Với những bản cập nhật được phát hành liên tục, hiện nay người dùng đã có thể quản lý thư trên Gmail tốt hơn khi có hộp thư sự phân chia thành thư mục chính, thư quảng cáo, xã hội... Tuy nhiên, điều này chỉ giúp bạn kiểm soát được hộp thư của mình, vậy còn các địa chỉ liên lạc thì sao? Những thao tác dưới đây sẽ giúp bạn quản lý danh sách liên hệ Gmail tốt nhất có thể.
1. Tạo nhóm liên lạc
Việc tạo nhóm liên lạc vừa giúp bạn quản lý danh sách liên hệ trong Gmail tốt hơn, đồng thời sẽ giúp bạn gửi một nội dung email cho nhiều người một cách nhanh hơn.Theo đó, bạn có thể gửi một email cho tất cả mọi người trong nhóm mà chỉ cần nhập tên nhóm, không cần đến thao tác tìm địa chỉ email của từng người một.
Hướng dẫn tạo một nhóm liên lạc trong Gmail
Bước 1: Trước hết, như thường lệ các bạn hãy đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình.
Bước 2: Các bạn hãy click vào Gmail, chọn danh sách liên hệ như hình bên dưới.
Chọn Danh sách liên hệ
(Ảnh Hướng dẫn quản lý danh sách liên hệ Gmail)
Bước 3: Tiếp đến, các bạn hãy click vào “Nhóm mới”.
Chọn Nhóm mới
(Ảnh Hướng dẫn quản lý danh sách liên hệ Gmail)
Bước 4: Sau khi chọn, hãy nhập tên nhóm vào hộp thoại và bấm OK.
Tạo tên nhóm
(Ảnh Hướng dẫn quản lý danh sách liên hệ Gmail)
Bước 5: Sau khi tạo nhóm, bạn hãy bấm vào biểu tượng hình người có dấu cộng (+) để thêm những liên hệ vào nhóm này.
Chọn tên người bạn muốn thêm vào nhóm
Nhóm đã được tạo thành công
(Ảnh Hướng dẫn quản lý danh sách liên hệ Gmail)
2 . Tìm và hợp nhất địa chỉ liên lạc trùng lặp
Việc tìm kiếm những địa chỉ trùng lặp và hợp nhất chúng lại với nhau làm một sẽ giúp bạn quản lý danh sách liên hệ trên Gmail tốt hơn.
Để thực hiện điều này, bạn hãy thực hiện theo thao tác dưới đây.
Hướng dẫn tìm và hợp nhất địa chỉ liên lạc trùng lặp
Bước 1: Các bạn hãy click vào Gmail, chọn danh sách liên hệ, nhìn sang bên phải sẽ thấy công cụ "Các nút khác", hãy nhấn vào đây. Sau đó, nhấn chọn "Tìm và hợp nhất các địa chỉ trùng lặp".
Chọn công cụ như hình
(Ảnh Hướng dẫn quản lý danh sách liên hệ Gmail)
Bước 2: Tiếp đến, Gmail sẽ xuất hiện những địa chỉ trùng lặp, bạn hãy xem chi tiết và lựa chọn hợp nhất.
Thông báo về địa chỉ trùng nhau
(Ảnh Hướng dẫn quản lý danh sách liên hệ Gmail)
Nhấn Hợp nhất để hoàn thành
(Ảnh Hướng dẫn quản lý danh sách liên hệ Gmail)
3. Tắt bỏ tính năng tự động tạo danh sách liên hệ trong Gmail
Hiện tại, Gmail được thiết lập để tạo một liên lạc mới cho mỗi địa chỉ email bạn gửi một cách mặc định. Tuy nhiên điều này có lẽ đem lại nhiều rắc rối hơn là một tính năng hữu ích, khi danh sách liên lạc của bạn có thể sẽ trở nên lộn xộn với các địa chỉ e-mail mà bạn không bao giờ dùng đến lần thứ hai. Dù vậy, bạn hoàn toàn có thể gỡ bỏ tính năng này.
Hướng dẫn tắt bỏ tính năng tự động tạo danh sách liên hệ trong Gmail
Bước 1: Trong tài khoản Gmail, các bạn mở mục cài đặt bên phải màn hình
Chọn Cài đặt
(Ảnh Hướng dẫn quản lý danh sách liên hệ Gmail)
Bước 2: Bên dưới tab Chung, các bạn kéo chuột xuống phía dưới cho tới mục "Tạo địa chỉ liên hệ để tự động hoàn tất". Sau đó, các bạn hãy chọn "Tôi sẽ tự mình thêm địa chỉ liên hệ".
Chọn "Tôi sẽ tự mình thêm địa chỉ liên hệ"
(Ảnh Hướng dẫn quản lý danh sách liên hệ Gmail)
Sau khi lưu cài đặt, Gmail sẽ không còn tự động gán thêm địa chỉ liên lạc khi bạn gửi email tới tài khoản nào đó. Từ đây sẽ giúp giảm tải dung lượng không cần thiết cho danh sách liên lạc của người sử dụng. Dù vậy, những địa chỉ này vẫn có ở những email bạn đã gửi, nên sẽ không có gì khó khăn khi bạn cần tìm kiếm lại những địa chỉ này.
4 . Cập nhật địa chỉ liên lạc thủ công
Cách này hơi mất thời gian, nhưng sẽ giúp cho danh sách liên lạc trong Gmail của bạn được hoàn hảo. Với điều này, bạn sẽ phải tự mình thêm vào một địa chỉ email, tự mình xóa đi một địa chỉ email không hợp lệ, hay email đã cũ.
5. Xuất địa chỉ liên lạc của bạn
Việc sao chép địa chỉ liên lạc Gmail của bạn đến một công cụ khác sẽ vô cùng có ích trong trường hợp tài khoản của bạn bị tấn công, hoặc quá lâu bạn không truy cập tài khoản khiến nó bị khóa.
Hướng dẫn xuất danh bạ từ Gmail
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail và chuyển sang Danh sách liên hệ ở phía trên bên trái của màn hình Gmail.
Chọn Danh sách liên hệ
(Ảnh Hướng dẫn quản lý danh sách liên hệ Gmail)
Bước 2: Tiếp đến, bạn hãy chọn "Các nút khác". Nhấp chuột vào các biểu tượng từ hướng phía trên cùng của giao diện và sau đó bấm vào "Xuất".
Chọn Xuất
(Ảnh Hướng dẫn quản lý danh sách liên hệ Gmail)
Bước 3: Các bạn chọn danh sách mà mình muốn, định dạng xuất rồi nhấn nút "Xuất".
Chọn địa chỉ liên hệ bạn muốn xuất
(Ảnh Hướng dẫn quản lý danh sách liên hệ Gmail)
Trường hợp trong danh bạ tự xuất hiện hình ảnh của địa chỉ (mail, số điện thoại) là do bạn nhập địa chỉ mail của số điện thoại nên google tự lưu thêm.... để xóa chỉ cần xóa địa chỉ gmail của số điện thoại đó là được!