หน่วยที 1 ความรู้เกี่ยวกับการจัดซื้อ - boonprakong2554

1.1 ความหมายของการจัดซื้อ

การจัดซื้อ ( Purchasing ) หมายถึงการดำเนินกิจกรรมเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าหรือบริการ วัตถุดิบ ตลอดจน

เครื่องจักร เครื่องมือ เพื่อต้องการให้บรรลุวัตถุประสงค์ของธุรกิจ โดยทั่วไปในทางธุรกิจ แบ่งการจัดซื้อ

ออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ ได้แก่

1. การซื้อเพื่อจำหน่าย

2 . การซื้อเพื่อใช้หรือเปลี่ยนสภาพ

1.2 ความสำคัญของการจัดซื้อ มีอยู่ 6 ประเภท คือ

1. กำไรของกิจการ

2. ประสิทธิภาพของการดำเนินงาน

3. ภาพลักษณ์ของกิจการ

4. การแข่งขันของการตลาด

5. การรับรู้ข้อมูลของกิจการ

6. กลยุทธ์ของกิจการและนโยบายทางสังคม

1.3 วัตถุประสงค์ของการจัดซื้อ มี 3 ประการ คือ

1. เพื่อให้กิจการมีสินค้า วัตถุดิบ เครื่องจักร อุปกรณ์ต่าง ๆ ไว้ใช้โดยไม่ขาดมือ

2. เพื่อให้กิจการได้รับสินค้าในเวลาอันสมควรคุณภาพถูกต้อง ปริมาณเหมาะสม

3. เพื่อเป็นการบริหารเกี่ยวกับการเงิน ไม่ให้จมอยู่กับสินค้าคงเหลือมากเกินไป และไม่ต้องเสี่ยงภัยกับ

สินค้าด้วย

1.4 การเจริญเติบโตของงานจัดซื้อ

1. ด้านการจัดหน่วยงาน มีงานหลักอยู่ 3 ฝ่าย ได้แก่ ฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต และฝ่ายการเงิน สำหรับฝ่าย

จัดซื้อขึ้นอยู่กับแผนกผลิต

กระบวนการจัดซื้อของหน่วยงาน ประกอบด้วย

- การวิเคราะห์การใช้วัตถุดิบของบริษัท

- การประเมินสถานะผู้ขาย

- การตรวจสอบวัสดุ

- การตรวจสอบการรวมกลุ่มจัดซื้อวัตถุดิบ

- การตรวจสอบผู้ขายรายอื่นที่มีข้อเสนอดีกว่า

2. ด้านการแบ่งงานและบุคคลที่ทำหน้าที่ เมื่องานด้านการจัดซื้อเริ่มเป็นระบบ ก็ได้มีการ เก็บ

รวบรวมข้อมูล ศึกษาการเปลี่ยนแปลงของตลาดเกี่ยวกับความต้องการของผู้ซื้อที่เป็นไปตามฤดูกาล เพื่อ

เป็นแนวทางในการจัดซื้อ โดยเลือกซื้อวัตถุดิบที่มีมาตรฐานมาใช้ และมีการพัฒนาสัมพันธภาพอันดี

กับผู้ขาย ในปัจจุบันแผนกจัดซื้อเป็นหน่วยงานหนึ่งที่ขึ้นโดยตรงต่อผู้จัดการใหญ่

1.5 หลักเบื้องต้นในการจัดซื้อ

การจัดซื้อมีวัตถุประสงค์เพื่อให้กิจการได้รับสินค้า วัตถุดิบ เครื่องจักรและอุปกรณ์ต่างๆได้ ในเวลา อัน

สมควรและมีความถูกต้องเหมาะสมมากที่สุด การจัดซื้ออย่างถูกต้องเหมาะสมกระทำได้ 5 ประการ ได้แก่

1. ซื้อให้ได้คุณภาพที่ถูกต้อง ( Right Quality )

- การกำหนดคุณภาพ

- การจัดซื้อ

- การตรวจรับวัสดุ

2. ซื้อให้ได้จำนวนที่ถูกต้อง ( Right Quantity ) อันประกอบด้วย

- การพิจารณาราคาของสินค้า

- การพิจารณาจำนวนการซื้อแต่ละครั้ง

- การพิจารณาค่าใช้จ่ายในการซื้อแต่ละครั้ง

3. การซื้อจากผู้ขายที่ถูกต้อง ( Right Source of Supply ) พิจารณาจาก

- ปัจจัยที่ใช้ในการพิจารณาเลือกแหล่งขาย

- ข้อมูลเกี่ยวกับแหล่งขาย

- ปัญหาเกี่ยวกับการเลือกผู้ขาย

4. ซื้อในราคาที่ถูกต้อง ( Right Price ) พิจารณาจาก

- ราคาที่มีความสัมพันธ์กับต้นทุน

- ราคาที่เกิดจากอุปสงค์และอุปทาน ( Demand and Suppy )

- ราคาอันเกิดจากการแข่งขัน

1.6 การดำเนินงานในการจัดซื้อ

การดำเนินงานนี้เป็นหน้าที่โดยตรงของแผนกจัดซื้อที่จะต้องดำเนินการ โดยมีขั้นตอน ดังนี้

1. รับรู้ถึงความต้องการ

2. กำหนดรายละเอียดของวัสดุ

3. เลือกแหล่งขาย

4. กำหนดราคา

5. การออกคำสั่งซื้อ

6. การติดตามคำสั่งซื้อ

7. การตรวจสอบการเรียกเก็บเงิน

8. บันทึกผลการจัดซื้อ

1.7 แนวโน้มการจัดซื้อในปัจจุบัน

ฝ่ายจัดซื้อต้องทำความเข้าใจกับแนวโน้มที่มีอิทธิพลต่อการจัดซื้อ ในด้านต่อไปนี้

1. การนำเทคโนโลยีมาใช้ในการจัดซื้อ

2. การผลิตสินค้าเน้นที่คุณภาพ

3. การลดต้นทุนเพื่อความได้เปรียบคู่แข่งขัน

4. การลดจำนวนแหล่งผู้ขาย

5. ใช้การเจรจาต่อรองแทนการประมูลราคา

6. พัฒนาแหล่งจัดซื้อจากต่างประเทศ

7. สนองความต้องการของผู้บริโภคให้มากที่สุด

8. การเปลี่ยนแปลงเชิงกลยุทธ์ทางด้านการตลาด อยู่เสมอ

1.8 นโยบายการจัดซื้อ

ฝ่ายจัดซื้อต้องมีการตัดสินใจเกี่ยวกับนโยบายการจัดซื้อ ดังนี้

1.การผลิตเองหรือการซื้อมา

2. การซื้อจากแหล่งเดียวกันหรือหลายแหล่ง

3. การซื้อจากผู้ผลิต

4. ใช้การเจรจาต่อรอง

5. สัญญาสิ้นเปลืองระยะยาว

6. การซื้อต่างตอบแทน

7. ส่วนลดการซื้อ

8. การรวมกันซื้อ

9. การซื้อล่วงหน้า

10. การซื้อตามงบประมาณ

1.9 งานที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ

นอกจากงานในหน้าที่การดำเนินการด้านการจัดซื้อแล้ว ยังมีหน้าที่หรืองานด้านอื่นๆ อีก

เพื่อช่วยในการอำนวยความสะดวกให้สิ่งที่จัดซื้อนั้นนำมาใช้งานได้ตามวัตถุประสงค์งานดังกล่าว

มีดังนี้

1. การขนส่ง

2. การรับและการเก็บรักษาวัสดุ

3. การจำหน่ายของเหลือใช้และของเสีย