Implementering

Fase 5: Systemer

Forside  ->  Implementering ->  Fase 5: Systemer

Balanced ScoreCard - Fase 5 - Systemer

Indledning

I forbindelse med implementering af Balanced ScoreCard kan man ikke komme udenom, at udnyttelsen af IT-/systemer er en meget vigtig brik – mængden af data kan hurtigt blive uoverskuelig - og dette kan ikke klares uden de nødvendige IT-værktøjer.

Efter at have arbejdet sig igennem implementerings-modellens første fire faser med opbygning af strategikort, målepunkter, ScoreCard og fastlæggelse af strategiske initiativer, så er tidspunktet kommet til hvordan dette skal udmøntes og etableres i praksis.

Situationen er at ScoreCard’et er færdigt – og hva’ så  Hvordan håndterer vi det rent systemteknisk?

Som nævnt under ”Fase 1.3 Organisering” bør IT-teamet dog sideløbende med udarbejdelsen af det endelige ScoreCard se på, hvordan data’ene kan fremskaffes samt kortlægge og vurdere eventuelle krav til (nye) systemer, datafangst mv.

For at kunne styre organisationen via KPI’erne kræves der en række data med en given kvalitet og frekvens. Mange af data’ene findes ikke i organisationen i forvejen – eller også har de en for dårlig kvalitet.

Fase 5 skal sikre, at rapporteringsstrukturen på KPI’erne accepteres og igangsættes, så det opbyggede og implementerede ScoreCard kan anvendes som målstyringssystem i den daglige drift – organisationen har jo netop i de tidligere faser defineret informationsbehovet via KPI-målepunkterne mv.

Det 'dummeste' man kan gøre er at købe et 'stort og fancy' BSC-system – og derefter gå i gang med fase 1! Det kan virke som en 'spændetrøje' for hele Balanced ScoreCard-processen.

Implementeringen af Balanced ScoreCard er ikke et projekt, som hverken skal forankres i IT-afdelingen - eller hos en leverandør af standard ScoreCard-software!

Hvilken systemløsning som organisationen vælger at gå efter, afhænger selvfølgelig af de behov og planlægnings- samt opfølgningsmæssige processer som systemet skal danne grundlag for. 

Ønsker man at samle al organisationens data i ét sted og i ét system? eller ønsker man et set-up som ikke kræver en avanceret datawarehouse-/software-løsning?

I bund og grund kunne en systemløsning være regneark + data og dokumenter på et fællesdrev + datafangst ved at brugerne selv indtaster i systemet! Mere kompliceret behøver det ikke at være.

Der er tale om en prioritering af ressourcer (hvad er budgetrammen for køb-/udvikling af løsning?). 

Men valg af systemløsning afhænger i sidste ende af:

Man kan jo altid starte ud med en 'prototype' - og derefter foretage løbende udbygning afhængig af behov.

Nedenfor er der eksempler på ledelsesprocesser som et Balanced ScoreCard-system kunne støtte op omkring:

Hvis man ønsker at udvikle-/købe sig til en IT-løsning - Hvilke krav skal man da stille til systemet?

Kravene til systemet afhænger jo af hvilke processer Balanced ScoreCard-systemet skal støtte op omkring jf. beskrivelsen ovenfor, antal brugere (forskellige behov), antal strategikort-/ScoreCard’s, automatisering af datafangst mv. 

Nedennævnte beskrivelse skal ikke på nogen måde anses for værende udtømmende, men give inspiration.

De overordnede krav til systemet skal være:

Mere konkret kan man også have følgende 'ønske-liste' til et system :

Sammenfattende kan det konkluderes, at valget af IT-løsning afhænger af følgende væsentlige elementer:

Det helt overordnede krav er selvfølgelig, at løsningen opfylder kravet om de ledelsesprocesser som systemet skal kunne håndtere.

Det tidligere website 'Balanced ScoreCard Collaborative' angiver fem vigtige områder som skal kunne håndteres for at en softwareløsning skal fungere tilfredsstillende:

Omkostningerne ved at implementere et 'dårligt' Balanced ScoreCard-system kan blive store - såvel økonomisk (software, konsulenter mv.) som organisatorisk. 

Et hensigtsmæssigt designet Balanced ScoreCard-system kan også være det element, som er med til at sikre en succesfuld implementering af Balanced ScoreCard i organisationen. 

Fase 5.1: Datafangst

Opgaverne i fase 5.1 er at etablere de nødvendige systemer og rutiner for at fremskaffe og rapportere på KPI’erne. 

Via implementerings-modellens første fire faser har organisationen defineret dens informationsbehov jvf. KPI’erne - og der skal nu etableres forretningsgange for hvem som har ansvaret for at indsamling, konsolidering og sammenstilling af data’ene.

Der skal tages stilling til følgende opgaver :

Udover ovennævnte opgaver-/spørgsmål kan der være mange andre 'ubekendte' faktorer som afhænger af den valgte IT-løsning, hvorfor der ikke her er muligt at opstille en fyldestgørende checkliste.

Fase 5.2: Rapportering

I denne fase skal der ske en afklaring af:

Som i enhver anden form for resultatrapportering skal den ansvarlige for ScoreCard’et vurdere enhedens præstationer mod de aftalte mål - og eventuelt iværksætte de nødvendige tiltag for at rette op på en udvikling som ikke følger den planlagte retning.

Det som skal kommenteres skal primært dreje sig om de fremtidige tiltag og ikke lange udredninger om, hvorfor det ikke blev som forventet. Fokus skal være på fremtiden, og hvad den enkelte enhed har tænkt sig at gøre for at rette op på tingene.

De beslutninger som bliver foretaget her i fase 5.2 vedr. rapporteringsdelen er ikke en 'engangsforestilling', men en kontinuerlig proces som udvikler sig sammen med det øvrige arbejde med Balanced ScoreCard’et i organisationen.

Der skal tages stilling til følgende opgaver:

Ovennævnte opgaveliste er ikke på nogen måde udtømmende, idet opgaver vedr. rapportering afhænger af den enkelte organisations størrelse, ambitionsniveau med Balanced ScoreCard, IT-løsning mv.

I 'ønskelisten' til et Balanced ScoreCard-system (jvf. omtale ovenfor) relaterer nedennævnte områder sig til rapporteringsdelen – dvs. hvilke krav kan-/bør man stille til systemet: