المحور الخامس

التحرير الإداري

محتوى

أولا: خصائص التحرير الإداري:

ثانيا: صيغة الكتابة الإدارية:

ثالثا: خطوات ومراحل وأشكال الكتابة الإدارية (التحرير الإداري).

رابعا: نماذج لبعض الوثائق الإدارية:

الوثائق الإدارية المطلوب تحريرها متنوعة، منها ما يكون من المواطن إلى الإدارة في شكل طلبات وشكاوى ورسائل وتصاريح وتعهدات، ومنها ما يكون من الموظف إلى إدارته أو من إدارة إلى إدارة أخرى كالتقرير والمراسلة والمحضر والاستقالة وجدول الإرسال ... إلخ

وهذه الوثائق لا تحرر بأي كيفية كانت، بل تحرر بلغة إدارية لها أسلوبها الخاص، وطريقتها التقنية والمنهجية، المختلف عن الوثائق الأخرى الخاصة بمهن وحرف ومجالات أخرى، كالمعروفة في ميدان الصحافة أو التجارة، فالإدارة أيضا لها لغتها الخاصة.

إن أهمية الوثيقة الإدارية تتمثل في أولها قوتها الإثباتية (كالمحاضر وجداول الإرسال والقرارات الإدارية) أو في مجرد قوتها التخاطبية، كالطلبات، فالطلب الذي يحرر بطريقة غير سليمة لا يؤدي دوره التخاطبي، ولا يحقق المطلوب، أو المنشورات والمذكرات التي تنشرها الإدارة لموظفيها لتوجيههم، فإنها قد تؤدي إلى ظهور احتجاجات وإضرابات وتشنجات ...إلخ.

أولا: خصائص التحرير الإداري:

يتميز التحرير الإداري، أو لغة الإدارة الخاصة، بمجموعة من الخصائص تميزها عن اللغات الأخرى، وعن طرق التواصل والتخاطب الأخرى، وأهم تلك الخصائص:

-       الحياد والموضوعية: أي استعمال الأسلوب المجرد والابتعاد عن الذاتية والعاطفة، فلو كان الأمر يتعلق بمحضر اجتماع مثلا فلا ينبغي لمحرر المحضر أن يكتب فيه آراه الشخصية أو يبتعد في صياغته عما قاله وعبر عنه المجتمعون.

-      الإيجاز: هو جد مطلوب، فيجب قدر الإمكان اختصار الكلام، والتركيز على جميع البيانات الضرورية، فمثلا: إذا تعلق الأمر باستدعاء إلى اجتماع، فالأهم هو ذكر: زمانه ومكانه وموضوعه، حتى لو تعلق الأمر بتقرير مثلا، فيجب ذكر كل التفاصيل وباختصار.

-       الوضوح: أي اجتناب أي عبارة غامضة، أو جمل ومباني لفظية تحتمل تأويلات مختلفة، وبعبارة أخرى، يجب مراعاة مستوى إدراك الشخص المخاطب بالوثيقة، يخول القانون للشخص الذي وجد عبارة غامضة في قرار إداري خاصة أن يتوجه إلى القضاء الإدارية بواسطة عريضة دعوى بغرض تفسيره، وهو ما يجب أن تتفاداه الإدارة عن طريق إصدار قرارات إدارية واضحة، وبالمثل جميع المراسلات والمحررات الإدارية يجب أن تلتزم الوضوح.

-       الدقة: هي استعمال العبارات والمصطلحات في مكانها الصحيح.

-       سلامة الصياغة: أي اجتناب العبارات والأساليب الركيكة والثقيلة لفظا ومعنى،  ويحسن بالإداري أو بكاتب الوثيقة أن يستخدم المسودة قبل أن يكتب المحرر في صيغته النهائية تجنبا للتسرع في الصياغة.

-       استخدام المصطلحات القانونية والإدارية: لا غنى لمحرر الوثائق الإدارية أن يستخدم المصطلحات القانونية والإدارية المتداولة، وليس العبارات الأدبية والعامية، حيث يترتب عن كل مصطلح تغير في المراكز القانونية.

-       احتواء الوثيقة على البيانات التي يستلزمها القانون: بعض المحررات الإدارية يجب أن تحتوي على بيانات معينة أوجبها القانون، فينبغي على محرر الوثيقة أن يراعيها، مثال ذلك: اسم الجهة مصدرة القرار، التاريخ، والتوقيع ... إلخ.

-       عبارات المجاملة والتلطف: لا غنى في الوثائق والمحررات الإدارية عن عبارات التلطف والمجاملة واللباقة في غالب الأحيان، حتى لو كان الأمر يتعلق بقرار إداري، وبالخصوص الطلبات والمراسلات المختلفة التي تستخدم فيها عبارات تعبر عن المرونة في التعامل، كالقول:

وهناك العديد من العبارات التي شاع استعمالها، نذكر منها:

وكما يتوجب أن تتضمن المراسلات والمحررات الإدارية عبارات المجاملة فيجب أن لا تتضمن عبارات القدح والاستفزاز والعتاب، كالقول مثلا: أن خطأكم لا يغتفر، أو أنكم أقدمتم على ارتكاب خطأ كبير، أو أنكم تستهزئون بوظائف الدولة وبالإدارة، وغيرها من العبارات الجارحة والاستفزازية.

- الحذر والحرص: أي الحرص على تجنب أي خطأ ما قد يؤدي إلى نتائج غير محمودة في المحيط الإداري، كالخطأ في الاسم وتاريخ الميلاد وتاريخ القرار ومقدار المال، والدرجة الوظيفية، فالوثيقة الإدارية التي تصدر موقعة مختومة يحتج بها، ولا يسوغ أن يكون بها أي خطأ.

ثانيا: صيغة الكتابة الإدارية:

أ- التصدير بالنسبة للوثائق الإدارية بمعنى الكلمة: أو الرأس، وهو أعلى الورقة، وتخصص له مساحة تقدر إلى ربع الورقة، حيث يتضمن غالبا، عبارة: الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية، والاسم الكامل للهيئة والوصاية، والتاريخ والرقم مثلا:

الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية

وزارة التعليم العالي والبحث العلمي

جامعة 20 أوت 1955 –سكيكدة

كلية الحقوق والعلوم السياسية

قسم الحقوق

(الترقيم ...) هذا التاريخ له صيغة خاصة غالبا يكون ترقيم كل مصلحة مختلفا، ويتجدد الترقيم كل سنة.

التصدير بالنسبة للمراسلات:

هذا بالنسبة للموظف الإداري الذي يحرر وثيقة تسلم للأفراد، أما الأفراد عندما يريدون مراسلة الإدارة بطلب مثلا فالبيانات تختلف، حيث يجب أولا ذكر الاسم الكامل لكاتب الطلب وعنوانه ووظيفته ودرجته. مثلا:

فلان بن فلان

أستاذ مساعد قسم أ

حي كذا، سكيكدة

هاتف: 00-00-00-000

1-صيغة النداء:

يقصد بها التوجه إلى الشخص المقصود بالمراسلة أو الوثيقة، فيخاطب بعبارة مناداة، مثل:

السيد (ة) – الآنسة – الأستاذ – معالي الوزير – عناية السيد وزير كذا – سعادة سفير كذا.

ثم اسم ولقب أو صفة الشخص المخاطب، مثل: السيد: والي ولاية سكيكدة.

2- ذكر الموضوع: يشغل صلب الموضوع نصف الورقة تقريبا، بمعنى أنه يتبقى في الأسفل ربع الورقة للجزء الثالث، وإذا كان الأمر يتعلق بطلب معين أو مراسلة فيكون ذلك تحت العنوان الذي يتضمن الموضوع كالتالي:

الموضوع: بخصوص طلب رخصة البناء، مثلا

فتأتي بعده صيغة النداء، ثم الدخول في الموضوع، وفقا للأصول التي تأتي.

3-الصيغ التمهيدية: هي عبارات تفيد الدخول في صلب الموضوع، كأن تكون مثلا: عبارة تفيد الرد على طلب: ردا على طلبكم، أو عبارة تفيد القيام بتنفيذ عمل، مثلا: تنفيذا للمهام المنوطة بنا بموجب المقرر رقم ...، أو عبارة: تطبيقا للتعلميات الصادرة عن السيد الوالي ...، أو تطبيقا للقانون رقم .....، أو تبعا للاتفاقية المبرمة بيننا بتاريخ ....، وكذلك العبارات التي تدل على المناسبة التي من أجلها كتبت الوثيقة، مثل: بمناسبة يوم العلم، بمناسبة اليوم العالمي للصحة ...، ثم يأتي بعدها الموضوع.

أما إذا تعلق الأمر بمراسلة عادية أو إدارية فيمكن أن نجد الصيغ التمهيدية التالية: يشرفني إعلامكم، يشرفني أن أحيطكم علما، نرجو التفضل بإفادتنا ب ...

4- صيغ العرض: نقصد بها عرض الموضوع، والتي تلتزم خصائص التحرير الإداري التي ذكرناها سابقا، وهي تنقسم إلى ثلاث فئات.

أ‌-    فئة صيغ العرض والمناقشة والشرح: يشرح بها الكاتب ما يريد، مثلا: نظرا، يتعين في هذا الصدد، بالنظر إلى، يتعين الإشارة، وجب الذكر ...إلخ.

ب‌-                      فئة صيغ الرد على الآراء والتساؤلات: مثل: حسب فهمي، من وجهة نظري، فيما يخصني، من ناحيتي، ردا على .... إلخ.

ت‌-                      فئة صيغ التعداد والترتيب والسرد: أي الصيغ التي تفيد وجود عدة نقاط (أفكار، أرقام، معطيات ...)، مثل: أولا، ثانيا، بصفة عامة، بصفة ثانوية، تتمثل فيما يلي، انظر عدد، انظر فقرة ....إلخ.

5-صيغ الختام، ينهي المحرر كتابته بصيغ تفيد النهاية سواء للاستنتاج والتلخيص، كالقول: نستنتج مما سبق، نتيجة لما سبق، أو للتعبير عن انتظار الموافقة والرد، كالقول: في انتظار ردكم، ختاما، في الأخير، ألتمس في الأخير، ختاما تقبلوا مني أسمى عبارات التقدير...إلخ.

ثالثا: خطوات ومراحل وأشكال الكتابة الإدارية (التحرير الإداري).

كباقي المناهج التي تم دراستها سابقا، الخطوات تتمثل في مرحلة تحضيرية ومرحلة تحريرية.

أ‌-    المرحلة التحضيرية: ماذا نحضر؟

-      نحدد الهدف: لكل وثيقة هدف، حتى يتم اختيار العبارات المناسبة، ومراعاة مستوى القاريء أو المخاطب المستهدف، مثلا: مراسلة من رئيس إلى مرؤوس، من مرؤوس إلى رئيس، من إداري إلى مواطن، من مواطن إلى مسؤول ....

-      تحديد طبيعة الوثيقة: قرار، تقرير، مقرر، مذكرة إعلامية، مذكرة مصلحية، محضر اجتماع، محضر جلسة، عرض حال ...إلخ.

-       تحديد مستوى المخاطب بالوثيقة: الوثائق ما بين الإدارات والمراسلات الداخلية تكون أكثر دقة وتحديدا واستعمالا للمصطلحات، بينما المراسلات العادية تكون بسيطة.

-       تحديد مضون الوثيقة: لكل وثيقة مضمون اعتيادي يتلخص في مجموعة من النقاط يجب مراعاتها وتحديدها، فمثلا: محضر الاجتماع يتضمن العناصر الآتية: مكان وزمان الاجتماع ورئيسه وجدول أعماله، وما انتهى إليه المجتمعون وملخص أقوالهم، ثم ما خلصوا إليه من قرارات أو توصيات، ثم اختتام الاجتماع وتوقيته، وتوقيعات الحضور والإشارة إلى الغائبين. وبالمثل المذكرة المصلحية لها عناصر، والتقرير له عناصر، يجب التفكير فيها.

-       وضع خطة للتحرير: تتمثل الخطة هنا في كتابة الصيغ المختلفة الخاصة بالتمهيد، وبالعرض، وبالخاتمة، والربط بين مختلف العناصر في شكل متسلسل.

ب‌-                      المرحلة التحريرية:

إن المرحلة التحريرية تتمثل في كتابة مسودة، ثم إدخال التعديلات اللازمة والتدقيق في العناصر المختلفة وربما عرضها للمراجعة من طرف أصدقاء وزملاء، أو من المكلفين بالمراجعة، أو ممن هو أكثر خبرة وتمرسا، وعلى كل حال فالمحررات الإدارية تحمل اسم الهيئة أكثر مما تحمل اسم الشخص المحرر، ثم تنقل الوثيقة إلى الورقة المبيضة في شمل النهائي لتختم وتوقع وتحفظ أصولها أو صورها وترسل.

كخلاصة: ما ينبغي على المحرر الإداري القيام به قبل، أثناء، وبعد الانتهاء من تحرير المراسلة الإدارية:

قبل الشروع في تحرير المراسلة: ينبغي على المحرر الإداري الاستعداد لهذه العملية الهامة، وذلك بجمع المعطيات والإلمام بالملابسات والمعلومات الصحيحة حول الموضوع، تحضير وسائل التحرير والكتابة لتفادي تشوش الأفكار بعد الشروع في المعالجة والتحرير والأحداث، وذلك من خلال ضبط خطة عمل موضوعية.

أثناء التحرير: الحرص على التعرض لكافة الأفكار التي تم تحديدها قبل الشروع في التحرير، والمحافظة على ترتيب الأفكار حسب أهميتها دون نسيان فكرة منها، تجنبا لإهدار الجهد والوقت أو تقديم معلومات منقوصة. كذلك تجنب التحرير ساعة الانفعال أو الغضب حتى نتفادى التعبير بطريقة انفعالية وعاطفية بعيدة عن مبادئ الرسالة الإدارية وتأجيل ذلك إلى حين صفاء الذهن والنفس ووضوح الرؤية والأفكار إذا كانت غامضة. وأخيرا، تجنب الشطب والمحو والحشو في المراسلة الإدارية، لأن ذلك يؤثر سلبا على شكلها ومحتواها ويوحي بعدم جدية المحرر الإداري.

بعد الانتهاء من التحرير: يجب على المحرر الإداري قراءة ما حرره قراءة جدية متمعنة، للتأكد من أن جميع ما كان ينوي تضمينه في المراسلة موجود فيها ولم ينس أي عنصر من العناصر المكونة لها. كذلك التأكد من خلو المراسلة من الأخطاء النحوية والإملائية والتراكيب اللغوية المعقدة وعدم الخلط بين فقراتها وأفكارها. ثم التأكد من ترقيم الصفحات إذا كتبت المراسلة الإدارية في أكثر من ورقة، ويستحسن في هذه الحالة تبيان رقم الصفحة بالنسبة لعدد الصفحات الإجمالي، مثال: 1/5 -2/5- 3/5 ...إلخ

التأكد من تدوين المكان والتاريخ وعدم نسيان الإمضاء وكتابة صفة واسم ولقب المرسل.... إلخ.

رابعا: نماذج لبعض الوثائق الإدارية:

1- بيان السيرة العلمية والمهنية:Curriculum Vitae

تعريفه: يعد بيان السيرة العلمية والمهنية وثيقة من الوثائق الإدارية التي تصاحب ملف وطلب التوظيف أو الترقية لمنصب أعلى، ويهدف إلى التعريف بالمؤهلات العلمية والخبرة المهنية للمترشح مع الإشارة إلى قدراته الخاصة بالإضافة إلى المعلومات المتعلقة بحالته المدنية، وذلك طبقا للنموذج الآتي:

بيان السيرة العلمية والمهنية

الحالة المدنية :

- اللقب:........................ - الاسم: ...................................

- اللقب الأصلي للمتزوجات : ..................................................

- تاريخ ومكان الميلاد :........................ بـ: .........................

- الحالة العائلية : ..............................................................

- الوضعية تجاه الخدمة الوطنية :..................................................

- العنوان الشخصي أو الإداري : ................................................

رقم الهاتف :................................................................

المؤهلات العلمية :

نوع الشهادات العلمية تاريخ الحصول عليها الجامعة أو المؤسسة: في شكل جدول.

المؤهلات المهنية:

الوظائف السابقة: (في شكل جدول يضم نوع الوظيفة المؤسسة – الفترة – الملاحظات - ابتداء من ....... إلى غاية.........)

مؤهلات أخرى: ............................................................ ·

اللغات المتحكم فيها : ...................................................... ·

تربصات ودورات تكوينية داخل الوطن: …................................ ·

تربصات ودورات تكوينية خارج الوطن :.................................... ·

التحكم في الإعلام الآلي: …............................................... ·

نوع الشهادات المهنية تاريخ الحصول عليها القطاع أو المؤسسة.