Temaer

Balanced ScoreCard RPA

Forside  ->  Temaer -> Balanced ScoreCard RPA

Balanced ScoreCard RPA | BSC Robotic Process Automation

I dagens hastigt udviklende forretningslandskab søger organisationer konstant efter måder til at forbedre indtjeningen, sænke omkostningerne, øge effektiviteten, forbedre kundeoplevelsen, forbedre kvaliteten, reducere risici og strømline driften. Procesautomatisering i form af RPA giver mulighed for at nå disse strategiske mål og meget mere. 

At målrette og måle succesen af en organisations RPA-indsatser (softwarerobotter) kan være en udfordring for de fleste organisationer uanset branche. 

Robotic Process Automation (RPA) er brugen af ​​teknologi til at automatisere gentagne, regelbaserede opgaver og arbejdsgange. RPA er automatisering af opgaver og processer ved at udvikle en softwarerobot, der efterligner menneskelig interaktion. 

RPA er en af ​​de mest populære tilgange, der bruges af mange organisationer til automatisering i dag og indgår i en automatiseringsstrategi. Hvis du ønsker at få en dybere indsigt i RPA, så Tryk her. Websitet er udarbejdet af Henrik Michelsen. Samme person som har udarbejdet 'Balanced ScoreCard Akademi'.

Et Balanced ScoreCard er et rammeværk som typisk er opdelt i fire perspektiver, der bruges til at måle og styre en organisations strategiske målsætninger. 

Når det kommer til RPA, så kan et Balanced ScoreCard bruges til at måle og styre organisationens succes med at implementere og udnytte RPA. Det kan hjælpe organisationen med at sikre, at RPA bidrager til at nå de overordnede strategiske målsætninger.

Uden klare strategiske målsætninger, KPI'ere og benchmarks kan organisationer have svært ved at planlægge deres RPA-indsatser for maksimal skalering og effektivitetsfordele. 

Organisationen kan dog ved at identificere påvirkningen på de fire nøgleperspektiver: Økonomi, Kunder, Forretningsprocesser, Medarbejdere analysere samt evaluere på de kortsigtede og langsigtede effekter ved RPA-indsatserne. Der bør udvikles strategiske målsætninger, KPI'er, mål og handlinger for hvert af de fire perspektiver.

Via et Balanced ScoreCard RPA kan organisationen få et værdifuldt og strategisk værktøj, der gør det muligt at monitorere, planlægge og udføre RPA-indsatser. 

Organisationer har brug for en klar strategisk køreplan, der formulerer målene for deres RPA-indsatser. De mest effektive RPA-strategier inkluderer vejledning i, hvordan man identificerer, evaluerer og prioriterer de processer, der er målrettet for automatisering.

Før man automatiserer, så bør organisationer undersøge processer fra ende til anden. Identificere hvilke processer der er klar til automatisering nu, og hvilke der skal opdateres først. 

Denne øvelse bør også identificere alle opgaver, der udføres forskelligt fra medarbejder til medarbejder, og som selvfølgelig skal standardiseres, før automatisering kommer ind.

Man bør overveje RPA for en organisation, hvis:

• Organisationsdata allerede er digitaliseret og velstruktureret.

• Forretningsregler/Regelbaserede aktiviteter, der skal automatiseres, er klart definerede.

• Ledere har allerede en ide om de problemer, som RPA vil løse, og de forventede resultater, som den vil have.

• IT-systemer og applikationer er ret stabile og bruger modne teknologier.

• Organisationen er klar til at acceptere automatiseringsændringerne.

• Direktionen støtter initiativet, investeringen og tidsforbruget.

Et BSC RPA vil levere fordele på tværs af hele organisationen for flere forskellige roller.

• Direktion/Ledelse

  • RPA-indsatserne tager udgangspunkt i organisationens overordnede vision og strategiske målsætninger.

  • RPA-indsatserne indgår i budget- og ressourceplanlægning.

• Forretnings- og procesansvarlige

  • Prioritering af RPA-processerne.

  • Planlægge den fremtidige RPA-rejse.

• Program-/IT-ledere

  • Monitorere RPA-indsatsernes helhed.

  • Holistisk syn på mulighederne og resultaterne ved RPA.

• Forretningsstøtte/HR

  • Fundament for at skabe RPA-medarbejdere (kompetenceudvikling).

  • Klare mål for forandringsledelse.

En organisations vision for RPA kan være meget forskellig afhængigt af organisationens specifikke behov og mål. Nogle generelle eksempler på en vision for RPA kan være:

• At forbedre konkurrencepositionen.

  • RPA kan bruges til at forbedre organisationens konkurrenceposition, fx ved at øge indtægter, reducere omkostninger, forbedre kvaliteten eller øge kundetilfredsheden.

• At ændre forretningsmodellen.

  • RPA kan bruges til at ændre organisationens forretningsmodel, fx ved at automatisere kundeserviceopgaver, salg eller marketingprocesser.

• At reducere omkostningerne og forbedre effektiviteten.

  • RPA kan reducere omkostningerne ved manuelle opgaver, fx ved at reducere fejl, forbedre effektiviteten og reducere behovet for overarbejde.

• At forbedre kvaliteten og kundetilfredshed.

  • RPA kan forbedre kvaliteten af organisationens produkter eller tjenester ved at reducere fejl og forbedre konsistensen. 

  • RPA kan forbedre kundetilfredshed ved at reducere ventetider, forbedre kvaliteten af kundeservice og give kunderne mere personlig service.

• At frigøre medarbejdere til mere værdiskabende opgaver.

  • RPA kan automatisere manuelle opgaver, hvilket kan frigøre medarbejdere til at fokusere på mere værdiskabende opgaver, såsom kundeservice, innovation eller strategisk udvikling.

Det er vigtigt, at en organisations vision for RPA skal være baseret på en grundig forståelse af organisationens behov og mål for automatisering. Visionen skal være realistisk og opnåelig, og den skal være understøttet af en klar køreplan for, hvordan den skal realiseres.

Nedennævnte eksempler er blot nogle af de mange mulige strategiske temaer, der kan indgå i et Balanced ScoreCard RPA. De konkrete temaer, der er relevante for en given organisation, vil afhænge af organisationens overordnede vision og strategiske målsætninger.

• Økonomisk perspektiv

  • Økonomisk vækst.

    • Øge omsætningen, forbedre indtjeningen og øge værdien af organisationen.

  • Kapitalrentabilitet.

    • Forbedre kapitalrentabiliteten, så organisationen får mest muligt ud af sine investeringer.

• Kundeperspektiv

  • Kundetilfredshed.

    • Sikre kundetilfredshed og loyalitet.

  • Markedsandel.

    • Øge markedsandelen og styrke organisationens position på markedet.

  • Nytænkning.

    • Udvikle nye produkter og services, der imødekommer kundernes behov.

• Forretningsprocesser perspektiv

  • Effektivitet.

    • Forbedre effektiviteten af organisationens interne processer.

  • Innovation.

    • Fremme innovation og udvikling af nye produkter og services.

  • Kvalitet.

    • Sikre høj kvalitet af organisationens produkter og services.

• Medarbejder perspektiv

  • Medarbejdertilfredshed.

    • Sikre medarbejdertilfredshed og motivation.

  • Medarbejderudvikling.

    • Udvikle medarbejdernes kompetencer og færdigheder.

  • Medarbejderengagement: Engagere medarbejderne i organisationens mål og strategi.

Her er nogle eksempler på, hvordan de fire perspektiver kan relatere til hinanden:

Økonomisk vækst kan skabes ...

ved at øge kundetilfredsheden, udvikle nye produkter og services eller forbedre effektiviteten af organisationens interne processer. Øget omsætning kan opnås ved at tiltrække nye kunder og øge loyaliteten hos eksisterende kunder. 

Forbedret indtjening kan opnås ved at reducere omkostningerne eller øge omsætningen. Reduktion af omkostninger kan opnås ved at forbedre effektiviteten eller øge produktiviteten. Øget værdi for aktionærerne kan opnås ved at øge indtjeningen eller øge markedsværdien.

Kundetilfredshed kan skabes ...

ved at tilbyde produkter og services, der opfylder kundernes behov, og ved at levere en god kundeservice. Tilfredshed hos nuværende kunder kan opnås ved at forbedre produkterne eller tjenesterne, forbedre kundeservicen eller skabe en god kundeoplevelse. 

Tiltrækning af nye kunder kan opnås ved at udvide produktsortimentet, udvide markedsføringen eller indgå partnerskaber. Øget loyalitet hos kunderne kan opnås ved at tilbyde loyalitetsprogrammer, skabe personlige relationer til kunderne eller give god kundeservice. 

Øget markedsandel kan opnås ved at udvide markedsføringen, lancere nye produkter eller tjenester eller købe konkurrenter.

Interne forretningsprocesser kan forbedres ...

ved at introducere nye teknologier, optimere processerne eller uddanne medarbejderne. Forbedret effektivitet kan opnås ved at automatisere processer, reducere fejl eller forbedre kommunikationen. 

Forbedret kvalitet kan opnås ved at indføre kvalitetskontrol, bruge kvalitetssikringsmetoder eller forbedre uddannelsen af medarbejdere. Forbedret innovation kan opnås ved at investere i udvikling, skabe en innovativ kultur eller samarbejde med eksterne partnere. 

Forbedret leveringsevne kan opnås ved at forbedre logistikken, reducere ventetider eller øge kundetilfredsheden.

Medarbejdere er en vigtig ressource ...

for enhver organisation. Medarbejdertilfredshed og engagement kan føre til øget effektivitet og innovation. Motiverede og engagerede medarbejdere kan opnås ved at give medarbejderne mulighed for at udvikle sig, skabe en god arbejdskultur eller tilbyde attraktive løn- og ansættelsesvilkår. 

Fokus på kompetenceudvikling kan opnås ved at tilbyde uddannelse og udviklingsprogrammer, give medarbejderne mulighed for at tage kurser eller skabe en kultur, der støtter læring. 

En sund og sikker arbejdsplads kan opnås ved at overholde sikkerhedsbestemmelser, tilbyde sundhedstilbud til medarbejdere eller skabe en arbejdsplads, der er fri for stress og mobning. 

En bæredygtig organisation kan opnås ved at reducere miljøpåvirkningen, bruge bæredygtige materialer eller bidrage til samfundet.

Robotic Process Automation (RPA) kan bruges til at automatisere en bred vifte af opgaver og processer i en organisation. Dette kan give en række strategiske fordele. Ved at definere klare og målbare strategiske målsætninger for RPA kan organisationer sikre, at de får den maksimale værdi ud af deres investeringer i denne teknologi. 

Ved at vælge de rigtige strategiske målsætninger kan RPA være en kraftfuld drivkraft for forandring og vækst i organisationen.

Her er nogle gode råd til at vælge de rigtige strategiske målsætninger for RPA:

• Start med at identificere de vigtigste automatiseringsmål for organisationen.

• Overvej, hvordan RPA kan hjælpe organisationen med at nå disse mål.

• Sæt mål, der er specifikke, målbare, opnåelige, relevante og tidsbestemte (SMART-metoden).

• Målsætningerne skal være realistiske og opnåelige med organisationens RPA-teknologi.

Strategiske målsætninger for RPA kan inddeles i tre hovedkategorier:

• Økonomiske målsætninger: Disse målsætninger fokuserer på at forbedre organisationens økonomiske resultater. 

• Eksempler:

  • At øge indtægterne.

  • At reducere omkostningerne.

  • At udvide til nye markeder.

  • At forbedre produktiviteten.

• Kunde målsætninger: Disse målsætninger fokuserer på at understøtte organisationens overordnede kundestrategi. 

• Eksempler:

  • At øge kundetilfredsheden.

  • At øge markedsandele.

  • At lancere nye produkter eller tjenester.

  • At forbedre innovationen.

• Operative målsætninger: Disse målsætninger fokuserer på at forbedre organisationens operationelle processer.

• Eksempler:

  • At forbedre datakvaliteten.

  • At forbedre kundeservicen.

  • At forbedre compliance.

  • At forbedre sikkerheden.

  • At reducere miljøpåvirkningen.

Økonomi | KPI'er

Det finansielle perspektiv fokuserer på de finansielle fordele ved RPA, såsom øget indtjening, omkostningsreduktioner, forbedret rentabilitet og udnyttelse af anlægsaktiver.

• Strategisk målsætning: Øget indtjening.

  • RPA kan bruges til at forbedre effektiviteten og produktiviteten ved at frigøre ressourcer til at fokusere på mere værdiskabende opgaver, hvilket kan føre til øget indtjening og rentabilitet. 

  • KPI'er:

    • Omsætningsvækst fra automatiserede processer.

    • Indtjening fra nyudviklede RPA'er.

    • Gennemsnitlig indtjening pr. RPA.

    • RPA-indvirkning på krydsalg/nysalg.

    • Gennemsnitlig rentabilitet for automatiserede processer.

    • Indtjening pr. medarbejder for automatiserede processer.

• Strategisk målsætning: Omkostningsreduktion.

  • RPA kan bruges til at automatisere manuelle processer, hvilket kan føre til reduktion af omkostninger til medarbejdere, systemer og infrastruktur. 

  • KPI'er:

    • Aktivitetsindtjening/lønomkostninger for automatiserede processer.

    • Indtjening/omkostninger for automatiserede processer.

    • Reduktion i lønomkostninger (andel af processer, der er automatiseret og dermed frigiver ressourcer til andre opgaver).

    • Reduktion i IT-omkostninger pr. transaktion/service.

    • Enhedsomkostninger pr. produceret enhed for automatiserede processer.

    • Omkostningssammenligning med konkurrenter.

• Strategisk målsætning: Udnyttelse af aktiver.

  • RPA kan bruges til fuld kapacitetsudnyttelse af anlægsaktiver.

  • KPI'er:

    • RPA-investeringer i procent af omsætning.

    • Overskud af RPA-investeringer.

Kunder | KPI'er

Kundeperspektivet fokuserer på de fordele, som RPA kan give kunderne eller andre nøgleinteressenter (fx leverandører, medarbejdere), såsom forbedret kundeservice, reduceret ventetid, leveringstid, mere præcise data og øget kundetilfredshed. 

• Strategisk målsætning: Forbedre kundetilfredsheden.

  • RPA kan bruges til at automatisere kundeserviceprocesser, hvilket kan føre til forbedret kundeservice ved at reducere ventetider og fejl. 

  • Kundetilfredsheden og  kundeloyaliteten kan også forbedres ved at gøre det nemmere for kunderne at interagere med organisationen.

  • KPI'er:

    • Kundetilfredshedsscore for automatiserede processer.

    • Gennemsnitlige tid til at løse kundesager/forespørgsler for automatiserede processer.

    • Servicekvalitet for automatiserede processer.

    • Kundeservicetid (antal kundehenvendelser, der håndteres automatisk).

    • Kundeannulleringer.

• Strategisk målsætning: Nye kundesegmenter.

  • KPI'er:

    • Tiltræk nye kundesegmenter med RPA-drevne produkter og tjenester.

Forretningsprocesser | KPI'er

Forretningsprocesser perspektivet fokuserer på de interne processer, der er nødvendige for at implementere, understøtte og vedligeholde RPA, såsom procesidentifikation, udvikling, kvalitet, sikkerhed, styring og implementering. 

Perspektivet har også fokus på at forbedre effektiviteten af forretningsprocesserne ved at eliminere manuelle opgaver og reducere fejl samt forbedre fleksibiliteten af forretningsprocesserne ved at gøre dem mere modstandsdygtige over for ændringer.

• Strategisk målsætning:  Øge effektiviteten af manuelle processer.

  • RPA kan bruges til at forbedre effektiviteten af manuelle processer, hvilket kan føre til øget produktivitet og reducerede fejl.

  • KPI'er:

    • Antal nye processer, der kan automatiseres.

    • Antal nyudviklede og implementerede RPA-robotter.

    • Automatiseringsgrad (andelen af forretningsprocesser, der er automatiseret).

    • Gennemsnitlige produktivitet for automatiserede processer.

    • Fejlfrekvens for automatiserede processer.

    • Kvalitetsgrad (andel af processer, der er fejlfri).

• Strategisk målsætning: Forbedre sikkerheden ved manuelle processer .

  • KPI'er:

    • Sikkerhedsscore for manuelle processer.

• Strategisk målsætning:  Forbedret compliance.

  • RPA kan bruges til at automatisere compliance-processer, hvilket kan føre til forbedret compliance.

  • KPI'er:

    • Compliance-overholdelse.

    • Compliance-brud.

• Strategisk målsætning: Forbedret risikostyring.

• RPA kan bruges til at automatisere risikostyringsprocesser, hvilket kan føre til øget risikostyring. 

  • KPI'er:

    • Risiko for økonomisk tab.

    • Risiko for sikkerhedsbrud.

• Strategisk målsætning: Forbedret datakvalitet.

• RPA kan bruges til at sikre, at data er korrekte og konsistente, og dermed forbedre kvaliteten af data og processer ved at reducere fejl.

  • KPI'er:

    • Datakvalitetsscore (datakvalitet, datafejl).

    • Gennemsnitlige datakvalitet for automatiserede processer.

    • Antal RPA-drevne dataindsamlings- og analyseprocesser.

• Strategisk målsætning: Enterprise RPA Strategi.

  • KPI'er:

    • Procesudførelseshastighed (RPA vs Manuel).

    • RPA-kvalitet (Nøjagtighed, Succesrate).

    • RPA-udnyttelse (Aktive RPA'ere i produktion ift. samlet udviklet RPA'ere).

• Strategisk målsætning: Reduceret miljøpåvirkning.

• RPA kan bruges til at reducere brugen af ressourcer og produktionen af affald. 

  • KPI'er:

    • CO2-udledning.

    • Vandforbrug.

    • Affaldsproduktion.

• Strategisk målsætning: Forbedret projektledelse.

  • KPI'er:

    • Procesautomatiseringshastighed (Tid det tager at designe og implementere en RPA)/(Kompleksiteten af processen automatiseret).

Medarbejdere | KPI'er

Medarbejderperspektivet fokuserer på de kompetencer og færdigheder, der er nødvendige for at fortsætte med at forbedre RPA-indsatserne, såsom uddannelse, teknologi,  innovation, kultur og forandringsledelse. Ved at skabe en kultur der er åben for nye ideer og teknologier forbedres innovationen.

• Strategisk målsætning:  Implementere ny RPA-teknologi.

  • KPI'er:

    • Tid anvendt til at implementere ny RPA-teknologi.

• Strategisk målsætning: Forbedret innovation.

• RPA kan bruges til at frigøre medarbejdere til at fokusere på mere innovative opgaver og til at fokusere på nye forretningsmuligheder.

  • KPI'er:

    • Antal nye produkter eller tjenester, der er udviklet med RPA.

• Strategisk målsætning: Øget medarbejdertilfredshed.

• RPA kan bruges til at frigøre medarbejdere til mere meningsfulde opgaver, ved at frigøre ressourcer til, at fokusere på mere værdiskabende opgaver.

  • KPI'er:

    • Medarbejdertilfredshed (medarbejderundersøgelser, der måler medarbejdernes holdning til RPA).

    • Medarbejderomsætning.

• Strategisk målsætning: Opkvalificere ledere og medarbejdere i RPA.

  • KPI'er:

    • Antal medarbejdere, der har gennemført et grundlæggende RPA-kursus (ledere og medarbejdere).

    • Antal medarbejdere med RPA-kompetencer (ledere og medarbejdere).

    • Anvendt tid til RPA-kompetenceudvikling (ledere og medarbejdere).

    • Antal nye RPA-idéer, der udvikles.

• Strategisk målsætning: Forbedre samarbejdet mellem IT og forretningen.

  • KPI'er: Andel af RPA-projekter, der er udviklet i samarbejde mellem IT og forretningen.

• Strategisk målsætning: Forbedre RPA's modstandsdygtighed over for forandringer.

  • KPI'er:

    • Andel af automatiserede processer, der er robuste over for forandringer.

• Strategisk målsætning: Forbedre RPA's forandringsledelse.

  • KPI'er:

    • Antal medarbejdere, der er tilfredse med RPA-projektets forandringsledelse.

Således dækker Balanced ScoreCard RPA alle de strategiske aspekter, der kræves af en organisation for at få succes i sin automatiseringsrejse. Det giver også målinger og rapporter på tværs af forskellige roller for at spore automatiseringsprojektets fremskridt.

Lag og Lead indikatorer for RPA

Lag og Lead indikatorer er to forskellige typer af målepunkter, der kan bruges til at måle succesen af RPA-indsatser. Lag-indikatorer måler resultaterne. Det er resultatindikatorer, der måler effekterne af RPA-programmet. 

Lead-indikatorer måler de aktiviteter, der fører til disse resultater, dvs. indsatsindikatorer. De kan bruges til at måle fremskridt med RPA-indsatser og til at identificere eventuelle problemer eller risici.

De specifikke Lag- og Lead-indikatorer, der skal anvendes i et Balanced ScoreCard RPA, vil afhænge af organisationens individuelle behov og mål. Det er vigtigt at vælge indikatorer, der er målbare, relevante og tidsbestemte.

Ved at bruge Lag- og Lead-indikatorer sammen kan organisationer få et mere komplet billede af succesen med deres RPA-indsatser.

Lag-indikatorer for RPA

• Omkostningsreduktioner:

  • Reduktionen af omkostningerne ved manuelle opgaver, fx ved at reducere antallet af medarbejdere, der er beskæftiget med disse opgaver, eller ved at reducere behovet for overarbejde og fejl.

• Øget produktivitet:

  • Øgningen i produktiviteten ved at frigøre medarbejdere til mere værdiskabende opgaver.

• Forbedret kvalitet:

  • Forbedring af kvaliteten af produkter eller tjenester ved at reducere fejl og forbedre konsistensen.

• Forbedret kundetilfredshed:

  • Forbedring af kundetilfredshed ved at reducere ventetider, forbedre nøjagtigheden af kundeservice og give kunderne en mere personlig service.

Lead-indikatorer for RPA

• Antal automatiserede processer: 

  • Antallet af manuelle processer, der er blevet automatiseret ved hjælp af RPA.

• Andel af manuelle opgaver, der er automatiseret:

  • Andelen af manuelle opgaver, der er blevet automatiseret ved hjælp af RPA.

• Proceseffektivitet:

  • Måling af hvor effektivt RPA-processerne fungerer

• Procesnøjagtighed:

  • Måling af, hvor præcise RPA-processerne er.

• Procesafhængighed:

  • Måling af, hvor afhængige RPA-processerne er af andre systemer og processer.

• RPA-kompetencer:

  • Måling af, hvor godt organisationen er rustet til at implementere og vedligeholde RPA-initiativet.

• Kvaliteten af RPA-software:

  • Kvaliteten af RPA-softwaren, der bruges til at automatisere processer.

• Kvaliteten af RPA-projekter:

  • Kvaliteten af RPA-projekter, der gennemføres for at automatisere processer.

Lag- og Lead-indikatorer anvendt sammen

Her er nogle eksempler på, hvordan Lag- og Lead-indikatorer kan bruges sammen:

• En organisation kan bruge antallet af automatiserede processer som en Lag-indikator og andelen af manuelle opgaver, der er automatiseret, som en Lead-indikator. Dette vil give organisationen et overblik over, hvor meget af organisationens procesarbejde der er automatiseret, og hvor der er potentiale for yderligere automatisering.

• En organisation kan bruge kvaliteten af RPA-softwaren som en Lead-indikator og kvaliteten af RPA-projekter som en Lag-indikator. Dette vil give organisationen et overblik over, om RPA-softwaren er i stand til at understøtte organisationens behov, og om RPA-projekter gennemføres effektivt.

At formulere en strategi til at udnytte potentialet i RPA er meget lig at formulere en strategi for ethvert andet område. Som ved enhver anden planlægningsindsats kan Balanced ScoreCard give en ramme for at udvikle strategien.

For at få succes med at udvikle strategien, så er det vigtigt, at man følger en fast 'skabelon' som giver den fornødne systematik i processen. Processen skal selvfølgelig altid tilpasses organisationens egen situation. Beskrivelsen nedenfor skal derfor ikke betragtes som en 100% detaljeret instruktion - men en model. 

Tidsplan

Den fase-opdelte model indeholder ikke en angivelse af tidsestimater-/tidsline for hver fase eller angivelse af antal interviews-/workshops-/møder. Det tjener ikke noget formål at angive en detaljeret tidsplan for implementeringsforløbet. Det afhænger af den enkelte organisations udgangspunkt, størrelse, ressourcer, projektorganisation, leder- og medarbejderinvolvering mv.

Arbejdet med udviklingen af en RPA-strategi er en dynamisk proces, hvor man kan have behov for at gå tilbage til en tidligere fase for at få foretaget nogle ændringer-/justeringer af tidligere konklusioner og udgangspunkter.

Hvad skal RPA strategiformuleringen 'munde ud i'?

Resultatet af RPA strategiformuleringen skal være et strategikort og et Balanced ScoreCard med følgende indhold:

• Et strategikort ...

  • med strategiske temaer.

  • med perspektiver.

  • med langsigtede strategiske målsætninger pr. perspektiv.

  • med langsigtede strategiske målsætninger for organisationen.

• Et Balanced ScoreCard ...

  • med max. 25 målepunkter i alt.

  • et økonomi-perspektiv bestående af ca. 5 målepunkter.

  • et kunde-perspektiv bestående af ca. 5 målepunkter.

  • et forretningsprocesser-perspektiv bestående af ca. 10 målepunkter.

  • et medarbejder-perspektiv bestående af ca. 5 målepunkter.

Programstart

Det hele begynder med en RPA-programlancering, hvor planlægningsindsatsen udarbejdes af programansvarlig(e) og nøgleinteressenter. Der undersøges, analyseres, interviewes og andre vurderingsaktiviteter afsluttes.

Inden RPA-programlanceringen er der blevet udarbejdet en konkret målsætning og vision for implementeringen af RPA i organisationen. Man skal ikke starte en RPA-lancering uden en klart defineret målsætning. Det er vigtigt at kommunikere, og dermed have gode argumenter overfor hele organisationen, hvorfor RPA skal implementeres.

Interessenter

Det er vigtigt at slå fast, at udviklingen af en strategi for RPA er en opgave, der involverer både ledelsen og medarbejdere i organisationen. Hvor stor involveringen skal være, og hvornår i processen de skal involveres, afhænger helt af den enkelte organisation, og hvor mange ressourcer ledelsen vil afsætte til processen.

Jo større involvering desto større ejerskab, og dermed en større sandsynlighed for effektiv eksekvering af RPA-strategien. Alle erfaringer viser, at succesrige implementeringer forudsætter stærkt ledelsesfokus samt medarbejdernes engagement og positive medvirken.

En del af programlanceringen er at bestemme, hvem der specifikt skal deltage i strategiformuleringen. De afdelinger, teams  eller medarbejdere som skal involveres i strategien, de skal naturligvis være en del af processen. 

For en RPA-strategi formulering kan det omfatte ledere, IT-personale, juridiske og compliance-teams samt slutbrugere. Målet er at få deres input, adressere bekymringer og få indsigt i strategiformuleringen.

Fase 1: Vurdering

Som ved enhver anden strategiudviklingsindsats starter det strategiske arbejde med en vurdering af organisationens nuværende situation. Det kan fx foretages via SWOT-analysen. 

SWOT-analysen (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) består af et internt fokus (S+W: styrker og svagheder) samt eksternt fokus (O+T: muligheder og trusler). Udover SWOT-analysen, så skal organisationen også udarbejde en beskrivelse af den organisatoriske parathed til RPA. Er organisationen klar til automatisering?

En RPA-strategi vil kræve en klar formulering af organisationens billede for fremtidig succes med RPA. Hvorfor går organisationen denne vej? Er det fordi det er trendy, nye RPA-værktøjer, eller er det på grund af en klart opfattet ønsket fordel, som fx omkostningsbesparelser, forbedret effektivitet eller konkurrencefordele?

Fase 2: Strategi

På baggrund af SWOT-analysen eller øvrige interne og eksterne analyser er der givet et billede af organisationens strategiske udfordringer. Med udgangspunkt i vurderingerne formuleres strategien. Der skal udarbejdes strategiske temaer, strategiske målsætninger og ønskede resultater på højt niveau. 

Hvis der defineres en RPA-strategi mere snævert, så er det her, der beskrives, hvordan RPA påvirker den nuværende strategi eller definerer et eller flere nye temaer. De valgte strategiske temaer og ønskede resultater vil give konteksten på højt niveau for de specifikke strategiske målsætninger, der vil blive udvalgt og kortlagt i fase 3.

Fase 3: Strategiske temaer og målsætninger

Før udarbejdelsen af de overordnede strategiske målsætninger vælges de strategiske temaer. For hvert strategisk tema skal der så udvikles overordnede strategiske målsætninger, som skal fortælle, hvordan målene skal nås. 

Strategiske temaer

De strategiske temaer viser de forskellige dimensioner af RPA-strategien og giver organisationens ledelse mulighed for at fokusere på de enkelte nøglekomponenter i hvert enkelt tema, uden dermed at begrænse muligheden for samvirke mellem temaerne.

Et strategisk tema er en gruppe af overordnede strategiske målsætninger (som har indbyrdes årsag-/virkningssammenhænge) på tværs af Balanced ScoreCard-perspektiverne. Hvert strategisk tema udgør således en søjle i strategikortet (se Fase 4) med sine egne strategiske hypoteser. 

De strategiske temaer præciserer logikken bag strategien og anvendes til at vise, hvordan organisationen vil nå målsætningerne, og i hvilke perspektiver disse målsætninger skal opnås. På strategikortet er de strategiske temaer orienteret vertikalt, og de fire perspektiver er orienteret horisontalt. 

De valgte strategiske temaer skal tydeligt vise hypoteserne for strategien og sikre en effektiv struktur til både ressourceallokering, ansvarsdelegering, samordning og rapportering.

Strategiske målsætninger

Da strategierne skal kunne operationaliseres, så skal der være tale om overordnede konkrete strategiske målsætninger. Der skal formuleres overordnede strategiske målsætninger for hver af de valgte af perspektiver.

De overordnede strategiske RPA-målsætninger skal være meget præcise formuleringer af, hvad organisationen skal opnå, dvs. hvad RPA-strategien skal medføre. Man kan også sige, at de overordnede strategiske målsætninger er en konvertering eller konkretisering af den overordnede RPA-vision til noget mere operationelt.

De strategiske RPA-målsætninger skal beskrive de begivenheder og beslutninger, som er nødvendige for, at komme fra organisationens nuværende situation (jvf. SWOT-analysen) til organisationens ønskelige fremtid som beskrevet i RPA-visionen.

Formuleringen af de overordnede strategiske RPA-målsætninger kan være en ressourcekrævende og kompleks opgave, hvor der skal tages højde for mange aspekter. 

Det helt grundlæggende spørgsmål er dog, hvordan organisationen kan bevare-/forøge sine konkurrencemæssige fordele på markedet set med en privat organisations 'briller'.

Selve formuleringen af de overordnede strategiske RPA-målsætninger skal gøres på en sådan måde, at de:

1. Overordnet set 'fortæller historien om' organisationens RPA-strategi.

2. Er forandringsorienterede (målet skal udfordre organisationen).

3. Handlingsorienterede (målet skal motivere til handling).

4. Årsags-/virkningssammenhængende (balancerede mål).

5. Retningsgivende for lavere organisatoriske niveauer.

6. Sender et væsentligt budskab til organisationen.

Som det fremgår anvendes formuleringen 'overordnede strategiske RPA-målsætninger'. Med denne formulering menes, at de strategiske RPA-målsætninger skal være så tilpas beskrivende, at de kan opfylde kravene ovenfor (pkt. 1 til 6). 

Hvor konkret man skal være i selve den strategiske RPA-målformulering afhænger af den enkelte organisation samt antallet af niveauer i organisationen, som målene skal kommunikeres til.

Som nævnt ovenfor er anbefalingen, at man før udarbejdelsen af de overordnede strategiske målsætninger vælger de strategiske temaer. Processen er nu, at få identificeret, prioriteret og formuleret de overordnede strategiske målsætninger inden for hver af de strategiske temaer og perspektiver.

Med udgangspunkt i organisationens RPA-vision bestemmes det, hvilke overordnede finansielle strategiske RPA-målsætninger organisationen har (økonomiske perspektiv). 

For så vidt angår organisationens finansielle RPA-mål kan der sondres mellem to grundlæggende strategier:

• Vækststrategi (fx øge indtjening fra nye markeder, kundesegmenter samt produkter eller at øge indtjeningen fra de nuværende kunder).

• Produktivitetsstrategi (fx forbedre omkostningsstrukturen eller at øge udnyttelsen af aktivmassen).

Efter at have opstillet de økonomiske strategiske RPA-målsætninger fastlægges det, hvilke kundesegmenter man opfatter som de kilder, der genererer organisationens indtægter, og dermed er medvirkende til at opfylde de økonomiske målsætninger.

Når RPA-målsætningerne er opstillet for det økonomiske perspektiv samt for kundeperspektivet skal det fastlægges, hvilke interne forretningsprocesser organisationen skal prioritere, for at kunne realisere de strategiske RPA-målsætninger som er fastlagt i kundeperspektivet. 

Sidste fase i udarbejdelsen af de strategiske RPA-målsætninger og RPA-strategikortet er medarbejderperspektivet. I medarbejderperspektivet identificeres den infrastruktur, der gør det muligt, at realisere de fastsatte strategiske RPA-målsætninger i de tre andre perspektiver.

En meget kreativ proces med at formulere overordnede strategiske RPA-målsætninger kan medføre, at der bliver problemer med at skaffe flere 'gule lapper' – dvs. at udfordringen kan bestå i at begrænse sig. 

Man bør dog ikke begrænse sig, men foretage flere 'omgange' hvor man løbende fravælger de målsætninger som ikke bidrager væsentligt til realiseringen af organisationens RPA-vision.

Selve processen med at fravælge strategiske RPA-målsætninger kan ske ved, at man stiller følgende spørgsmål i relation til realiseringen af RPA-visionen:

• Hvor vigtig er RPA-målsætningen?

• Hvilken effekt vil RPA-målsætningen have?

• Hvad er sandsynligheden for at vi kan implementere-/gennemføre RPA-målsætningen?

Fase 4: Strategikort

De strategiske RPA-målsætninger identificeret i fase 3 skal 'arbejde sammen' for at fortælle en sammenhængende årsag-virkning historie. Denne historie er illustreret med et RPA-strategikort, som er en grafik, der viser årsag-og-virkning-forholdet mellem strategiske målsætninger på tværs af de strategiske temaer og  perspektiverne. De fortæller en historie om, hvordan organisationen vil opnå de ønskede resultater.

Et strategikort er som oftest opbygget omkring et eller flere strategiske temaer. De strategiske temaer er helt afgørende områder som organisationen må have fokus på for at RPA-visionen skal nås. 

Fundamentet i strategiudviklingen

RPA-strategikortet er hele fundamentet i strategiudviklingen og planlægningen af strategien. I strategikortet fokuseres på og der gives et billede på det ønskede resultat af strategien, som afspejles i økonomi perspektivet og kundeperspektivet. Derudover synliggøres de kritiske processer og den infrastruktur, som muliggør opnåelse af disse resultater gennem henholdsvis forretningsprocesser perspektivet og medarbejder perspektivet. 

Via årsags-virknings-sammenhænge vises i strategikortet hvilke RPA-målsætninger som har en indflydelse på hinanden. Hensigten er at vise, at en ændring i en målsætning i et af perspektiverne, vil have en positiv indflydelse på de andre målsætninger. 

Afgrænsning i strategikortet

Det er vigtigt at pointere, at RPA-strategikortet ikke skal afspejle alle dele af organisationen, men udpege de områder, der skal have et specielt fokus set i lyset af organisationens aktuelle strategiske udfordringer.

Områder som ikke er indeholdt i selve RPA-strategikortet er selvfølgelig stadig vigtige (fortsættes videreført som planlagt), men kræver ikke i den aktuelle situation et særligt strategisk fokus.

RPA-strategikortet for hele organisationen (fx på koncernniveau) kan efterfølgende ombrydes til mere specifikke strategikort for lavere organisatoriske niveauer. På denne måde beskrives, hvordan de enkelte enheder bidrager til realiseringen af hele organisationens RPA-strategi. 

Det er vigtigt at pointere, at de strategiske RPA-målsætninger på lavere organisatoriske niveauer sker inden for rammerne af et højere niveau, således at der er sammenhæng i organisationens målsætninger både vertikalt og horisontalt.

Fase 5: Præstationsmål og mål

Ingen strategiimplementering er effektiv, hvis der ikke er en måde at måle succesen på. I fase 5 defineres målinger/KPI'er for at måle effektiviteten og virkningen af ​​RPA-initiativet. 

Vægten i dette fase er at udvikle de kritiske Lead (indsats) og Lag (resultat) indikatorer, der er nødvendige for at styre RPA-strategiudførelsen. Efterhånden som indikatorerne implementeres, overvåges fremskridtene, resultaterne evalueres, og der foretages justeringer efter behov ved hjælp af feedback-loops til at lære af pilotprojekter og løbende forbedre RPA-mulighederne.

Fase 6: Strategiske initiativer

I fase 6 udvikles, prioriteres og implementeres de projekter, der er afgørende for succes med RPA-strategien. Initiativer hjælper med at lukke de 'performance gaps' i arbejdet med at nå målene. 

Det er vigtigt, at fokusere organisationen på udførelsen af ​​de mest prioriterede strategiske RPA-projekter versus at skabe en lang række af potentielle ad hoc handlinger og projekter. I RPA-implementeringer udvikles og implementeres pilotprojekter ofte for at validere RPA mulighederne.

Programudrulning og strategiimplementering

Når fase 6 er afsluttet, så er RPA-strategien klar til at blive rullet ud. Målet med denne del af processen er at skabe flere interne 'fans' og opbygge en koalition af medarbejdere, der forstår og understøtter den nye RPA-strategi. 

Når RPA-strategien er klar til implementering, så skal der arbejdes med håndteringen af de almindelige strategiudførelsesudfordringer, såsom:

• Implementering:

  • Udarbejd en detaljeret køreplan for RPA-implementering. 

  • Definer rækkefølgen af ​​initiativer, ressourceallokering, tidslinjer, afhængigheder og milepæle.

• Forandringsledelse og træning:

  • Udarbejd en forandringsledelsesplan for at tage fat på de organisatoriske og kulturelle aspekter af RPA-tilpasning.

  • Identificer uddannelsesbehov for medarbejdere til at erhverve RPA-relaterede færdigheder og kompetencer.

  • Skab en kultur af kontinuerlig læring og innovation.

• Styring og etik:

  • Etabler en styringsramme for RPA for at sikre ansvarlig og etisk brug.

  • Definer retningslinjer for databeskyttelse, gennemsigtighed og overholdelse af relevante regler. 

  • Etabler procedurer for løbende overvågning, evaluering og ansvarlighed.

• Risikostyring:

  • Identificer potentielle risici forbundet med RPA-implementering, fx sikkerhed og lovgivning.

  • Udvikle strategier til at afbøde disse risici og etablere beredskabsplaner.

• Samarbejde og partnerskaber:

  • Udforsk muligheder for samarbejde med eksterne partnere, fx RPA-leverandører og andre organisationer, hvor RPA anvendes.

  • Udnyt deres ekspertise, ressourcer og 'best practice' til at fremskynde RPA-tilpasningen og opdateret med de seneste fremskridt.

• Budget og ressourceallokering:

  • Udarbejd et detaljeret budget for RPA-initiativer, herunder infrastruktur, software, nye medarbejdere, uddannelse og løbende vedligeholdelse. 

  • Sørg for, at der allokeres tilstrækkelige ressourcer til at understøtte implementering og skalering af RPA-projekter.

• Løbende strategigennemgang: 

  • Etabler en regelmæssig strategigennemgang for at monitorere implementeringen, forbedre indsatser og resultater, skabe ansvarlighed og tilpasse RPA-strategien til nye udviklinger.

Implementering af RPA sker gennem flere forskellige faser.

• 1. Analyser af organisationens nuværende situation  (AS-IS).

  • Der skal ske en analyse af de nuværende manuelle processer og identificere de udfordringer, gaps og muligheder for forbedringer med RPA.

  • Det anbefales, at anvende en SWOT-analyse til analysen.

  • Målet er at få overblik over de manuelle processer, hvordan processerne fungerer - og hvordan de påvirker medarbejdere, kunder og partnere.

• 2. Definere den fremtidige situation (TO-BE).

  • Der skal defineres den fremtidige opbygning af processer og sætte visionen samt målene for RPA-indsatser. 

  • RPA-målene skal afstemmes med den overordnede forretningsstrategi og prioriteter. 

  • Der skal defineres de forventede fordele og resultater af RPA, såsom vækst i omsætningen, omkostningsbesparelser, kundetilfredshed, kvalitetsforbedring etc.

  • Derudover bør der etableres Key Performance Indicators (KPI'er) og mål, der vil måle succesen af ​​procesautomatiseringsinitiativer.

• 3. Prioritere processer.

  • Processerne skal prioriteres ud fra deres egnethed og gennemførlighed for RPA. 

  • Processerne skal evalueres på baggrund af forskellige kriterier, fx kompleksitet, frekvens, volumen, variabilitet, standardisering eller compliance. 

  • Der skal overvejes de tekniske og organisatoriske faktorer, der kan påvirke implementeringen af ​​RPA, fx datatilgængelighed, integrationskrav, sikkerhedsrisici eller ændringsstyring. 

  • Baseret på vurderingerne skal processerne rangeres fra høj til lav prioritet og vælge dem, der giver størst værdi og effekt for RPA.

• 4. Valg af værktøj.

  • Valg af RPA-værktøj skal baseres på proceskrav og -kapaciteter. 

  • Der bør vælges de RPA-værktøjer, der bedst passer til proceskarakteristika, fx typen, niveauet og omfanget af automatisering. 

  • Der skal overvejes funktionaliteten, skalerbarheden og kompatibiliteten af ​RPA-​værktøjerne samt omkostninger, vedligeholdelse og support.

  • Typiske værktøjsbeslutninger forventer at foretage nogle ændringer i de nuværende arbejdsmetoder, og det er måske ikke altid let at ændre de eksisterende processer, så de passer til værktøjsbehovene. Derfor er det fordelagtigt, at overveje at starte med med simple automatiseringer og derefter gå over til mere sofistikerede automatiseringsprocesser for derefter at udføre organisationsdækkende procestransformation.

• 5. Design og test.

  • Design og test af RPA'er (softwarerobotter) skal ske  i henhold til processpecifikationer og standarder. 

  • Slutbrugerne og interessenterne bør inddrages i design- og testfaserne og indsamle deres feedback og forslag.

  • Der bør udføres forskellige typer test, fx enhedstest, integrationstest, brugeraccepttest eller præstationstest for at sikre kvaliteten og funktionaliteten af ​RPA'er.

• 6. Implementering og overvågning.

  • RPA'er skal implementeres og overvåges i produktionsmiljø og deres performance og resultater skal evalueres. 

  • Der bør planlægges og udføres en smidig og sikker implementeringsproces samt kommunikere ændringerne og forventningerne til slutbrugere og interessenter.

  • Der bør tilvejebringes passende uddannelse og support til slutbrugere og interessenter samt tage action på eventuelle problemer eller udfordringer, der måtte opstå.

  • Der skal måles og rapporteres på KPI'er.

  • Man bør gennemgå og opdatere RPA-løsningerne regelmæssigt og identificere nye muligheder for forbedring og innovation.

Den primære forskel mellem RPA og AI er eksistensen af ​​et eller andet niveau af intelligens og kreativitet eller evne til at lære og manglen på det. RPA og AI er begge teknologier, der kan bruges til at automatisere opgaver, men de har forskellige styrker og svagheder.

Forskellen mellem RPA og AI

Den vigtigste forskel mellem RPA og AI er, at RPA er en regelbaseret teknologi, mens AI er en adaptiv teknologi. RPA-softwarerobotter kan kun udføre opgaver, der er programmeret til dem. AI-teknologier kan lære og tilpasse sig nye situationer.

RPA (Robotic Process Automation) er en teknologi, der bruger softwarerobotter til at udføre opgaver, der normalt udføres af mennesker. Disse softwarerobotter kan programmeres til at udføre enkle, regelbaserede opgaver, såsom at indtaste data, databehandling, kundeservice, fakturahåndtering, compliance-opgaver, behandle dokumenter mv.. 

RPA er en god løsning til at automatisere opgaver, der er repetitive, tidskrævende eller fejlbehæftede. Dvs. udføre specifikke opgaver baseret på en række regler. De er ikke i stand til at lære eller tilpasse sig nye situationer.

AI (Artificial Intelligence) er en teknologi, der gør det muligt for maskiner at efterligne menneskelig intelligens. AI omfatter en række forskellige teknologier, såsom machine learning, natural language processing og computer vision. 

AI kan bruges til at automatisere opgaver, der kræver indsigt, læring eller træfning af beslutninger, såsom dataanalyse, kundesegmentering, produktanbefalinger, prissætning mv. 

AI er en god løsning til at automatisere opgaver, der er komplekse, kreative eller uforudsigelige. AI-teknologier er i stand til at lære og tilpasse sig nye situationer. 

RPA og AI som komplementære teknologier

RPA og AI er ikke hinandens modsætninger. De er to komplementære teknologier, der kan bruges til en omfattende automatisering i en organisation. De kan skabe mere kraftfulde, avancerede og fleksible automatiseringsløsninger.

Den bedste automatiseringsstrategi involverer derfor at kombinere både RPA og AI for at forbedre den operationelle effektivitet. Når den udnyttes korrekt, så resulterer en kombination af RPA- og AI-teknologier i betydelige besparelser i form af omkostninger, tid, optimeret forretningsdrift og evnen til at træffe beslutninger samt generere indsigter.

En RPA-softwarerobot ...

• kan bruges til at indsamle data fra et CRM-system. Disse data kan derefter bruges af en AI-model til at identificere potentielle kunder.

• kan bruges til at generere rapporter fra et ERP-system. Disse rapporter kan derefter bruges af en AI-model til at identificere tendenser og mønstre.

• kan bruges til at håndtere kundeservice-forespørgsler. Disse forespørgsler kan derefter bruges af en AI-model til at træne en chatbot.

RPA og AI er begge meget kraftfulde teknologier. Det bedste valg af teknologi afhænger af de specifikke krav til den opgave, der skal automatiseres.

Udvikling af RPA og AI

RPA og AI er begge teknologier, der er i hurtig udvikling. Der er hele tiden nye RPA- og AI-teknologier på vej, der vil gøre det muligt at automatisere opgaver endnu mere effektivt.

I fremtiden vil RPA og AI blive endnu mere udbredte i organisationer. De vil spille en meget vigtig rolle i at øge produktiviteten og effektiviteten og frigøre medarbejdere til at fokusere på mere kreative og strategiske opgaver.