tệ ở phía sau bằng cách gõ thêm vào.
Vd: {=lcb\#"#,###,###vnđ"} --> 900,000vnđ
Sau cùng click chuột phải, chọn update field... OK