หน่วยที่ 7 การนำกิจกรรมระบบคุณภาพและเพิ่มผลผลิตมาประยุกต์ใช้ในการจัดการงานอาชีพ

กิจกรรมกลุ่ม คือ การทำงานร่วมกันโดยมีเป้าหมายคุณภาพร่วมกัน เพื่อเสริมสร้างประสิทธิภาพการทำงาน และเป็นกิจกรรมที่ส่งเสริมนโยบายบริหารงานอย่างมีส่วนร่วม ของบุคลากรทุกคนในองค์การ และกิจกรรมการบำรุงรักษาแบบทวีผลทุกคนมีส่วนร่วม เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ของเทคโนโลยีหรือเครื่องจักร

กิจกรรม 7 ส. เป็นกิจกรรมเพื่อความพร้อมและประสิทธิภาพของการทำงาน ส่วนกิจกรรม QCC เป็นกิจกรรมเพื่อให้บุคลากรได้ร่วมกันคิดแก้ไขปัญหาที่ได้พบ

ที่มาและความหมายของกิจกรรม 5 ส. กิจกรรม 7 ส. คือ กิจกรรมที่มุ่งปรับปรุงสภาพและสถานที่ทำงาน เพื่อเอื้ออานวยต่อการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ เกิดความปลอดภัย สร้างความมั่นใจและภาคภูมิใจแก่พนักงาน และยังทำให้ลูกค้าและชุมชนยอมรับและให้ความเชื่อมั่นกับองค์การ หรือหน่วยงานด้วย กิจกรรม 7 ส. ยังเป็นกิจกรรมพื้นฐานที่นาไปสู่ระบบการประกันคุณภาพขององค์การ

กิจกรรม 5 ส. มาจากคำภาษาญี่ปุ่น 5 คำ ได้แก่

Seri (เซริ) คือ การสะสาง

Seiton (เซตง) คือ ความสะดวก

Seiso (เซโซ) คือ ความสะอาด

Seiketsu (เซเค็ทซึ) คือ สุขลักษณะ

Shitsuke (ซิซุเกะ) คือ สร้างนิสัย

ปัจจุบันมีหลายองค์การ ได้เพิ่มกิจกรรมขึ้นอีก 2 กิจกรรม คือ สร้างความประทับใจ และ สิ่งแวดล้อมของชุมชน

5.ครูอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับกิจกรรม 5 ส.

การสะสาง คือ คัดแยกสิ่งของที่ต้องการออกจากสิ่งของที่ไม่ต้องการใช้ และหาแนวทางขจัดสิ่งที่ไม่ต้องการนั้นอย่างเหมาะสม

ความสะดวก คือ การจัดวางอุปกรณ์และสิ่งต่างๆ ที่จาเป็นต้องใช้ให้เป็นระเบียบและเกิดความสะดวกเมื่อต้องการใช้

ความสะอาด คือ การดูแลรักษาสถานที่ทำงาน เครื่องมืออุปกรณ์ และสิ่งต่างๆ ในที่ทำงานให้มีความสะอาด ปราศจากฝุ่นผง รอยเปื้อน หยากไย่ อุปกรณ์และเครื่องจักรได้รับการบำรุงรักษาให้พร้อมใช้งานเสมอ ขั้นตอนการทำความสะอาด

สุขลักษณะ คือ การดูแลรักษาสถานที่ทำงาน ให้มีความปลอดภัย มีการระบายอากาศที่ดี มีแสงสว่างเพียงพอ ปราศจากเสียงและกลิ่นรบกวนสมาธิการทำงาน ปัจจุบันคือ หลักการอาชีว-อนามัย ทำให้พนักงานมีความพร้อมในการทำงาน และทำงานอย่างมีความสุข ความปลอดภัย และมีความมั่นใจ

สร้างนิสัย คือ การปฏิบัติกิจกรรม 4 ส. ข้างต้นอย่างต่อเนื่อง และยังต้องรักษาระเบียบวินัยขององค์การอย่างเคร่งครัดด้วย

สร้างความประทับใจ คือ การบริการลูกค้า หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องด้วยความเต็มใจ และพร้อมให้บริการเมื่อลูกค้าต้องการ การบริการมิใช่จะมีแต่เฉพาะฝ่ายขาย หรือฝ่ายบริการ เท่านั้น ในระบบความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงาน หรือความสัมพันธ์ระหว่างบุคลากรย่อมมีการบริการรวมอยู่ในการทางานด้วย เช่น ฝ่ายการตลาดให้ข้อมูลแก่ฝ่ายผลิต ฝ่ายผลิตให้ข้อมูลกับฝ่ายจัดซื้อ ความเกี่ยวข้องกันด้วยข้อมูลก็เป็นส่วนหนึ่งของการบริการ

ขั้นตอนการดำเนินกิจกรรม 7 ส. ประกอบด้วย

1). จัดตั้งคณะกรรมการส่งเสริมกิจกรรม 7 ส. ขององค์การ

2). จัดตั้งกลุ่มกิจกรรม 7 ส. เพื่อรับผิดชอบพื้นที่ที่จัดแบ่งโดยคณะกรรมการ

3). ประชุมกลุ่มกิจกรรม 7 ส. เพื่อวางแผนการดำเนินงานและเขียนแผนการดำเนินงาน โดยใช้วงจรคุณภาพ PDCA และกำหนดเป้าหมายของแผนงานให้ตรงกับนโยบายคุณภาพขององค์การ

4). จัดทำป้ายประกาศกิจกรรม 7 ส. ติดตั้งหน้าหน่วยงานหรือพื้นที่รับผิดชอบ

5). ปฏิบัติกิจกรรม 7 ส. ตามแผนการดำเนินงาน

6). จัดทำรายงานผลการดาเนินงาน

7). เชิญผู้ตรวจประเมินมาทำการตรวจประเมิน บางองค์การจะกำหนดการตรวจประเมินไว้ล่วงหน้า

8). นำผลการตรวจประเมินมาวางแผนปฏิบัติกิจกรรม 7 ส. ครั้งต่อไป

ความหมายและความเป็นมาของกิจกรรม QCC

กิจกรรม QCC คือ กิจกรรมที่สร้างความร่วมมือร่วมใจในการสร้างผลงานให้ได้คุณภาพตามเป้าหมาย โดยการค้นหาจุดอ่อน และหาสาเหตุแห่งปัญหา แล้วระดมปัญญาแก้ไข ปรับปรุง และวางแผนคุณภาพอย่างเป็นระบบ

ความเป็นมาของกิจกรรม QCC

- วิชาทางสถิติถูกนามาใช้กับการตรวจคุณภาพของผลิตภัณฑ์ในประเทศสหรัฐอเมริกา โดย C.N., Frazee แห่งบริษัท Telephone Laboratories ตั้งแต่ปี ค.ศ. 1916 ต่อมาในปี ค.ศ. 1924 Dr.Walter A. Shewhart แห่งบริษัท Western Electric ก็นำวิชาสถิติประยุกต์และแผนภูมิควบคุมมาใช้ในการควบคุมการผลิต ต่อมาในปี ค.ศ. 1940 กลุ่มพัฒนากระบวนการผลิต ประกอบด้วย Dr.Shewhart Dr.Hary G. Romig และ Harold F. Dooge ก็นำเสนอผลงานการควบคุมคุณภาพ โดยแผนภูมิและการควบคุมคุณภาพของการตรวจสอบวัสดุต่อสมาคมทดสอบวัสดุ นับตั้งแต่นั้นมามีการพัฒนาและค้นคว้าการควบคุมคุณภาพเชิงสถิติ ซึ่งได้รับการสนับสนุนและมีเอกสารเกิดขึ้นจำนวนมาก

- การพัฒนากิจกรรม QCC ของประเทศญี่ปุ่น

ช่วงที่ 1 พ.ศ. 2489-2493 ดร.เดมมิ่ง ได้นำความรู้ด้านการควบคุมคุณภาพเชิงสถิติมาเผยแพร่ในประเทศญี่ปุ่น ทำให้ JUSE ขยายแนวคิดการควบคุมคุณภาพจากผลิตภัณฑ์สู่คุณภาพของการทำงาน

ช่วงที่ 2 พ.ศ. 2494-2497 มีการใช้ SQC (Statistic Quality Control) อย่างแพร่หลายในประเทศญี่ปุ่น มีการมอบรางวัล Demming Prize

ช่วงที่ 3 พ.ศ. 2498-2503 พัฒนาการควบคุมคุณภาพให้เป็นความรับผิดชอบของพนักงานทุกคน

ช่วงที่ 4 พ.ศ. 2504 เป็นต้นมาถึงปัจจุบัน ใช้ระบบ QCC แล้วพัฒนามาเป็น TQC (Total Quality Control)

- การพัฒนากิจกรรม QCC ในประเทศไทย

พ.ศ. 2518 บริษัทในเครือของนักลงทุนจากประเทศญี่ปุ่น คือ บริษัทไทยบริดจสโตน และบริษัทไทยฮีโน่ นาระบบ QCC มาใช้

พ.ศ. 2523 บริษัทอุตสาหกรรมใช้กิจกรรม QCC อย่างแพร่หลาย มีการจัดตั้งชมรม QCC และจัดการประกวดระดับโรงงาน ระดับกลุ่มอุตสาหกรรม และระดับชาติ

พ.ศ. 2527 กิจกรรม QCC ถูกนำใช้ในวงการรัฐวิสาหกิจ เช่น การไฟฟ้าฝ่ายผลิตฯ และหน่วยงานราชการบางหน่วยงาน

หลักการขั้นพื้นฐานของกิจกรรม QCC ดังนี้

1). หลักการพัฒนาคุณภาพ

2). หลักการจัดกิจกรรม QCC

2.1 การใช้หลักสถิติในการควบคุมคุณภาพ (Statistic Quality Control)

2.2 การบริหารแบบมีส่วนร่วม (Participative Management) ความร่วมมือขององค์การเกิดจากระบบการบริหารประกอบด้วย

 นโยบายการบริหารงานแบบมีส่วนร่วม

 การเข้าร่วมกิจกรรมของพนักงานเป็นไปด้วยความสมัครใจ และมีอิสระอย่างแท้จริง ฝ่ายบริหารจูงใจการเข้าร่วมกิจกรรมของพนักงานด้วยนโยบายคุณภาพที่จะบังเกิดผลโดยตรงต่อพนักงาน

 ใช้การฝึกอบรม ประชุม และสัมมนา ให้พนักงานเข้าใจนโยบายและกิจกรรมกลุ่มคุณภาพ

 ให้การสนับสนุนกิจกรรมกลุ่มคุณภาพโดยเปิดโอกาสให้แสดงผลงานกิจกรรมกลุ่มคุณภาพทุกกลุ่ม และสนับสนุนให้การดำเนินงานกิจกรรมกลุ่มคุณภาพประสบผลสำเร็จตามเป้าหมาย

 กระตุ้นและส่งเสริมให้เกิดความคิดริเริ่มสร้างสรรค์

 ให้รางวัลตอบแทนกลุ่มที่มีผลงานยอดเยี่ยมเป็นที่ยอมรับขององค์การ

2.3 เป็นกิจกรรมที่ต้องทำอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)

ขั้นตอนและวิธีดำเนินกิจกรรม QCC ซึ่งมีดังนี้

1). การจัดตั้งกลุ่มกิจกรรม QCC ประกอบด้วย

1.1 พนักงานรวมตัวกัน 3-10 คน การรวมตัวเป็นกลุ่มกิจกรรม QCC มีเป้าหมายสำคัญ คือ คุณภาพการทำงาน ดังนั้นพนักงานจึงควรเป็นพนักงานที่มีการทำงานร่วมกันและมี เป้าหมายเดียวกัน

1.2 ตั้งชื่อกลุ่ม และจดทะเบียนกลุ่มกับองค์การ เพื่อให้องค์การยอมรับ และสนับสนุน กิจกรรม QCC ของกลุ่ม

1.3 แม้ว่าสมาชิกของกลุ่มจะเท่าเทียมกันทุกคน แต่ก็ควรจัดตำแหน่งหน้าที่ที่จำเป็นในการทำงาน เช่น

 ประธานกลุ่ม เพื่อเป็นผู้นำ

 รองประธาน เพื่อเป็นผู้ช่วยผู้นา

 เลขานุการ เพื่อบันทึกการประชุมและเตรียมเอกสาร

 เหรัญญิก เพื่อดูแลการใช้จ่ายเงิน

 ปฏิคม เพื่อเป็นผู้ประสานงานกับกลุ่มอื่นๆ ฯลฯ

1.4 กำหนดสัญลักษณ์และคำขวัญประจำกลุ่ม

1.5 จัดการประชุมกลุ่ม

2). ค้นหาปัญหา

2.1 การเสนอประเด็นปัญหาว่าจะดำเนินการในส่วนใดก่อน เช่น วิธีการทำงาน ผลงาน ความปลอดภัย เครื่องจักร สิ่งแวดล้อม ฯลฯ

2.2 เลือกประเด็นปัญหาที่จะดำเนินการปรับปรุง ตัวอย่างเช่น ด้านความปลอดภัย ก็นำหัวข้อความปลอดภัยมาวิเคราะห์ว่ามีปัญหาอะไรบ้าง

2.3 ทำการวิเคราะห์ลาดับความสำคัญของปัญหาด้วยตารางต่อไปนี้

2.4 เลือกปัญหาที่มีคะแนนรวมสูงที่สุด 1 ปัญหา

3). รวบรวมข้อมูล ในการเสนอปัญหาและวิเคราะห์ปัญหา สมาชิกทุกคนจะต้องดาเนินการโดย

3.1 รวบรวมข้อมูลจากความเป็นจริง สถานการณ์จริง ถูกต้อง เชื่อถือได้

3.2 บันทึกข้อมูลด้วยแผ่นข้อมูล (Data Sheet)

3.3 นำเสนอข้อมูลด้วยพาลาโตไดอะแกรม (Palato Diagram)

4). ใช้แผนภูมิก้างปลาในการวิเคราะห์และแก้ปัญหา (Cause-Effect Diagrams)

5). ดำเนินการแก้ปัญหาหรือปรับปรุงการทางาน

หลักการของกิจกรรมข้อเสนอแนะปรับปรุงงาน ดังนี้

1). ความหมายของกิจกรรมข้อเสนอแนะปรับปรุงงาน คือ การเปิดโอกาสให้พนักงานทุกระดับมีส่วนร่วมในการบริหาร โดยการนำเสนอความคิดเห็นของตนเองต่อฝ่ายบริหาร ซึ่งจะมี 2 ลักษณะ คือ

1.1 แนวคิดหรือวิธีการแก้ไขปัญหา

1.2 ชี้ให้เห็นปัญหาหรือจุดอ่อนของการทำงาน

2). หลักการของกิจกรรมข้อเสนอแนะปรับปรุงงาน ได้แก่

2.1 เป็นการเสนอแนะปรับปรุงการทำงาน หรือแสดงความคิดเห็นอันเป็นประโยชน์ต่อองค์การ

2.2 หลักการประชาธิปไตย คือ

 การยอมรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น

 คิดพิจารณาตัดสินสิ่งใดๆ ด้วยระบบเหตุผล

 เชื่อมั่นว่ามนุษย์ทุกคนมีความสามารถพัฒนาได้

 ยอมรับการตัดสินใจของคนส่วนใหญ่ที่มีเหตุผลดีกว่า และยอมปฏิบัติตามแม้จะขัดแย้งกับความคิดของตนเอง

2.3 หลักทางคณิตศาสตร์และวิทยาศาสตร์ ข้อเสนอแนะปรับปรุงงานต้องมีข้อมูลทางคณิตศาสตร์เป็นข้อยืนยัน มีคำอธิบายด้วยระบบเหตุและผลอย่างชัดเจน เพื่อให้ข้อเสนอแนะได้รับการยอมรับจากฝ่ายบริหารและเพื่อนร่วมงาน

2.4 หลักการแห่งประโยชน์ส่วนรวม ข้อเสนอแนะปรับปรุงงานเป็นการเสนอแนะเพื่อให้เกิดผลประโยชน์ต่อองค์การ ต่อพนักงานส่วนใหญ่ หรือต่อชุมชน เพราะการเสนอแนะให้ฝ่ายบริหารพิจารณา ฝ่ายบริหารย่อมจะต้องยอมรับข้อเสนอแนะปรับปรุงงานที่มีผลทำให้เกิดคุณภาพการทำงาน คุณภาพผลิตภัณฑ์ หรือคุณภาพการบริหาร

2.5 หลักการสร้างแรงจูงใจให้พนักงานมีส่วนร่วมสร้างคุณภาพให้กับองค์การ ความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ในการปรับปรุงวิธีการทำงาน ปรับปรุงผลิตภัณฑ์ หรือปรับปรุงการบริการ เกิดจากความต้องการความก้าวหน้าในงานอาชีพของพนักงาน

เป้าหมายของกิจกรรมข้อเสนอแนะปรับปรุงงาน ดังนี้

1). ให้พนักงานมีส่วนร่วมบริหารและพัฒนาองค์การ

2). ให้พนักงานเกิดจิตสำนึก “ความเป็นเจ้าขององค์การ” ซึ่งจะทำให้พนักงานมีความมุ่งมั่นสร้างสรรค์คุณภาพให้กับองค์การ

3). สร้างระบบความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและผู้บริหาร

4). ได้ทราบปัญหาเชิงลึก และสามารถแก้ไขปัญหาได้ง่ายขึ้น เพราะเป็นปัญหาของพนักงานโดยตรง

5). พัฒนาทรัพยากรมนุษย์จากการคิด ค้นหา คิดสร้างสรรค์ และนำเสนอข้อเสนอแนะปรับปรุงงานอย่างเป็นระบบ ทำให้พนักงานได้พัฒนาตนเอง พัฒนาหน่วยงานและพัฒนาองค์การ

6). สร้างขวัญและกำลังใจในการทำงาน เพราะปัญหาของพนักงานได้รับความสนใจจาก ผู้บริหาร

7). พัฒนาคุณภาพการทำงาน

8). ลดต้นทุนการผลิต ลดความสูญเสียในกระบวนการผลิต และลดประมาณผลิตภัณฑ์ที่ไม่ได้มาตรฐาน

ขั้นตอนการดำเนินกิจกรรมข้อเสนอแนะปรับปรุงงาน

1). หน่วยงานหรือองค์การประกาศนโยบายให้พนักงานนำเสนอข้อเสนอแนะไปปรับปรุงงาน

2). จัดการประชุม หรือสัมมนาพนักงาน เพื่อให้เกิดความเข้าใจในความหมาย หลักการ และเป้าหมายของกิจกรรมข้อเสนอแนะปรับปรุงงาน ให้พนักงานมีส่วนร่วมวางแผนการดำเนิน กิจกรรม ข้อเสนอแนะปรับปรุงงาน ได้แก่

2.1 หัวข้อเรื่องในการเสนอแนะปรับปรุงงาน

2.2 วิธีการนำเสนอข้อเสนอแนะปรับปรุงงาน เช่น

 ใช้ตู้รับความคิดเห็น

 ใช้บอร์ดติดประกาศ

 ใช้ระบบคอมพิวเตอร์

 ใช้การเปิดอภิปราย

2.3 หลักเกณฑ์การพิจารณาข้อเสนอแนะปรับปรุงงาน

3). ประกาศผลพิจารณาข้อเสนอแนะปรับปรุงงานของพนักงานที่ผู้บริหารยอมรับ และให้การสนับสนุน

4). จัดรางวัลตอบแทนเพื่อเป็นแรงจูงใจ อาจจะเป็นหนังสือประกาศเกียรติคุณ หรือ ของขวัญรางวัล

5). ติดตามประเมินผลกิจกรรมข้อเสนอแนะปรับปรุงงาน

การเสนอแนะปรับปรุงงาน เป้าหมายหลักของกิจกรรมข้อเสนอแนะปรับปรุงงาน คือ ลดต้นทุนการผลิต เพิ่มคุณภาพ และสร้างความพึงพอใจกับลูกค้า ดังนั้นหัวข้อที่พนักงานเสนอจึงต้องเป็นหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับ เป้าหมายหลักทั้ง 3 เป้าหมาย ได้แก่

1). การลดต้นทุนการผลิต เช่น ปรับปรุงงานเครื่องจักร ปรับปรุงกระบวนการป้อนวัตถุดิบ กระบวนการผลิต ลดการเกิดอุบัติเหตุ ลดค่าน้า ค่าไฟฟ้า ลดความสูญเสียวัตถุดิบ เป็นต้น

2). เพิ่มคุณภาพ เช่น ปรับปรุงระบบการซ่อมบารุงเครื่องจักร ปรับปรุงวิธีการเก็บรักษาวัตถุดิบ วิธีการเก็บรักษาสินค้า การให้บริการลูกค้า เป็นต้น

3). สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า ปรับปรุงระบบการผลิตเป็นการผลิตแบบทันเวลาพอดี

4). สร้างความพึงพอใจให้แก่หุ้นส่วน ปรับปรุงงานระบบการบริหารงาน ปรับปรุงระบบ ข้อมูล ปรับปรุงระบบบัญชี เป็นต้น

5). สร้างความพึงพอใจให้แก่ชุมชน ปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการทำงาน สภาพแวดล้อมภายนอก เป็นต้น

หลักเกณฑ์การพิจารณาข้อเสนอแนะปรับปรุงงาน ซึ่งอยู่ในกรอบที่สำคัญ ดังนี้

1). ตรงหรือไม่ขัดนโยบายองค์การ

2). เป็นข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์ต่อองค์การ หน่วยงาน หรือชุมชน

3). เป็นข้อเสนอแนะใหม่ที่ยังไม่มีใครเสนอมาก่อน

4). เป็นความคิดริเริ่มสร้างสรรค์

5). นำไปปรับปรุงการทางานได้ หรือปฏิบัติจริงได้ หรือมีความเป็นไปได้

ความหมายและหลักการของกิจกรรมการบำรุงรักษาแบบทวีผลทุกคนมีส่วนร่วม ดังนี้

ความหมายของการบำรุงรักษาแบบทวีผลทุกคนมีส่วนร่วม

เครื่องจักร หรืออุปกรณ์สานักงาน เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องโทรสาร เป็นเทคโนโลยีราคาสูง เป็นต้นทุน (Cost) สำคัญของการประกอบการ ดังนั้นประสิทธิภาพและอายุการใช้งานคือเครื่องวัดความคุ้มทุน ประสิทธิภาพและอายุการใช้งานขึ้นอยู่กับการบำรุงรักษาที่ได้ผล ต้องเป็นการบำรุงรักษาแบบมีส่วนร่วมของพนักงานทุกคนที่ร่วมกันใช้อุปกรณ์นั้น

T (Total) หมายถึง ความร่วมมือของผู้ใช้เครื่องจักรหรืออุปกรณ์สำนักงาน และผู้เกี่ยวข้อง ได้แก่ พนักงานซ่อมบำรุง หัวหน้างาน ผู้จัดการ และวิศวกรผู้กำหนดการใช้เทคโนโลยี

P (Productive) หมายถึง ประสิทธิภาพสูงสุดของเครื่องจักร หรืออุปกรณ์สานักงานทั้งด้านการทำงาน การผลิตผลงาน และความคงทน โดยใช้งบประมาณซ่อมบำรุง และเปลี่ยนแปลงอุปกรณ์น้อยที่สุด

M (Maintenance) หมายถึง ระบบการดูแลบำรุงรักษา เปลี่ยนอุปกรณ์ และซ่อมแซมให้เครื่องจักรหรืออุปกรณ์สำนักงานมีความพร้อมใช้งาน และเกิดความสูญเสียระหว่างการทำงานให้น้อยที่สุด

หลักการบำรุงรักษาแบบทวีผลทุกคนมีส่วนร่วม มีดังนี้

1). พัฒนาจิตสำนึกของผู้ใช้ พนักงานซ่อมบำรุง และหัวหน้างาน ให้มีความตระหนักในความสำคัญของการบำรุงรักษาเทคโนโลยีที่ใช้อยู่

2). ให้ผู้ใช้ พนักงานซ่อมบรุง และหัวหน้างาน ร่วมกันวางแผนงานการบำรุงรักษาแบบมีส่วนร่วม

3). วิศวกรและผู้บริหารระดับสูงกำหนดนโยบายที่ชัดเจน และจัดระบบการบำรุงรักษาแบบมีส่วนร่วมให้เป็นกิจกรรมกลุ่มคุณภาพองค์การ

ขั้นตอนการบารุงรักษาแบบทวีผลทุกคนมีส่วนร่วม มีดังนี้

1). องค์การประกาศนโยบายให้พนักงานทุกคนปฏิบัติกิจกรรมการบำรุงรักษาแบบมีส่วนร่วม

2). จัดทำแผนงานการบำรุงรักษาแบบมีส่วนร่วมในระดับองค์การ โดยมีวิศวกรประจำหน่วยงานและหัวหน้าฝ่ายต่างๆ ร่วมกันวางแผน

3). วิศวกร หรือผู้ทำการจัดซื้อเครื่องจักร หรืออุปกรณ์สำนักงาน ต้องจัดทำหรือให้มีคู่มือการใช้และบำรุงรักษาที่ละเอียด และชัดเจนพอที่ผู้ใช้และพนักงานซ่อมบำรุงจะเข้าใจได้

4). จัดการฝึกอบรมผู้ใช้และพนักงานซ่อมบำรุง ให้สามารถใช้และซ่อมบำรุงได้อย่างมี ประสิทธิภาพตามข้อกำหนดของคู่มือการใช้และการซ่อมบำรุง

5). จัดประชุมวางแผนการบำรุงรักษาภายในหน่วยงาน ประกอบด้วยผู้ใช้ทุกคน พนักงานซ่อมบำรุง และหัวหน้าหน่วยงาน

6). ปฏิบัติการบำรุงรักษาแบบมีส่วนร่วมตามแผนที่ร่วมกันจัดทำไว้

7). มีคณะกรรมการตรวจสอบผลการปฏิบัติการบำรุงรักษาแบบมีส่วนร่วมของแต่ละหน่วยงาน

8). จัดทำรายงานเพื่อให้ทราบถึงสิ่งที่ต้องปรับปรุงแก้ไข หรือแนวทางการบารุงรักษาที่มีประสิทธิภาพเป็นมาตรฐานการปฏิบัติต่อไป