หน่วยที่ 9 เทคโนโลยีสารสนเทศ

และการสื่อสารเพื่อ

สาระสำคัญ

การประกอบธุรกิจภายใต้การแข่งขัน อย่างในปัจจุบัน ผู้ประกอบการจะต้องดำเนินธุรกิจอย่างสร้างสรรค์ โดยการนำเทคโนโลยีสมัยใหม่ มาใช้อย่างเหมาะสม ส่งเสริมให้เกิดภาพลักษณ์ที่ดีต่อกิจการ ช่วยให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพ สร้างความพึงพอใจแก่ลูกค้า อันนำไปสู่ความเชื่อมั่น และความจงรักภักดีต่อองค์กร ช่วยสร้างความได้เปรียบด้านการแข่งขัน

จุดประสงค์การเรียนรู้

1. แสดงความรู้เกี่ยวกับบทบาทของระบบสารสนเทศในการจัดจำหน่ายได้

2. ประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดจำหน่ายได้

3. แสดงความรู้เกี่ยวกับคุณค่าของระบบคอมพิวเตอร์ที่มีต่อช่องทางการจัดจำหน่ายและการกระจายสินค้า

4. มีการพัฒนาคุณธรรม จริยธรรม ค่านิยม และคุณลักษณะอันพึงประสงค์ของผู้สำเร็จการศึกษา สำนักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา ที่ครูสามารถสังเกตได้ขณะทำการสอนในเรื่อง

4.1 ความมีมนุษยสัมพันธ์

4.2 ความมีวินัย

4.3 ความรับผิดชอบ

4.4 ความซื่อสัตย์สุจริต

4.5 ความเชื่อมั่นในตนเอง

4.6 การประหยัด

4.7 ความสนใจใฝ่รู้

4.8 การละเว้นสิ่งเสพติดและการพนัน

4.9 ความรักสามัคคี

4.10 ความกตัญญูกตเวที

สมรรถนะรายวิชา

1. แสดงความรู้เกี่ยวกับหลักการและกระบวนการจัดจำหน่ายสินค้าและบริการ

2. แสดงความรู้เกี่ยวกับสถานการณ์ทางการตลาด และตลาดเป้าหมาย

3. แสดงความรู้เกี่ยวกับกฎหมาย และองค์การที่เกี่ยวข้องกับการจัดจำหน่ายสินค้าและบริการ

4. วางแผนและจัดจำหน่ายสินค้าและบริการตามหลักการ

5. ประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารในการจัดจำหน่ายสินค้าและบริการ

ระบบสารสนเทศเข้ามามีบทบาทในช่องทางการจัดจำหน่ายและการกระจายสินค้า ทำให้สินค้าผ่านจากผู้ผลิตไปยังผู้บริโภค อาจใช้ช่องทางการจัดจำหน่ายทางตรง และทางอ้อม การตลาดทางตรง (Direct marketing) ที่เป็นการสื่อสารทางการตลาดเพื่อให้เกิดการตอบสนอง แต่ไม่รวมถึงการขายของพนักงานขายที่นำสินค้าเข้าเสนอขายแก่ลูกค้า

ผู้ประกอบการจึงควรจะดำเนินธุรกิจแบบเศรษฐกิจพอเพียง ซึ่งเป็นแนวความคิดที่มากกว่าการมุ่งเน้นธุรกิจและสังคม เพราะเป็นแนวความคิดที่คำนึงถึงความมีสำนึกในคุณธรรม ความซื่อสัตย์สุจริตความรอบคอบ ให้เกิดความสมดุลและพร้อมต่อการรองรับการเปลี่ยนแปลง ทั้งด้านวัตถุ สังคม สิ่งแวดล้อมและวัฒนธรรมจากโลกภายนอก

บทบาทของระบบสารสนเทศในการจัดจำหน่าย โดยระบบสารสนเทศ (Information system) เป็นการรวบรวมหรือนำข้อมูลมาประมวลผล เพื่อให้ได้รายงาน หรือสารสนเทศเพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจ รวมถึงการป้อนข้อมูลบางอย่างเข้าระบบ เพื่อปรับปรุงการประมวลผลให้เป็นไปตามต้องการ

ระบบสารสนเทศในช่องทางการจัดจำหน่ายและการกระจายสินค้า เป็นการไหลของข้อมูล ซึ่งเป็นการไหลจากผู้ผลิต ผ่านคนกลาง ไปยังผู้บริโภค หรือไปกลับระหว่างผู้ผลิตกับผู้บริโภค และจากผู้บริโภคไหลกับไปยังผู้ผลิตโดยผ่านคนกลาง

การนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดจำหน่าย ในปัจจุบันระบบคอมพิวเตอร์ถูกนำมาใช้ในการดำเนินงานขององค์กรธุรกิจ โดยเฉพาะธุรกิจขนาดใหญ่สามารถใช้ระบบคอมพิวเตอร์มาช่วยดำเนินงาน และการติดต่อสื่อสารทั้งการสื่อสารภายใน และการสื่อสารภายนอกองค์กรทั้งด้านการผลิต การตลาดและการจัดจำหน่าย

ลักษณะของระบบคอมพิวเตอร์มีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ สามารถคำนวณ เปรียบเทียบ คัดเลือก เก็บรวบรวม ปรับปรุงข้อมูลที่เป็นตัวเลข และข้อความจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว และมีความแม่นยำ คอมพิวเตอร์จึงเหมาะกับงานที่มีลักษณะดังนี้

1) งานที่ต้องทำเป็นประจำ ได้แก่ ข้อมูลเกี่ยวกับบัญชี ข้อมูลเงินเดือนพนักงาน ข้อมูลสินค้าคงเหลือ ข้อมูลการจัดซื้อสินค้า เป็นต้น

2) งานที่มีปริมาณมาก ร้านค้าปลีกขนาดใหญ่ มีสินค้าคงคลังจำนวนมาก มีรายการขายสินค้าในแต่ละวันจำนวนมาก รวมถึงการเก็บข้อมูลพนักงาน หรือข้อมูลของลูกค้าภายในหน่วยงาน

3) งานที่ต้องการความถูกต้อง ได้แก่ ใบรับส่งสินค้า ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น

4) งานที่ต้องการทราบผลลัพธ์เร็ว เช่น รายงานแสดงยอดขายจำแนกตามเขตการขาย รายงานสินค้าคงเหลือ รายงานยอดขาสินค้าใยช่วงเวลาหนึ่ง รายงานค่าใช้จ่ายในการขนส่ง เป็นต้น

5) งานที่ต้องมีการคำนวณยุ่งยากและซับซ้อน เช่น การทำงบกำไรขาดทุนและงบดุล การจัดทำงบประมาณ การพยากรณ์รายได้ เป็นต้น

7. ครูบอกคุณค่าของระบบคอมพิวเตอร์ที่มีต่อช่องทางการจัดจำหน่ายและการกระจายสินค้า โดยองค์กรธุรกิจนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในช่องทางการจัดจำหน่ายและการกระจายสินค้า เนื่องจากเหตุผลสำคัญ ดังนี้

1) เพื่อสร้างภาพลักษณ์ การนำเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาใช้ในการดำเนินงาน ช่วยให้เกิดความน่าเชื่อถือและเกิดภาพลักษณ์ที่ดีต่อองค์กร ทำให้ลูกค้าไว้วางใจและเกิดการตัดสินใจซื้อ

2) เพื่อสร้างความได้เปรียบด้านการแข่งขัน การดำเนินธุรกิจ จะต้องเผชิญกับการแข่งขันอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ การนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการดำเนินงาน เช่น ระบบการสั่งซื้อ ระบบการชำระเงิน ระบบการเช็คสินค้าคงเหลือ การนำเสนอรูปแบบของสินค้า เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะช่วยอำนวยความสะดวกแก่ลูกค้า ลูกค้าเกิดความพึงพอใจ ทำให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อได้ง่ายขึ้นและเร็วขึ้น และสร้างความได้เปรียบด้านการแข่งขันด้วย

3) เพื่อการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว ระบบคอมพิวเตอร์ มีประสิทธิภาพด้านการคำนวณ การวิเคราะห์ข้อมูล ซึ่งช่วยให้ผู้บริหารนำมาประกอบการตัดสินใจ ด้านช่องทางการจัดจำหน่ายและการกระจายสินค้าได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ เช่น คำนวณปริมาณการสั่งซื้อ พยากรณ์ความต้องการสินค้า คำนวณต้นทุน คำนวณระยะเวลา และจำนวนพาหนะเพื่อใช้ในการขนส่ง เป็นต้น

4) เพื่อลดต้นทุนของกิจการ ต้นทุนเป็นปัจจัยสำคัญของการดำเนินธุรกิจ ธุรกิจที่สามารถลดต้นทุนได้มาก ส่งผลให้มีกำไรจากการดำเนินกิจการที่สูงขึ้น การลดต้นทุนที่มีประสิทธิภาพต้องควบคู่กับ การทำงานด้วยความรวดเร็ว ประหยัดเวลา และทำงานด้วยความถูกต้อง ระบบคอมพิวเตอร์ช่วยให้ธุรกิจประหยัดเวลา และประหยัดแรงงาน และลดความผิดพลาดที่เกิดจากบุคลากร

5) เพื่อการแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพ ปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงาน ได้แก่ การทำงานที่ขาดคุณภาพ ความล่าช้า ข้อมูลสูญหาย ข้อมูลไม่ครบถ้วน ฯลฯ ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ โดยนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย ทำให้ปัญหาเบาบางลง หรือหมดไป

ในปัจจุบันผู้บริโภคนิยมซื้อสินค้าจากธุรกิจค้าปลีกมากขึ้น เช่น ห้างสรรพสินค้า ซุปเปอร์มาเก็ต ซูเปอร์สโตร์ คอนวิเนียนสโตร์ เป็นต้น ทำให้ธุรกิจค้าปลีกดังกล่าวมีการเติบโต และมีการแข่งขันกันสูง จึงนำระบบคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงาน เช่น การจัดซื้อ การตรวจรับ

สินค้า การเก็บเงิน การควบคุมสินค้าคงเหลือ เป็นต้น

ความสำคัญในธุรกิจจัดจำหน่ายที่นำระบบคอมพิวเตอร์มาช่วยในการทำงาน โดยผู้ผลิตกำหนดเครื่องหมายของสินค้าทุกตัวด้วยระบบบาร์โค้ด ซึ่งช่วยในการอ่านป้ายราคาสินค้าที่กำกับมาพร้อมกับสินค้า ทำให้ประหยัดเวลาในการทำงาน ก่อให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว และถูกต้อง

อธิบาย Point of Sales (POS) กับการจัดจำหน่าย ซึ่งเครื่องพีโอเอส ถูกออกแบบมาเพื่อใช้กับระบบการชำระเงิน สามารถเชื่อมต่อกันเป็นเครือข่าย หรือแผนกต่าง ๆ ที่ต้องการใช้ สามารถกำหนดราคา เปลี่ยนแปลงราคา กำหนดสินค้า ลดราคาในช่วงพิเศษ หรือช่วงของการส่งเสริมการขาย นอกจากนี้ยังสามารถบันทึกชื่อ และเวลาปฏิบัติงานของพนักงานที่ประจำเครื่อง ได้อีกด้วย

ประโยชน์ของระบบ POS มีดังนี้

1) ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ระบบ POS ช่วยลดการซ้ำซ้อนในการบันทึกข้อมูล และการจัดเตรียมรายงาน สามารถออกใบกำกับภาษีได้ถูกต้องและแม่นยำ มีความรวดเร็ว ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติของพนักงาน

2) ป้องกันการทุจริตหรือความผิดพลาด ระบบ POS สามารถบันทึกการขาย บันทึกราคา และรายละเอียดอื่นๆ ซึ่งสามารถกลับมาตรวจสอบได้ หากพบสิ่งผิดปกติ จึงทำให้พนักงานปฏิบัติหน้าที่ด้วยความระมัดระวัง

3) เป็นการให้บริการที่ดี ระบบช่วยให้การคิดเงินรวดเร็วขึ้น และยังมีความแม่นยำ ทำให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจที่ได้รับบริการที่ดี และมีประสิทธิภาพ จึงสามารถสร้างความประทับใจได้

4) ผู้บริหารทำงานได้รวดเร็วขึ้น ระบบช่วยเชื่อมโยงข้อมูลเป็นเครือข่าย ทำให้ผลการทำงานมีลักษณะอัตโนมัติ ผู้บริหารสามารถรับทราบข้อมูล หรือเรียกใช้ข้อมูลได้ทันทีที่ต้องการ ทำให้ตัดสินใจได้รวดเร็วขึ้น

5) ลดความเครียดของพนักงานเก็บเงิน เมื่อมีลูกค้ามาใช้บริการจำนวนมาก พนักงานเก็บเงินต้องทำงานหนัก เกรงใจผู้ซื้อที่ต้องต่อคิวนาน ต้องระวังความผิดพลาด เช่น คิดเงินผิด หรือทอนเงินผิด เป็นต้น ระบบช่วยขจัดปัญหาเหล่านี้ให้หมดไป เนื่องจากระบบมีความแม่นยำ และสามารถคำนวณเงินได้รวดเร็ว ลูกค้าไม่ต้องรอนาน พนักงานเก็บเงินมีความเครียดน้อยลง

6) สร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน การดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ ให้บริการที่รวดเร็ว แม่นยำ ช่วยสร้างความพึงพอใจแก่ลูกค้า และการที่ผู้บริหารสามารถใช้ข้อมูลเพื่อประกอบการตัดสินใจที่แม่นยำ ส่งผลถึงประสิทธิภาพในการดำเนินงาน สร้างความได้เปรียบด้านการแข่งขัน

5. ระบบ POS กับประสิทธิภาพในการทำงานของกิจการ ช่วยให้การดำเนินงานของธุรกิจมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ผู้บริหารสามารถควบคุมงานด้านต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น โดยสามารถสรุปได้ดังนี้

1) ด้านการจัดซื้อ เนื่องจากระบบ POS สามารถบันทึกรายการต่าง ๆ ตามที่ผู้บริหารกิจการต้องการ เช่น รายงานการขาย รายงานสินค้าชนิดที่มียอดขายสูงสุด รายงานจำนวนสินค้าคงเหลือ บันทึกสินค้าเข้าคลัง รายการส่งคืน บันทึกใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ รวมถึงการรายงานชนิดสินค้าที่ถึงจุดสั่งซื้อ ทำให้เกิดความสะดวกในการบริหารจัดซื้อ ก่อให้เกิดประสิทธิภาพในการดำเนินงานด้วย

2) ด้านการใช้พื้นที่ในการจัดเก็บสินค้า จากการรายงานยอดขายสินค้าแต่ละรายการ ทำให้สามารถคำนวณหาพื้นที่ในการจัดเก็บสินค้า ว่าสินค้าใดควรจัดเก็บมาก สินค้าใดควรจัดเก็บน้อย กล่าวคือสินค้าที่มียอดขายน้อย จะไม่นำมาขาย แต่จะเก็บพื้นที่ไว้สำหรับสินค้าที่มียอดขายสูงกว่า ก่อให้เกิดการใช้พื้นที่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

3) ด้านการขยายฐานลูกค้า ระบบ POS ทำให้ทราบถึงพฤติกรรมของผู้บริโภค ซึ่งได้มาจากข้อมูลการขาย การทราบถึงพฤติกรรมของผู้บริโภค ทำให้จับกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย และทราบความต้องการของกลุ่มลูกค้านั้น จึงสามารถสนองความต้องการของลุกค้าได้เป็นอย่างดี น่าประทับใจ ซึ่งสามารถนำมาใช้เป็นข้อมูลสำหรับการวางแผนขยายกิจการ เพื่อขยายฐานลูกค้าเพิ่มขึ้น

4) ด้านประสิทธิภาพการทำงาน ระบบ POS ช่วยให้ลดขั้นตอนการทำงานของพนักงาน ในการบันทึกข้อมูลการขาย การรายงานข้อมูลต่าง ๆ ทำให้ทำรวดเร็วขึ้น ลดเวลาการทำงาน นอกจากนี้ระบบยังช่วยลดความผิดพลาดในการทำงาน ซึ่งถือว่าสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้

5) ด้านการโฆษณาและการส่งเสริมการขาย ข้อมูลจากการรายงานการขาย สามารถนำวางใช้ในการวางแผนพัฒนาสินค้า แนวทางการวางแผนการโฆษณาและการส่งเสริมการขาย ในแต่ละช่วงเวลาอย่างเหมาะสม

6) ด้านการควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบ POS ช่วยให้ทราบถึงรายละเอียดของสินค้าคงคลัง ชื่อสินค้า รหัสสินค้า ปริมาณสินค้า และราคาสินค้า จึงทำให้ผู้บริหารได้รับข้อมูลที่ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา จึงสามารถควบคุมปริมาณสินค้าคงเหลือได้อย่างเหมาะสม

7) ด้านการจัดซื้อและจัดส่งสินค้า การสั่งซื้อที่เหมาะสมช่วยทำให้สามารถบริการสินค้าคงคลังเอย่างมีประสิทธิภาพ มีสินค้าจัดส่งให้ลูกค้า จึงสนองความต้องการของลูกค้าได้ทันที ขณะที่ไม่มีสินค้าในสต๊อกมากเกินไปทำให้เกิดค่าใช้จ่าย

8) ด้านการบริหารบุคลากร การทำงานที่มีประสิทธิภาพของระบบ POS ทำให้ลดสามารถปริมาณบุคลากรที่ทำหน้าที่ต่างๆ เช่น การควบคุมสินค้าคงคลัง การบันทึกข้อมูล การรายงานผล และจัดทำเอกสารต่างๆ เป็นต้น ซึ่งงานเหล่านี้ระบบสามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ จึงสามารถลดปริมาณบุคลากรลงได้

9) ด้านการวางแผนการตลาด ระบบ POS ทำให้ทราบถึงชนิดของสินค้าที่มียอดขายสูงสุด ลูกค้าที่มียอดซื้อสูงสุด และข้อมูลอื่น ๆ ที่ใช้ในการตัดสินใจวางแผนการตลาด

10) ด้านการจัดทำบัญชี ระบบ POS สามารถรายงานระบบบัญชี รายงานงบกำไร ขาดทุน รายได้จากการขาย ต้นทุนขาย และค่าใช้จ่าย จึงทำให้ธุรกิจนำข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์แผนการดำเนินงานได้

ระบบ RFID : Radio Frequency Identification กับการจัดจำหน่าย ซึ่งระบบ RFID มีลักษณะเป็นป้ายอิเล็กทรอนิกส์ (RFID tag) ที่สามารถอ่านค่าได้โดยผ่านคลื่นวิทยุระยะห่าง ป้ายนี้จะถูกฝัง หรือติดอยู่กับวัตถุต่างๆ เช่น ผลิตภัณฑ์ กล่อง หรือส่วนต่าง ๆ ของสินค้า เป็นต้น ซึ่งสามารถเก็บข้อมูลและส่งสัญญาณวิทยุได้ แม้จะเป็นที่ปิดทึบ จึงทำให้สามารถติดตามได้ว่า วัตถุนั้น คืออะไร ผลิตที่ไหน ใครเป็นผู้ผลิต ผลิตเมื่อไร มาจากแหล่งใด ฯลฯ ระบบ RFID สามารถนำมาประยุกต์ใช้ในงานด้านต่าง ๆ ได้แก่ งานผลิต งานธุรกิจค้าส่ง และค้าปลีก คลังสินค้า ฯลฯ

จุดเด่นของพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ มีดังนี้

1) สามารถกระจายข่าวสารได้ทุกพื้นที่ จึงจัดว่าเป็นตลาดที่ใหญ่

2) ลูกค้าสามารถเลือกซื้อสินค้าที่ต้องการได้อย่างเจาะจง กล่าวคือ เมื่อลูกค้าต้องการสินค้าใด จะใช้วิธีการค้นหาข้อมูล หรือแหล่งจำหน่ายสินค้านั้นโดยเฉพาะเจาะจง

3) เป็นการสื่อสารแบบสองทาง ผู้ขายและผู้ซื้อสามารถสื่อสารกันได้ทันที โดยผ่านระบบอินเทอร์เน็ต

4) ผู้ซื้อสามารถเปรียบเทียบก่อนการตัดสินใจซื้อ กรณีที่มีผู้ขายหลายราย ผู้ซื้อสามารถหาข้อมูลเพื่อเปรียบเทียบราคา คุณภาพ รูปแบบ ฯลฯ ก่อนการตัดสินใจสั่งซื้อ

5) มีความสะดวก เพราะสามารถเลือกและสั่งซื้อสินค้าได้ตลอด 24 ชั่วโมง

6) ผู้ขายสามารถใช้เว็บไซต์สำหรับขายสินค้า โฆษณา ส่งเสริมการขาย รวมถึงการชำระเงินด้วย

7) ต้นทุนการดำเนินงานต่ำ เนื่องจากใช้บุคลากรจำนวนน้อย สามารถสื่อสารได้รวดเร็ว และเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ง่าย

8) สินค้าบางประเภทสามารถจัดส่งได้ทันที ด้วยวิธีการดาวน์โหลด