Implementering

Fase 5: Systemer

Forside  ->  Implementering ->  Fase 5: Systemer

Indledning

I forbindelse med implementering af Balanced ScoreCard kan man ikke komme udenom, at udnyttelsen af IT-/systemer er en meget vigtig brik – mængden af data kan hurtigt blive uoverskuelig - og dette kan ikke klares uden de nødvendige IT-værktøjer.

Efter at have arbejdet sig igennem implementerings-modellens første fire faser med opbygning af strategikort, målepunkter, ScoreCard og fastlæggelse af strategiske initiativer, så er tidspunktet kommet til hvordan dette skal udmøntes og etableres i praksis.

Situationen er at ScoreCard’et er færdigt – og hva’ så  Hvordan håndterer vi det rent systemteknisk?

Som nævnt under ”Fase 1.3 Organisering” bør IT-teamet dog sideløbende med udarbejdelsen af det endelige ScoreCard se på, hvordan data’ene kan fremskaffes samt kortlægge og vurdere eventuelle krav til (nye) systemer, datafangst mv.

For at kunne styre organisationen via KPI’erne kræves der en række data med en given kvalitet og frekvens. Mange af data’ene findes ikke i organisationen i forvejen – eller også har de en for dårlig kvalitet.

Fase 5 skal sikre, at rapporteringsstrukturen på KPI’erne accepteres og igangsættes, så det opbyggede og implementerede ScoreCard kan anvendes som målstyringssystem i den daglige drift – organisationen har jo netop i de tidligere faser defineret informationsbehovet via KPI-målepunkterne mv.

Det 'dummeste' man kan gøre er at købe et 'stort og fancy' BSC-system – og derefter gå i gang med fase 1! Det kan virke som en 'spændetrøje' for hele Balanced ScoreCard-processen.

Implementeringen af Balanced ScoreCard er ikke et projekt, som hverken skal forankres i IT-afdelingen - eller hos en leverandør af standard ScoreCard-software!

Hvilken systemløsning som organisationen vælger at gå efter, afhænger selvfølgelig af de behov og planlægnings- samt opfølgningsmæssige processer som systemet skal danne grundlag for. 

Ønsker man at samle al organisationens data i ét sted og i ét system? eller ønsker man et set-up som ikke kræver en avanceret datawarehouse-/software-løsning?

I bund og grund kunne en systemløsning være regneark + data og dokumenter på et fællesdrev + datafangst ved at brugerne selv indtaster i systemet! Mere kompliceret behøver det ikke at være.

Der er tale om en prioritering af ressourcer (hvad er budgetrammen for køb-/udvikling af løsning?). 

Men valg af systemløsning afhænger i sidste ende af:

• Mængden af data, der skal opsamles.

• Konsolidering (automatisering).

• Organisationens størrelse.

• Ressourcer til rådighed.

• Dynamisk løsning.

• Hurtighed.

Man kan jo altid starte ud med en 'prototype' - og derefter foretage løbende udbygning afhængig af behov.

Nedenfor er der eksempler på ledelsesprocesser som et Balanced ScoreCard-system kunne støtte op omkring:

• Strategi-proces (dokumentation, illustration af årsags-/virkningsrelationer, simulering mv.).

• Mål-proces (indrapportering af de kort og langsigtede måltal, budgettal, simulering mv.).

• Handlingsplan-proces (handlingsplanbeskrivelser til understøttelse af de strategiske mål mv.).

• Rapportering-proces (præsentation-/rapportering af ScoreCard’ets KPI’ere til organisationens forskellige målgrupper).

• Opfølgnings-proces (indrapportering af kommentarer til udviklingen i KPI’erne og til handlingsplaner-/aktiviteter-/indsatser samt opfølgning på de personlige ScoreCard’s).

Hvis man ønsker at udvikle-/købe sig til en IT-løsning - Hvilke krav skal man da stille til systemet?

Kravene til systemet afhænger jo af hvilke processer Balanced ScoreCard-systemet skal støtte op omkring jf. beskrivelsen ovenfor, antal brugere (forskellige behov), antal strategikort-/ScoreCard’s, automatisering af datafangst mv. 

Nedennævnte beskrivelse skal ikke på nogen måde anses for værende udtømmende, men give inspiration.

De overordnede krav til systemet skal være:

1. At det kan håndtere strategikort (udarbejdelse og vedligeholdelse).

2. Det skal være velegnet til at kunne kommunikere vision, målsætninger, målepunkter-/mål og indsatser-/aktiviteter samt opfølgning-/ analyser-/ udarbejdelse-/ vedligeholdelse på disse elementer.

3. Præsentation af resultater såvel numerisk som grafisk.

4. Automatiseret dataindsamling.

Mere konkret kan man også have følgende 'ønske-liste' til et system :

• Skal kunne anvendes i administreringen af strategi-/mål-/handlingsplan og opfølgningsprocesserne.

• Mulighed for simuleringer af forskellige scenarier (brugerne skal kunne ændre i KPI-værdier og dermed se effekten på øvrige målepunkter).

• Brugerne skal for egen enhed selv kunne opdatere systemet med de årlige handlingsplaner-/tiltag til de enkelte strategiske målepunkter, foretage løbende kommentarer samt revisioner til handlingsplaner-/tiltag.

• Brugerne skal kunne legaliseres til at hente kommentarer, handlingsplaner og tiltag frem for et højere organisatorisk niveau end ens eget.

• Brugerne har selv mulighed for at kommentere resultater og afvigelser, dvs. opfølgning på KPI-mål (systemet skal have læse-skrive-mulighed for visse brugere, så det ikke bare kan afvendes til ren rapportering, men også støtte op omkring andre processer som kræver en brugerdialog)

• Pædagogisk let at bruge (ikke et ekspert-værktøj).

• Web-baseret (adgang til systemet både internt samt via nettet, ingen installation af software på den enkelte brugers pc’er samt hurtig implementering af nye system-tiltag).

• Håndtere flere forskellige ScoreCard’s tilpasset organisationens divisoner-/afdelinger mv.

• Forklaringer til alle målepunkter, beregninger samt koblinger til de kritiske succesfaktorer illustreret via et årsag-/virkningsdiagram.

• Enkle indrapporteringsfaciliteter.

• Både skærm og papirbaserede rapporter

• Funktioner til grafisk præsentation af data (afvigelsesrapportering med farvekodning (grøn, gul og rød), histogrammer-/kurver (illustration af udvikling og trends), lagkagediagrammer (illustration af relative fordelinger) mv.).

• Mulighed for standardrapporter (alle legaliserede).

• Generering af egne rapporter (controllere-/specialister).

• Automatisk generering af påmindelser om nye data, tiltag mv. via skærmbillede, mail og SMS.

• Kunne vise status for målepunkterne i strategi-kortet (strategi-kortet skal kunne 'tegnes op' incl. årsags-/virkningssammenhænge og via farvemarkeringer vise status på strategi-implementeringen).

• Fleksibelt med hensyn til system-ændringer fra organisationen uafhængigt af leverandøren (fx. i forbindelse med ændringer i organisationen, ledelsesprocesser, formler mv.).

• ”Drill-down”-funktionalitet (kunne 'opløse' en KPI i de underliggende detaljerede data).

• ”Slice and dice” funktionalitet (brugeren kan selv vende og dreje data’ene i en matrix, vælge nye variable – fx vise enheder i steder for tidsperioder mv.).

• Valgfri farvekodning ved afvigelser mv.

• Valgfri præsentation af data enten i tabelform eller grafik eller en kombination heraf.

• Værktøjet skal være udviklet specielt til BSC og strategikort-arbejde.

• Skal kunne integreres med eksisterende ledelsesinformationssystem.

• Skal kunne understøttes af nuværende IT-platform.

• Udviklingsmuligheder (der skal være tale om et dynamisk system, idet balanceret målstyring er en løbende proces og ikke baseret på en statisk systemløsning).

• Let systemadministration-/vedligeholdelse-/brugerlegalisering.

Sammenfattende kan det konkluderes, at valget af IT-løsning afhænger af følgende væsentlige elementer:

• Pris

• Funktionalitet

• Teknisk løsning

• Udviklingspotentiale

Det helt overordnede krav er selvfølgelig, at løsningen opfylder kravet om de ledelsesprocesser som systemet skal kunne håndtere.

Det tidligere website 'Balanced ScoreCard Collaborative' angiver fem vigtige områder som skal kunne håndteres for at en softwareløsning skal fungere tilfredsstillende:

1. Strategikort med tema’er, målsætninger samt årsags-/virkningssammenhænge.

2. Rapportering af målepunkter, status, trends, afvigelser mv.

3. Initiativer, status, milepæle, ansvarlige, omkostninger.

4. Dialogvurderinger, automatiske påmindelser tilsendt via mail-systemet.

5. Rapporter.

Omkostningerne ved at implementere et 'dårligt' Balanced ScoreCard-system kan blive store - såvel økonomisk (software, konsulenter mv.) som organisatorisk. 

Et hensigtsmæssigt designet Balanced ScoreCard-system kan også være det element, som er med til at sikre en succesfuld implementering af Balanced ScoreCard i organisationen. 

Fase 5.1: Datafangst

Opgaverne i fase 5.1 er at etablere de nødvendige systemer og rutiner for at fremskaffe og rapportere på KPI’erne. 

Via implementerings-modellens første fire faser har organisationen defineret dens informationsbehov jvf. KPI’erne - og der skal nu etableres forretningsgange for hvem som har ansvaret for at indsamling, konsolidering og sammenstilling af data’ene.

Der skal tages stilling til følgende opgaver :

• Data-ejer: Hvem har ansvaret for at indsamle-/fremskaffe data?

• Data-kilde: Hvor kommer data’ene fra? (kilde-/edb-system-/database)

• Data-registrering: Hvem opdaterer databaser-/skemaer mv. til overførsel til BSC-system?

• Data-historik: Er der historiske tal?

• Data-kvalitet: Høj? Mellem? Lav?

• Data-frekvens: Realtid? Pr. time? Dagligt? Uge? Måned? Kvartal? Halvår? Årligt?

Udover ovennævnte opgaver-/spørgsmål kan der være mange andre 'ubekendte' faktorer som afhænger af den valgte IT-løsning, hvorfor der ikke her er muligt at opstille en fyldestgørende checkliste.

Fase 5.2: Rapportering

I denne fase skal der ske en afklaring af:

• Hvor ofte der skal rapporteres?

• Hvad der skal rapporteres?

• Hvordan der skal rapporteres?

• Hvem gør hvad, når der er afvigelser i forhold til planen-/de strategiske målsætninger?

Som i enhver anden form for resultatrapportering skal den ansvarlige for ScoreCard’et vurdere enhedens præstationer mod de aftalte mål - og eventuelt iværksætte de nødvendige tiltag for at rette op på en udvikling som ikke følger den planlagte retning.

Det som skal kommenteres skal primært dreje sig om de fremtidige tiltag og ikke lange udredninger om, hvorfor det ikke blev som forventet. Fokus skal være på fremtiden, og hvad den enkelte enhed har tænkt sig at gøre for at rette op på tingene.

De beslutninger som bliver foretaget her i fase 5.2 vedr. rapporteringsdelen er ikke en 'engangsforestilling', men en kontinuerlig proces som udvikler sig sammen med det øvrige arbejde med Balanced ScoreCard’et i organisationen.

Der skal tages stilling til følgende opgaver:

• Detaljeret beskrivelse af rapporteringsstrukturen.

• Layout og præsentationsmedie skal besluttes.

• Modtagere:

  • Hvem skal have hvilke data?

  • På hvilket tidspunkt skal de have data'ene?

• Niveau: På hvilket organisatorisk niveau skal de enkelte brugere kunne modtage rapportering? 

  • Koncern?

  • Division?

  • Afdeling?

  • Team?

• Frekvens: Hvor ofte skal der rapporteres på de enkelte KPI’ere

  • Realtid?

  • Pr. time?

  • Dagligt?

  • Uge?

  • Måned?

  • Kvartal?

  • Halvår?

  • Årligt?

• Hvad er 'spillereglerne' for opfølgning og handling på afvigelser?

  • Hvem gør hvad?

  • Hvornår?

  • Hvordan?

• Der skal udarbejdes en beskrivelse for ScoreCard-opfølgningen.

  • Hvordan skal den enkelte enheds ScoreCard’et evalueres?

  • Hvor meget vægter mål-% i forhold til udviklings-%?

  • Hvor meget vægter mål-% og udviklings-% i forhold til performance-/benchmarking?

• Der skal udarbejdes en implementeringsplan for træning af topledere/mellemledere/medarbejdere til at anvende ScoreCard’et i den daglige drift.

  • (Hvordan læses ScoreCard’et?

  • Hvornår og hvordan skal vi reagere på afvigelser?

  • Hvem gør hvad?

Ovennævnte opgaveliste er ikke på nogen måde udtømmende, idet opgaver vedr. rapportering afhænger af den enkelte organisations størrelse, ambitionsniveau med Balanced ScoreCard, IT-løsning mv.

I 'ønskelisten' til et Balanced ScoreCard-system (jvf. omtale ovenfor) relaterer nedennævnte områder sig til rapporteringsdelen – dvs. hvilke krav kan-/bør man stille til systemet:

• Der skal være mulighed for både skærm og papirbaserede rapporter.

• Rapporteringen skal kunne vise status for målepunkterne i strategi-kortet (strategi-kortet skal kunne 'tegnes op' incl. årsags-/virkningssammenhænge og via farvemarkeringer vise status på strategi-implementeringen – Hvor langt er organisationen i forhold til målsætningerne?

• Mulighed for valg af standardrapporter eller generering af egne rapporter.

• 'Drill-down'-funktionalitet (kunne 'opløse' en KPI i de underliggende detaljerede data).

• 'Slice and dice'funktionalitet (brugeren kan selv vende og dreje data’ene i en matrix, vælge nye variable – fx vise enheder i steder for tidsperioder mv.).

• Valgfri farvekodning ved afvigelser mv.

• Valgfri præsentation af data enten i tabelform eller grafik eller en kombination heraf.