Fra mål til plan
Balanced ScoreCard’s primære opgave er at få operationaliseret strategien – at få operationaliseret de strategiske målsætninger.
De overordnede langsigtede målsætninger og mål i organisationen skal nedbrydes på divisions-/enheds-/medarbejderniveau via en top-down-proces til delmål, og mere konkrete handlinger.
Den nærmere præcise beskrivelse af, hvordan målene konkret skal realiseres, sker via planerne i de enkelte divisioner-/afdelinger. Her omformes organisationens strategier til operationelle planer for en given periode (året, måned, kvartal).
Man skal være opmærksom på, at de strategiske målsætninger og mål strækker sig over en længere periode - fx. over en periode på 5 år (... afkast-% skal i 202X være xx%...), hvorimod handlingsplanerne har en kortere tidshorisont.
Selvom de strategiske mål strækker sig over en længere periode, er det overordnede mål dog delt op i delmål (år 202X = x%, år 202X = x%, ……….. år 202X = xx%).
I grafikken nedenfor er det illustreret, hvordan mål og planer indgår i processen med udarbejdelsen af et Balanced ScoreCard.
Rent 'skematisk' kan man sige, at jo længere man kommer ned i organisationsdiagrammet, jo mere er udfyldt i de værktøjer som skal benyttes til operationaliseringen af målsætningerne.
På laveste niveau skal man bogstaveligt talt 'kun' tage stilling til den numeriske værdi af KPI-målet , og enhedens lokale delaktiviteter til understøttelse af de overordnede strategier.
For at undgå 'begrebsforvirring', er der nedenfor en beskrivelse af, hvad der menes med de forskellige begreber, når man skal beskrive, hvordan man kommer fra de overordnede målsætninger til konkrete handlinger – fra mål til plan :
Strategisk målsætning: Information om hvad strategien skal opnå, og hvad som er kritisk for succes i organisationen.
Strategisk målepunkt: Hvordan gennemførslen af strategien skal konstateres og måles (kr., antal,%, indeks).
Strategisk mål: Præstationsniveau eller behov for forbedring (xx mio.kr., xx% mv.).
Strategisk initiativ: Tiltag for at opnå de strategiske målsætninger (Hvad?/Hvem?/Hvornår? /Kapitalbehov-/Ressourcer?)
Handlingsplaner-/indsatsområder: Skriftlige operationelle planer-/aktiviteter som er nødvendige for at enheden skal nå sine målsætninger.
Planerne er typisk pr. kvartal. De indeholder en beskrivelse af initiativer-/aktiviteter, mål-/forventet resultat samt angivelse af ressourcer-/budget.
Overordnede handlingsplaner benævnes til tider som 'Grov-handlingsplan'-er.
Initiativer-/aktivitetsbeskrivelser: Detaljerede beskrivelser af enkeltaktiviteter, der skal sikre, at enheden når målene.
Initiativer-/aktivitetsbeskrivelsen er en detaljeret beskrivelse af handlingerne i handlingsplanen.
Indhold i en aktivitetsbeskrivelse : ansvarlig • start og slut tidspunkt • tværorganisatorisk afhængighed • formål med aktiviteten • mål : forventet resultat • planlægning : delaktiviteter, ansvarlig, tidspunkt, ressourcer • udførelse : beskrivelse af aktivitetens udførelse • opfølgning : evaluering af faktisk resultat-/ressourceforbrug.
Det er vigtigt at være opmærksom på forskellen mellem et Strategisk initiativ og Initiativer. Et strategisk initiativ er et projekt-/ program eller en handling-/tiltag som er koblet til de strategiske mål med henblik på at formindske gab’et mellem det langsigtede strategiske mål og her-og-nu-situationen.
Det strategiske initiativ er step 1 mod operationaliseringen af strategierne. Man kan også beskrive et strategisk initiativ som en strategisk handlingsplan. Et strategisk initiativ indeholder en beskrivelse af hvem som har ansvaret for projektet-/handlingen, forventede kapitalbehov-/ressourcer, hvornår det skal være gennemført, hvilke mål skal realiseres og hvornår, samt beskrivelse af afrapporteringen.
Handlingsplanen og initiativerne er step 2 og step 3 mod operationaliseringen af strategierne. Hvor handlingsplanen kan være mere overordnet på enhedsniveau, er initiativer-/aktivitetsbeskrivelserne meget konkrete. Af initiativer-/aktivitetsbeskrivelserne kan fremgå, hvordan den enkelte medarbejder kan bidrage til realiseringen af målene.
Balanced ScoreCard's for strategiske forretningsenheder
I Balanced ScoreCard-litteraturen benævnes en strategisk forretningsenhed som en SBU'er (Strategic Business Unit).
I en stor organisation kan der være mange forskellige forretningsområder-/segmenter-/enheder som har forskellige udfordringer-/opgaver, og dermed vidt forskellige strategier og målsætninger. Heraf følger, at man ikke kan bruge de samme økonomiske og øvrige målsætninger for alle SBU'ere i samme organisation.
Fordelen ved at bruge de samme målsætninger i alle perspektiver for alle forretningsenheder er, at det er let at håndtere, og det er lettere at benchmarke efter samme målestok. Den store og åbenlyse svaghed er, at man kan komme til at blande 'pærer og æbler' sammen.
Konklusionen er derfor, at man skal udarbejde ScoreCard's for de enkelte SBU'ere udfra de specifikke strategiske målsætninger og strategier de arbejder efter. SBU'en skal have sin egen veldefinerede strategi.
Kaplan og Norton skriver i deres bog Sådan bygges bro mellem vision, værdier og strategier - The Balanced ScoreCard (side 51) at en ideel strategisk forretningsenhed for et Balanced ScoreCard udfører aktiviteter langs en hel værdikæde. Dvs. innovation, drift, markedsføring, distribution, salg og service.
Når SBU'en har udarbejdet et Balanced ScoreCard vil dette så komme til at udgøre fundamentet for ScoreCard'ene i de enkelte afdelinger inden for SBU'en.
Dvs. der kan foretages en top-down proces indenfor SBU'en. Lederne i de enkelte afdelinger kan derefter udarbejde deres egne ScoreCard's som hænger sammen med den overordnede SBU's strategier og målsætninger. På denne måde er der tale om en integreret strategi mellem afdelinger og SBU'en total set.
Grafikken nedenfor illustrerer det samme som beskrevet ovenfor, men her tager top-down-processen udgangspunkt i et ScoreCard for hele organisationen efterfulgt af afdelings-, team-, og individuelle mål.
