CHUẨN BỊ HỒ SƠ DỰ THẦU - GÓI THẦU XÂY LẮP
I. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị
1. Các thủ tục về hành chính
Phần này chúng ta cần cung cấp các thông tin về doanh nghiệp:
‒ Đăng ký kinh doanh
‒ Báo cáo tài chính các năm gần nhất, nếu có báo cáo đã kiểm toán là tốt nhất, không có thì cung cấp các giấy tờ khác tương đương.
‒ Các giấy phép (nếu có), chứng chỉ năng lực hoạt động (thường là các gói thầu xây lắp, tư vấn)
‒ Các chứng nhận (ví dụ ISO...)
2. Các yêu cầu quan trọng bắt buộc về thủ tục đấu thầu:
Phần này chúng ta cần phải đọc kỹ Bảng dữ liệu đấu thầu (Thường là Chương II Hồ sơ mời thầu), trong đó lưu ý:
‒ Tên gói thầu, tên bên mời thầu, tên dự án: Các nội dung này cần nhớ chính xác để không có những nhầm lẫn đáng tiếc.
‒ Bảo đảm/bảo lãnh dự thầu: Yêu cầu về số tiền bảo đảm đảm, thời hạn bảo đảm dự thầu, quy định cụ thể đặc biệt (nếu có).
‒ Thời gian đóng thầu, mở thầu, thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu (lưu ý thời gian này có liên hệ mật thiết với thời gian bảo lãnh dự thầu). DauThau.INFO có tính năng theo dõi gói thầu khi có thay đổi về thời điểm đóng thầu trong thông báo mời thầu thông qua đăng ký gói thành viên VIP1.
‒ Thời gian thực hiện hợp đồng yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, có thể hồ sơ nêu rõ, có thể hồ sơ để ở mức điểm, khi đó cần đọc ở Chương III - Tiêu chuẩn đánh giá, hoặc ở Chương VII - Điều kiện cụ thể của hợp đồng.
3. Các yêu cầu hợp lệ khác:
‒ Ủy quyền: Trong trường hợp ủy quyền thì cần có giấy ủy quyền hợp lệ kèm theo.
‒ Liên danh: Trong trường hợp liên danh thì các bên cần có thỏa thuận liên danh được các bên ký, đóng dấu gửi kèm theo.
‒ Chứng chỉ năng lực: Thông thường là chứng chỉ năng lực hoạt động tương ứng với cấp công trình và loại công trình mà bên mời thầu đang mời thầu.
4. Yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm cụ thể:
Phần này chúng ta tìm hiểu tại Chương III, theo đó lưu ý:
‒ Năng lực tài chính trong những năm gần đây, thường là 03-05 năm, điều này đồng nghĩa với số năm hoat động của doanh nghiệp bạn cũng phải tương ứng. Đọc kỹ yêu cầu về DOANH THU, lợi nhuận thì chắc chắn >0, do đó khi lập báo cáo tài chính hàng năm chúng ta lưu ý kế toán bằng mọi cách không để lỗ. Chuẩn bị báo cáo tài chính được kiểm toán hoặc các giấy tờ khác tương đương.
‒ Yêu cầu về nguồn lực tài chính để thực hiện hợp đồng, cách làm thông thường hiện nay là sử dụng một thư cam kết cấp tín dụng của ngân hàng phát hành cho nhà thầu, mức cam kết cao hơn yêu cầu trong hồ sơ mời thầu là đạt yêu cầu.
‒ Kinh nghiệm về thực hiện hợp đồng tương tự, đây là nội dung rất quan trọng và cần đọc kỹ.
‒ Năng lực và kinh nghiệm nhân sự chủ chốt: Phần này chúng ta cần lưu ý hồ sơ mời thầu yêu cầu như thế nào thì cần kê khai nhân sự đáp ứng đúng hoặc hơn như vậy, đặc biệt lưu ý đến các nhân sự kê khai phải thực hiện tham gia các công việc tương tự gói thầu đang xét để tránh mất thời gian làm rõ hồ sơ rồi đôi khi lại thành bất lợi.
‒ Năng lực về thiết bị thi công: Cần kê khai các thiết bị tối thiểu theo yêu cầu hồ sơ mời thầu, nếu là tài sản của doanh nghiệp thì cần có tài liệu chứng minh (Hóa đơn VAT, đăng ký, đăng kiểm...), nếu là tài sản huy động thì cũng cần có hợp đồng và phía cung cấp thiết bị cũng cần có tài liệu chúng minh sở hữu.
‒ Đánh giá chi tiết về phần kỹ thuật (giải pháp và phương pháp luận): Đây là phần tốn kém "giấy mực" nhất, nghĩ thì đơn giản tuy nhiên rất nhiều nhà thầu bị loại ở bước này, một là do làm ẩu thường lấy của hồ sơ trước rồi bê nguyên copy sang hồ sơ đang chuẩn bị hoặc là copy chỗ này một đoạn, chỗ kia một đoạn. Nội dung này cần phải đọc kỹ và lưu ý nhưng bước sau:
+ Đọc kỹ yêu cầu từng mục.
+ Đọc kỹ bản vẽ, nếu có điều kiện cần phải khảo sát hiện trường, xem điểm cấp điện, cấp nước, thoát nước, giao thông ra vào và các vị trí dự kiến xây dựng công trình. Tổng mặt bằng thì công cần xem xét và bố trí phù hợp với các điều kiện khảo sát đó, bố trí không phù hợp có thể không đạt điểm hoặc đạt điểm không đáp ứng yêu cầu tối thiểu là bị loại.
+ Đối với giải pháp và phương pháp luận khi đọc yêu cầu cần bám sát vào nội dung yêu cầu, từng câu, từng dòng hồ sơ yêu cầu viết gì thì giải pháp đưa ra cũng phải có cho từng nội dung, nhân sự, thiết bị và tiến độ thi công cũng cần khớp và nhịp nhàng với những đề xuất trước đó.
+ Đề xuất về biện pháp thi công cần nghiên cứu kỹ đặc thù công trình, tránh trường hợp rất nhiều nhà thầu sao chép từ công trình này sang công trình khác dẫn đến mất điểm, bản vẽ biện pháp thi công cũng cần phải khớp với bản vẽ công trình, tránh thói quen sao chép.
+ Tiến độ thi công cần phù hợp với tiến độ đề xuất trong đơn dự thầu và các biện pháp thi công viết trước đó.
5 Lập giá dự thầu
Để lập được giá dự thầu thì cần có bộ phận chuyên lập giá, các bước lập giá dự thầu và những vấn đề cần lưu ý chúng tôi sẽ có bài viết cụ thể và viết riêng thành bài viết sau, trong khuôn khổ giới hạn bài viết này xin phép chưa đề cập đến. Chúng ta chỉ cần lưu ý khi bộ phận làm giá dự thầu thì chúng ta tổng hợp lấy bản in, trình ký đồng thời đưa giá dự thầu vào đơn dự thầu.
Ở bước này thông thường các đơn vị thường chuẩn bị sẵn 01 thư giảm giá, để đảm bảo an toàn và bí mật, thư giảm giá có thể được chuẩn bị trước, ký đóng dấu nhưng có thể chưa vội ghi giá trị giảm giá. Người quyết định cuộc thầu sẽ là người đưa ra con số giảm giá vào thời điểm thích hợp để đảm bảo thông tin được bí mật tới cùng.
II. Hoàn thiện hồ sơ dự thầu
‒ Tiến hành in ấn toàn bộ hồ sơ, sau đó tập hợp thành 01 file (cặp hồ sơ) bản gốc, đánh dấu vào những trang cần ký, đóng dấu để trình ký.
‒ Sau khi ký xong, tiến hành đóng dấu, lưu ý đóng dấu vào từng trang hồ sơ dự thầu (hoặc đóng dấu giáp lai), đánh số thứ tự từng trang. Như vậy là đã được 01 bản gốc hoàn chỉnh, từ đó bạn có thể cho xuất bản (phô tô) thành các bản chụp theo số lượng mà hồ sơ mời thầu yêu cầu.
‒ Copy các dữ liệu vào 01 USB (hoặc CD), file giá nên copy file exel cho tổ chuyên gia dễ dàng thao tác, tạo "thiện cảm hơn" khi chấm thầu.
‒ Sau khi kiểm tra một lần nữa hồ sơ thì chúng ta có thể đóng thùng hồ sơ, thực hiện niêm phong. Trong trường hợp hồ sơ phải di chuyển xa, để đảm bảo niêm phong các bạn nên chuẩn bị thêm một số niêm phong dự phòng, trước khi nộp ta có thể tiến hành niêm phong bổ sung.
‒ Cuối cùng là đi nộp hồ sơ đúng thời điểm và địa điểm yêu cầu của hồ sơ mời thầu.