หน่วยที่ 7 คลังสินค้า

สาระสำคัญ

การจัดหาวัตถุดิบให้เพียงพอต่อการผลิต และการมีสินค้าจำหน่ายในเวลาที่ผู้บริโภคต้องการ เป็นสิ่งที่ทำให้ธุรกิจสามารถดำเนินต่อไปด้วยความราบรื่น ผู้ประกอบการจึงต้องให้ความสำคัญกับการจัดเก็บวัตถุดิบ และสินค้าสำเร็จรูปไว้ในสถานที่ ที่ปลอดภัย มีระเบียบ ง่ายต่อการค้นหา และนำออกไปใช้ได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ขณะจัดเก็บจะต้องมีการตรวจสอบจำนวนอย่างเหมาะสม และตรวจสภาพของสินค้าไม่ให้เสียหายด้วย

จุดประสงค์การเรียนรู้

1. แสดงความรู้เกี่ยวกับคลังสินค้าได้

2. แสดงความรู้เกี่ยวกับหน้าที่ของคลังสินค้าได้

3. มีการพัฒนาคุณธรรม จริยธรรม ค่านิยม และคุณลักษณะอันพึงประสงค์ของผู้สำเร็จการศึกษา สำนักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา ที่ครูสามารถสังเกตได้ขณะทำการสอนในเรื่อง

3.1 ความมีมนุษยสัมพันธ์

3.2 ความมีวินัย

3.3 ความรับผิดชอบ

3.4 ความซื่อสัตย์สุจริต

3.5 ความเชื่อมั่นในตนเอง

3.6 การประหยัด

3.7 ความสนใจใฝ่รู้

3.8 การละเว้นสิ่งเสพติดและการพนัน

3.9 ความรักสามัคคี

3.10 ความกตัญญูกตเวที

สมรรถนะรายวิชา

1. แสดงความรู้เกี่ยวกับหลักการและกระบวนการจัดจำหน่ายสินค้าและบริการ

2. แสดงความรู้เกี่ยวกับสถานการณ์ทางการตลาด และตลาดเป้าหมาย

3. แสดงความรู้เกี่ยวกับกฎหมาย และองค์การที่เกี่ยวข้องกับการจัดจำหน่ายสินค้าและบริการ

4. วางแผนและจัดจำหน่ายสินค้าและบริการตามหลักการ

5. ประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารในการจัดจำหน่ายสินค้าและบริการ

เนื้อหาสาระ

1. ความรู้เกี่ยวกับคลังสินค้า 2. หน้าที่ของคลังสินค้า

วิวัฒนาการของคลังสินค้า คลังสินค้ามีวิวัฒนาการมาจากการเก็บรักษาอาหาร และวัตถุดิบในครัวเรือน และได้มีการพัฒนามาถึงการเก็บรักษาวัตถุดิบเพื่อการผลิต

ในประเทศไทย คลังสินค้ามีบทบาทสำคัญ ช่วงหลังสงครามโลกครั้งที่ 2 มีการแข่งขันกันทางเศรษฐกิจ มีการเคลื่อนย้ายสินค้าจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง จากภายในท้องถิ่น ออกสู่เมือง และข้ามประเทศ ผู้ผลิตเริ่มเห็นถึงความสำคัญของการผลิตสินค้าให้เพียงพอต่อการจำหน่าย การเตรียมวัตถุดิบให้เพียงพอต่อการผลิต และการมีสินค้าจำนวนที่เพียงพอต่อความต้องการของผู้ซื้อ

ลักษณะของคลังสินค้าในระยะแรก จะมีหลายชั้น มีลิฟท์เก่า ๆ วิ่งช้า และมีอุปกรณ์เคลื่อนย้ายที่ไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งต่างจากคลังสินค้าสมัยใหม่ที่มีลักษณะเป็นอาคารชั้นเดียว ทำงานโดยระบบอัตโนมัติ มีการเคลื่อนย้าย โดยระบบคอมพิวเตอร์

คลังสินค้า (Warehouse) หมายถึง อาคาร สถานที่ ที่สร้างขึ้นเพื่อใช้ในการเก็บรักษาสินค้าที่มีปริมาณมากอย่างปลอดภัย และการคลังสินค้า (Warehousing) หมายถึง วิธีการจัดสินค้า ภายในคลังสินค้าอย่างมีระเบียบ มีระบบ แบ่งเป็นหมวดหมู่ สะดวกต่อการค้นหา สามารถนำออกมาได้อย่างรวดเร็ว ทันเวลา และอยู่ในสภาพที่ดี

หน้าที่ของคลังสินค้า ดังนี้

1) การรับของ (Receiving)

2) การเก็บรักษาสินค้า (Storing)

3) การเบิกจ่ายหรือการเลือกหยิบ (Picking)

4) การจัดส่งสินค้า (Shipping)

ความสำคัญของการคลังสินค้า คลังสินค้าเป็นส่วนหนึ่งของระบบการจัดจำหน่ายสินค้า มีบทบาทด้านการบริการลูกค้าให้ได้รับสินค้าทันกับความต้องการ การจัดการคลังสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญดังนี้

1) เป็นสถานที่เก็บรักษาสินค้า

2) ช่วยป้องกันการขาดแคลนสินค้า

3) ช่วยลดต้นทุนการผลิตสินค้า

4) ช่วยให้บริการลูกค้าได้สะดวกขึ้น

5) ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการขนส่ง

6) ช่วยสร้างอรรถประโยชน์ด้านเวลา

7) ช่วยประหยัดจากการจัดซื้อ

8) ช่วยให้มีความพร้อมสำหรับการผลิต

คลังสินค้าที่ทำให้ผู้ผลิตแสวงหาวิธีการเพื่อให้สามารถจัดการเกี่ยวกับวัตถุดิบ การเก็บสินค้า และมีสินค้าให้เพียงพอต่อความต้องการ จึงได้เกิดแนวความคิดเกี่ยวกับการคลังสินค้าขึ้น

ลักษณะของคลังสินค้าในระยะแรก จะมีหลายชั้น มีลิฟท์เก่า ๆ วิ่งช้า และมีอุปกรณ์เคลื่อนย้ายที่ไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งต่างจากคลังสินค้าสมัยใหม่ที่มีลักษณะเป็นอาคารชั้นเดียว ทำงานโดยระบบอัตโนมัติ มีการเคลื่อนย้าย โดยระบบคอมพิวเตอร์

คลังสินค้าที่มีประสิทธิภาพ ช่วยลดค่าใช้จ่ายการจัดเก็บและการเคลื่อนย้ายสินค้าลงได้ การเคลื่อนย้ายและการจัดเก็บวัสดุ สินค้า และวัตถุดิบ ถูกพัฒนาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แนวความคิดการขนส่งทันเวลา (Just In Time – JIT) จึงมีบทบาทในการลดปริมาณสินค้าคงคลังที่เป็นงานระหว่างทำ คลังสินค้าช่วยเพิ่มโอกาสในการจำหน่ายสินค้าสำเร็จรูปได้ทันต้องความต้องการของผู้ซื้อ ช่วยให้บริการลูกค้าได้ดีขึ้น

ประเภทของคลังสินค้า แบ่งออกได้ ดังนี้

1) คลังสินค้าเอกชน (Private warehouse)

2) คลังสินค้าสาธารณะ (Public warehouse)

ทำเลที่ตั้งของคลังสินค้า ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญ ที่มีผลต่อประสิทธิภาพของบริการขนส่ง คลังสินค้าอยู่ใกล้กับเป้าหมาย มีเส้นทางคมนาคมที่สะดวก ย่อมมีข้อดีมากกว่าคลังสินค้าที่อยู่ไกล เส้นทางการคมนาคม ไม่สะดวก ซึ่งอาจทำให้การเดินทางล่าช้า เสียเวลา และเสียโอกาสในการขาย

ทำเลที่ตั้งของคลังสินค้าให้อยู่ในจุดที่สามารถตอบสนองความต้องการของตลาด เข้าถึงง่าย เพื่อสินค้าถึงเมื่อผู้ซื้อทันกับความต้องการ ช่วยเพิ่มยอดขายและลดปริมาณสินค้าคงคลังได้ ทำเลที่ตั้งของคลังสินค้าอาจมีมากกว่าหนึ่งแห่งเพื่อความเหมาะสมและความสามารถในการสร้างกำไรให้แก่กิจการ

ประเภทสินค้าคงคลัง สินค้าคงคลังแบ่งออกเป็น 4 ประเภท ดังนี้

1) วัตถุดิบ

2) สินค้าระหว่างผลิต

3) สินค้าสำเร็จรูป

4) วัสดุ อุปกรณ์ต่างๆ ทีใช้ในการดำเนินงาน

การควบคุมสินค้าคงคลังของธุรกิจค้าส่ง โดยผู้ดูแลสินค้าในคลังสินค้าจะต้องจดบันทึกรายการสินค้าต่างๆ เพื่อสำรวจและบันทึกข้อมูลรายงาน ผู้บังคับบัญชา หรือเจ้าของกิจการ ถึงปริมาณสินค้าในคลังว่ามีจำนวนเท่าไร คุณภาพสินค้าเป็นอย่างไร สินค้าชนิดใดขายดี ควรเพิ่มจำนวน และสินค้าชนิดใดขายไม่ดี ควรลดปริมาณสินค้าในคลัง

การควบคุมสินค้าคงคลัง ยังป้องกันการสั่งสินค้าเข้ามาซ้ำ หรือปล่อยให้สินค้าขาดสต๊อก ที่จะส่งผลให้ลูกค้าเกิดความไม่เชื่อมั่น และหันไปซื้อสินค้าของคู่แข่งขัน การควบคุมสินค้าคงคลัง ปฏิบัติได้ดังนี้

1) แบบ Dollar Control สามารถแสดงราคาขายสินค้า ทำให้ทราบมูลค่าสินค้าในคลัง เช่น มีรองเท้าในคลัง 200 คู่ ราคาคู่ละ 300 บาท แสดงถึงสต๊อกสินค้ามีสินค้าคงเหลือมูลค่า 60,000 บาท

2) แบบ Unit Control เป็นการแจ้งรายการสินค้าในคลัง ที่มีรายละเอียดมากกว่าแบบ Dollar Control ตือจะทราบจำนวนสินค้าในสต๊อก ในแต่ละแบบ ขนาด สี ราคา ตราสินค้า และยังทราบด้วยว่า สินค้าซื้อมาจากไหน วันที่ เดือน ปี ใด ถูกจำหน่ายออกไปกี่ชิ้น มีการสั่งเพิ่มเข้ามากี่ชิ้น

3) ตรวจนับจำนวนสินค้าให้ถูกต้อง โดยดูจากใบส่งของที่ระบุจำนวนของสินค้า หรืออาจใช้วิธีดังนี้

3.1 Open Check เป็นการตรวจสินค้าโดยการจัดส่งใบกำกับสินค้า หรือใบสั่งซื้อให้กับผู้ที่มีหน้าที่ตรวจสอบ เพื่อใช้เปรียบเทียบ วัดผล ของการตรวจสอบสินค้าจริง โดยผู้ตรวจสอบจะใช้ใบสั่งซื้อ หรือใบกำกับสินค้าเป็นหลักฐานตรวจกับสินค้าที่ผลิตส่งมาให้ตรงกัน จึงถือว่าถูกต้อง

3.2 Blind Check เป็นการตรวจรับสินค้าโดยไม่มีการส่งใบกำกับสินค้า และใบสั่งซื้อสำหรับการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบจึงทราบเพียงว่า มีการสั่งซื้ออะไร แต่ไม่ทราบจำนวน เพียงแค่นับจำนวนสินค้าแล้วบันทึกไว้ ฝ่ายคลังสินค้าจะนำใบกำกับสินค้ามาตรวจสอบเปรียบเทียบอีกครั้งหนึ่ง

3.3 Spot Check เป็นการตรวจสอบแบบสุ่มตัวอย่างเช็คจากจำนวนทั้งหมด เนื่องจากสินค้าที่รับเข้ามามีจำนวนมาก จึงไม่สมารถตรวจสอบรายละเอียดได้ทั้งหมด อาจใช้การสุ่ม 5 ต่อ 1 หรือ 10 ต่อ 1 เช่น สินค้าจำนวน 10 ลัง นำมาตรวจสอบ 1 ลัง ถ้าผลการตรวจสอบผ่าน ก็ถือว่าผ่านทั้งหมด แต่ถ้าพบส่วนที่ไม่ถูกต้อง จะต้องนำออกมาตรวจสอบทั้งหมด เพื่อหาข้อผิดพลาด

4) การชำระค่าขนส่งและเซ็นชื่อกำกับรับสินค้า เป็นการรับรองสินค้าที่ส่งมาถูกต้อง สมบูรณ์ และอาจมีการตกลงชำระค่าขนส่งสินค้านั้น ถ้าส่งมอบเรียบร้อยถูกต้อง และปลอดภัยให้กับผู้ขนส่ง

10. การควบคุมสินค้าคงคลังของธุรกิจค้าปลีก อาจใช้วิธีควบคุมตามจำนวนหน่วยของสินค้า หรือควบคุมตามมูลค่าของสินค้าก็ได้ ดังต่อไปนี้

1) วิธีการควบคุมโดยมูลค่าของสินค้าคงคลัง ผู้ค้าปลีกมักคิดมูลค่าของสินค้าคงคลังตามราคาต้นทุน หรือราคาที่คาดว่าจะขายปลีกได้อย่างใดอย่างหนึ่ง หรือผู้ขายบางรายอาจใช้ทั้งสองวิธี โดยส่วนที่ต่างกันคือยอดบวกเพิ่มของผู้ขาย การควบคุมดูจากมูลค่าสินค้าคงคลัง ซึ่งบอกให้ทราบว่าสินค้าคงคลังมีมูลค่าเท่าไหร่ แต่จะไม่ทราบสินค้าแต่ละชนิดมีจำนวนเท่าไร

2) วิธีควบคุมโดยจำนวนหน่วยของสินค้าคงคลัง ผู้ขายปลีกที่ต้องารทราบรายละเอียดในการดำเนินงาน มีบันทึกปริมาณสินค้าแต่ละชนิดเช่นเดียวกับในกรณีที่ควบคุมสินค้าคงคลังตามมูลค่า รายละเอียดจะมากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ค้าปลีกแต่ละราย การจำแนกข้อมูลสินค้าอย่างละเอียด ทำให้เสียค่าใช้จ่ายในการเก็บมากขึ้น แต่ช่วยในการวางแผนเกี่ยวกับสินค้าได้ดี เช่น ร้านขายกระเป๋า ทราบว่ามีสต็อกสินค้า 1,000 ชิ้น แต่ถ้าทราบว่า กระเป๋าในสต็อก ประกอบด้วย กระเป๋าถือสตรี 450 ใบ กระเป๋าสุภาพบุรุษ 300 ใบ และกระเป๋าสตางค์ 250 ใบ จะมีประโยชน์มากกว่า เป็นต้น

วิธีการตรวจนับสินค้าคงคลังของธุรกิจค้าปลีก การตรวจนับสินค้าคงคลังของธุรกิจค้าปลีกมีหลายวิธี จะใช้วิธีใดขึ้นอยู่กับประเภทของกิจการ ผู้ค้าปลีกรายย่อยอาจใช้วิธีการสังเกตว่าสินค้าใดเหลือน้อย สินค้าใดขายไม่ได้ ส่วนธุรกิจค้าปลีกขนาดใหญ่ มักมีวิธีการที่ซับซ้อนขึ้น การนับจำนวนสินค้าคงคลังของธุรกิจค้าปลีก มีดังนี้

1) การบันทึกโดยพนักงาน เป็นวิธีที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุด โดยเฉพาะกิจการขนาดเล็กที่เห็นถึงความสำคัญของการควบคุมสินค้าคงคลัง

2) การใช้เครื่องเก็บเงินแบบธรรมดา เครื่องเก็บเงินแบบธรรมดาบางชนิด สามารถบันทึกได้ว่าสินค้าที่ขายนั้นมาจากแผนกใด หรือเป็นสินค้าชนิดใด และผู้ขายปลีก สามารถใช้ข้อมูลนี้ในการควบคุมปริมาณสินค้า ร้านขายของชำใช้เครื่องเก็บเงินธรรมดาแบ่งสินค้าที่นำมาชำระเงินสด ออกเป็นชนิดของสินค้า เช่น ของชำ และผลิตภัณฑ์อื่น เป็นต้น ในห้างสรรพสินค้า ใช้เครื่องเก็บเงินธรรมดา บันทึกว่าสินค้านั้นมาจากแผนกใด และอาจบันทึกข้อมูลอื่น ๆ อีกได้ตามต้องการ ข้อมูลที่ถูกบันทึกจะนำไปเพื่อวิเคราะห์การขาย เพื่อการควบคุมสินค้าคงคลัง ส่วนมากใช้กับสินค้าหน้าร้าน ไม่นิยมใช้กับสินค้าในคลัง ในร้านซูเปอร์มาร์เก็ตส่วนใหญ่ ใช้เครื่องเก็บเงินเป็นการบันทึกทั้งเงินที่ได้รับและสินค้าที่ขายไป

3) การใช้เครื่องเก็บเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์ ร้านขายปลีกขนาดใหญ่ ไม่สามารเช็คระดับสินค้าคงคลังได้อย่างทันเวลา จึงใช้เครื่องบันทึกเงินสดแบบอิเล็กทรอนิกส์ เรียกว่า Point of Sales Register (P.O.S) เครื่องบันทึก ณ จุดขาย

4) การใช้พนักงานนับ ร้านขายปลีกจะใช้พนักงานนับสินค้าทุกอย่าง แต่ละชิ้นเป็นครั้งคราว เพื่อหาปริมาณสินค้าที่มีอยู่ในคลัง ซึ่งอาจแตกต่างจากจำนวนที่บันทึกอยู่ในบัญชี ร้านขายปลีกจำเป็นต้องปิดระหว่างการตรวจนับ ปริมาณสินค้าคงคลัง หรือบางร้านอาจใช้เวลาตอนกลางคืน หลังจากปิดร้าน บางร้านถือโอกาสลดราคาสินค้าก่อนการตรวจนับ เพื่อจะได้นับสินค้าในปริมาณที่น้อยลง พนักงานที่นับสินค้าจะต้องมีอย่างน้อยสองคน โดยคนหนึ่งนับ และอีกคนหนึ่งบันทึก