หน่วยที่ 1 การจัดองค์การ

1. ความหมายของการจัดองค์การ

องค์การคือ กลุ่มบุคคล แต่เป็นกลุ่มที่ค่อนข้างใหญ่ และมีลักษณะเฉพาะที่มีจุดมุ่งหมายในการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งโดยกลุ่มบุคคลนี้จะมีสิ่งยึดเหนี่ยวร่วมกัน และร่วมแรงร่วมใจกันทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายที่ได้วางไว้ องค์การจึงมีลักษณะดังนี้

1. องค์การเป็นรูปแบบของการรวมบุคคล

2. มีความสัมพันธ์ที่จะทำกิจกรรมอย่างใดอย่างหนึ่งร่วมกัน

3. มีการแบ่งงาน จัดสรรหน้าที่ให้สมาชิกในองค์การ

4. มีโครงสร้างขององการในลักษณะของการบังคับบัญชา

5. มีการยอมรับในสังคม ตามระเบียบแบบแผน ประเพณี หรือกฎหมาย

2. ทฤษฎีองค์การ

ทฤษฎีองค์การอาจแบ่งได้เป็น 3 ทฤษฎีด้วยกันคือ

1. ทฤษฎีดั้งเดิม (Classical organization theory)

2. ทฤษฎีสมัยใหม่ (Neo-Classical organization theory)

3. ทฤษฎีสมัยปัจจุบัน (Modern organization theory)

3. ประเภทขององค์การ (Types of Organization)

ในการแบ่งประเภทขององค์การนั้น ขึ้นอยู่กับจุดมุ่งหมายขององค์การว่าเป็นอย่างไร ซึ่งมีลักษณะการดำเนินงานที่แตกต่างกัน โดยสามารถแบ่งประเภทองค์การได้ ดังนี้

• • 1. การแบ่งองค์การตามความต้องการของบุคคล

2. การจำแนกองค์การโดยยึดโครงสร้าง แบ่งออกเป็น 2 แบบ

3. การแบ่งองค์การตามจุดมุ่งหมายขององค์การ

4. หลักการจัดองค์การ

หลักการจัดองค์การ OSCAR ของ Henri Fayol มาจากคำว่า Objective, Specialization, Coordination, Authority และ Responsibility ซึ่ง Fayol ได้เขียนหลักของการจัดองค์การไว้ 5 ข้อ เมื่อนำเอาตัวอักษรตัวแรกของคำทั้ง 5 มาเรียงต่อกัน จะทำให้สะกดได้คำว่า OSCAR สำหรับรายละเอียด ทั้ง 5 คำจะขอกล่าวไว้ใน " หลักในการจัดองค์การที่ดี "

5. กระบวนการจัดองค์การ (Process of Organizing)

ประกอบด้วย กระบวนการ 3 ขั้น ดังนี้

1. พิจารณาแยกประเภทงาน จัดกลุ่มงาน และออกแบบงานสำหรับผู้ทำงานแต่ละคน (Identification of Work & Grouping Work)

2. ทำคำบรรยายลักษณะงาน (Job Description & Delegation of Authority & Responsibility)

3. จัดวางความสัมพันธ์ (Establishment of Relationship)

6. การจัดโครงสร้างขององค์การ (Organization structure)

การจัดโครงสร้างขององค์การมีหลายแบบ ซึ่งแต่ละแบบก็มีข้อดีข้อเสียในตัวของมันเอง ฉะนั้น การที่ผู้บริหารจะวางแนวในการจัดโครงสร้างนั้น อาจจะต้องพิจารณาจากหลาย ๆ ปัจจัยด้วยกัน อย่างไรก็ตามการจัดโครงสร้างขององค์การสามารถแบ่งแยกออกเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ 5 ประเภทดังนี้

1. โครงสร้างองค์การตามหน้าที่การงาน (Functional Organization Structure)

2. โครงสร้างองค์การตามสายงานหลัก (Line Organization Structure)

3. โครงสร้างองค์การแบบคณะที่ปรึกษา (Staff Organization Structure)

4. โครงสร้างองค์การแบบคณะกรรมการบริหาร (Committees Organization Structure)

5. โครงสร้างองค์การงานอนุกรม (Auxiliary)

7. การจัดแผนกงาน (Department)

การจัดแผนกงาน หมายถึง การรวมกลุ่มกิจกรรมต่าง ๆ เข้าด้วยกัน โดยการรวมกิจกรรมที่คล้ายกัน และเหมาะสมที่จะนำมาปฏิบัติ ในกลุ่มเดียวกันเข้าไว้ด้วยกันเป็นกลุ่ม แผนก หรือหน่วยงาน

8. อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ (Authority and Responsibility)

ในการจัดองค์การจะสามารถจัดการได้อย่างเหมาะสม เมื่อมีการแบ่งงานกันตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย และทุกคนรู้จักงานและหน้าที่ของตน ปฏิบัติงานภายในขอบเขตที่องค์การมอบหมายมา แต่งานที่ดำเนินการจะสามารถสัมฤทธิ์ผลได้ก็ต่อเมื่อผู้บริหารที่มีอำนาจในการมอบหมายอำนาจหน้าที่นั้นจะต้องกำหนดความรับผิดชอบของบุคคลแต่ละคนในการปฏิบัติงานอีกด้วย

9. การมอบหมายงาน (Delegation)

การมอบหมายงาน หมายถึง การที่ผู้บังคับบัญชาได้กำหนดความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ (Assignment of Responsibility and Authority ) หรือเป็นการกระจายงานในหน้าที่ ความรับผิดชอบ (Responsibility) และให้อำนาจในการตัดสินใจ (Authority) ภายในขอบเขตที่กำหนดให้ผู้ร่วมงานหรือผู้ใต้บังคับบัญชาไปปฏิบัติ