Fase 6: Opfølgning

Kaplan & Norton | Overvågning og læring / Test og tilpasning

I 2008 udkom bogen 'The Execution Premium: Linking Strategy to Operations for Competitive Advantage'. Med denne bog introducerede Kaplan og Norton et nyt selvstændigt og omfattende ledelsessystem, som skal sammenkoble organisationens drift og strategi. 

I bogen kommer Kaplan og Norton med anbefalinger til, hvordan organisationen monitorer eksekveringen af strategien via 'Fase 5: Overvågning og læring' samt 'Fase 6: Test og tilpasning' i deres model for strategieksekvering.

Efter at organisationen har udviklet både strategien og de operationelle planer, så skal strategien eksekveres. Eksekveringen sker via produktion og levering af produkter samt services til organisationens kunder, implementere initiativer og procesforbedringer.

De strategiske målsætninger skal implementeres via en løbende kontrol og justering af performance. Ledelsen har til opgave at sørge for, at den fastsatte kurs holdes. 

Fase 5 tager udgangspunkt i den løbende overvågning af driften, såvel som performancemåling og læring. De operationelle planer skal implementeres effektivt ved at overvåge resultaterne. Disse resultater skal give organisationen information og læring, så de kan bruges til drifts- og strategiforbedringer samt indsigt i hvilke justeringer, der er nødvendige for at opnå de strategiske målsætninger. 

For at kunne realisere dette, så er anbefalingen, at der er to forskellige typer af møder, som organisationen skal afholde. Det er henholdsvis både operationelle og strategiske reviewmøder.

Kursen skal holdes gennem afholdelse af disse møder, hvor de operationelle og strategiske udfordringer drøftes. Det helt overordnede mål med møderne er, at opdatere og eventuelt justere strategien efter organisationens behov. 

Resultaterne fra møderne skal deles med alle organisationens ansatte. Der skal lægges vægt på, at møderne afholdes særskilt fra hinanden. Hermed sikres det, at strategiimplementering og –tilpasning ikke tilsidesættes til fordel for kortsigtede operationelle og taktiske punkter. 

Fase 5: Overvågning og læring

Operationelle reviewmøder

På de operationelle afdelingsbaserede reviewmøder evalueres organisationens kortsigtede performance i forhold til den ønskede strategiske kurs. Der skal også tages stilling til nyligt opståede udfordringer som kræver akut indgriben. 

• Salgsafdelingen kan mødes for at drøfte de seneste kundeordrer og muligheder, samt eventuelle problemer i relation til kunderne. 

• Marketingafdelingen kan mødes for at drøfte planer eller resultater af reklamer og kampagner. 

• Driftsafdelingen kan mødes for at tage stilling til produktions-, vedligeholdelses-, og reparationsplaner. 

• Indkøbsafdelingen kan mødes for at diskutere leveringstider, kvalitet og leverandørkontrakter. 

• Finansafdelingen kan mødes for at diskutere de kortsigtede cash flow udfordringer samt forsinkede betalinger til leverandører med mere. 

De operationelle reviewmøder bør afholdes, når der er et behov for det. Formålet er at løse de kortsigtede udfordringer og muligheder. Mødedeltagerne er medarbejdere fra de enkelte afdelinger, som er eksperter inden for de relevante emner, som skal diskuteres på mødet.

Møderne skal være korte og fokuserede. Mødetiden skal anvendes på analysering, problemløsning samt beslutningstagen omkring nye operationelle tiltag. Informationerne til møderne kommer fra operationelle dashboards.

Strategiske reviewmøder

Under de strategiske reviewmøder skal spørgsmålet besvares om, hvorvidt organisationen er god til at gennemføre strategien. Her gennemgår organisationens ledelse, hvordan det går med implementeringen af strategien. 

På de strategiske reviewmøder deltager medarbejdere fra en forretningsenhedens ledelse. De skal overvåge og drøfte strategien for den specifikke enhed. Operationelle spørgsmål skal ikke diskuteres møderne. Der skal være mødepligt og en klar forventning om aktiv deltagelse på møderne. Møderne er mere tværfunktionelle end de operationelle reviewmøder. 

Der skal være en åben dialog omkring, hvorvidt eksekveringen af strategien er på rette kurs. Der analyseres ned på de enkelte strategiske temaer og perspektiver i strategikortet. 

Eventuelle udfordringer og forhindringer for eksekveringen skal identificeres, og der skal fremkommes med løsningsforslag til dem. Endvidere skal det forsøges fastlagt, hvorfor problemstillingerne er opstået. Mødets formål er drøftelse af spørgsmål og problemløsning samt handlingsplaner. 

Samtidig uddelegeres ansvar til de relevante medarbejdere. Strategimøderne er grundlæggende detaljeorienterede, hvormed det vil være meget tidskrævende, at arbejde med hele strategikortet til hvert møde. 

Derfor organiseres strategimøderne ud fra de strategiske temaer, hvor temaejerne er ansvarlige for at indsamle og distribuere de relevante data forud for mødet. Til hvert møde arbejdes der dybdegående med et eller to af de strategiske temaer, hvilket sikrer at samtlige af de strategiske temaer gennemarbejdes mindst én gang per kvartal.

Mødefrekvensen kan være forskellig fra organisation til organisation. De bør dog afholdes mindst én gang om måneden. Dog ikke ugentligt. Nogle strategier kan være langsigtede, og behandles kun på møderne hvert kvartal.

Overblik - Overvågning og læring

1. Operationelle reviewmøder | Har vi driften under kontrol?

• Målsætning: At overvåge og styre den kortsigtede finansielle og operationelle performance i organisationen.

• Barrierer: De udvalgte KPI'er og dashboards som lederne revurderer er ikke af en afgørende betydning for selve strategien.

• Enablere:

  • Drivermodeller

  • Variansanalyser

  • Opdatering af KPI dashboards

  • Teambaseret problemløsning

  • Opfølgningsprogram

2. Strategiske reviewmøder | Er vi gode til at implementere strategien?

• Målsætning: At overvåge og styre de strategiske initiativer og Balanced ScoreCard.

• Barrierer: 

  • Utilstrækkelig tid til at drøfte strategiimplementeringen på møder. 

  • Strategiske tværgående forretningsinitiativer overvåges eller styres ikke for resultater.

• Enablere:

  • Temaovervågning

  • Initiativporteføljeovervågning

  • Temateam

Styring af dagsorden 

Fase 6: Test og tilpasning

Strategitestnings- og justeringsmøder

Uanset hvor godt det udviklede strategikort og Balanced ScoreCard er, så er der der ingen garanti for, at organisationen vil være i stand til at implementere strategien succesfuldt. Der kan opstå usikkerhed omkring validiteten af selve strategien. Strategien kan testes på flere forskellige måder. Der findes ikke én bestemt måde at gøre det på.  

Både strategikortet og Balanced ScoreCard består af en række hypoteser. Der findes en række sammenhængende opfattelser ved implementeringen af både strategikort og Balanced ScoreCard. De skal løbende testes og eventuelt justeres, idet der kan være kommet nye informationer i både det interne og eksterne miljø.

Fase 6 består af et strategitestnings- og justeringsmøde. Mødet har til formål at finde frem til, om strategien overhovedet fungerer i organisationen, og om det er nødvendigt med eventuelle ændringer eller tilpasninger, for at sikre kontinuerlig forbedring. Det skal testes om de fundamentale strategiske antagelser til stadighed er gældende . 

Ledelsen har formuleret strategien ud fra en analyse af det interne og eksterne miljø, kundepræferencer samt årsags-virknings-sammenhænge. 

Idet formuleringen af en strategi ikke er 'eksakt videnskab', så kan der være behov for justeringer eller test af strategien. Det er opgaven på strategitestnings- og justeringsmødet. Lederne har mulighed for at teste validiteten af strategien og ikke blot eksekveringen, samt en eventuel modificering af strategien over tid.

Mødet skal som minimum skal afholdes årligt. Kvartalsvise møder er dog at foretrække, afhængig af markedskonkurrencen .

Ledelsen skal under mødet observere, hvor der har været problemstillinger med den nuværende strategi, og hvor den nuværende strategi har været succesfuld. Alle medarbejdere i hele organisationen skal kunne høres under disse møder. Medarbejdernes erfaringer i løbet af året skal have den fulde opmærksomhed fra ledergruppen. 

For at kunne svare på spørgsmålet om, hvorvidt strategien fungerer, så skal både strategikortet og ScoreCard'et anvendes på mødet. Udover performancedata fra Scorecard'et, så inddrages desuden information vedrørende aktuelle eksterne faktorer ud fra en PESTEL-analyse, samt organisationens konkurrencemiljø som metoder til at forstå de eksterne vilkår. 

På baggrund af data og analyser kan ledelsen undersøge, hvor strategien er implementeret succesfuldt, og hvor den slår fejl. Her kan anvendes statistiske modeller og økonomiske analyser, hvor de strategiske antagelser testes kvantitativt.

Hvis ledelsen ikke finder eventuelle tilpasninger nødvendige, så bekræfter ledelsen blot, at den nuværende strategi fungerer tilfredsstillende. 

Hvis der findes fejl eller problemstillinger, så skal ledelsen opdatere og tilpasse strategien, hvormed en ny cyklus af de seks faser iværksættes. Processen starter igen med den nye og justerede strategi. Her fastsættes nye målsætninger, mål, strategiske initiativer, salgs- og driftsplaner, procesforbedringsprioriteringer, ressourcekapacitetskrav, opdateret finansplan og budgetter gennem en ny proces. 

Eksterne forhold kan medføre, at ledelsen skal revurdere eventuelle ændringer til strategien eller om denne skal opgives. Det kan fx være på baggrund af konkurrenters nye tiltag eller strategiske ændringer. 

Der skal også tages stilling til nye strategiske muligheder foreslået af organisationens medarbejdere. Medarbejderne er tættere på kunderne og proceseksekveringen end lederne. 

Medarbejderne bør opfordres til at udvikle ideer til eventuelt nye strategiske muligheder. Efterfølgende kan lederne forholde sig til ideerne, og drage nytte af dem i samarbejde med medarbejderne. Dette er også med til at sikre, at medarbejderne har et medansvar for strategien, og dermed motivation til en succesfuld strategieksekvering. 

Det betyder, at selve strategikortet og Balanced ScoreCard'et skal modificeres og opdateres med henblik på at sikre en forbedring af strategien. Det handler for organisationen om at sætte scenen for de kommende opfølgningsmøder. Dette gælder alt fra operationelle reviewmøder til strategitestnings- og justeringsmøder.

Overblik - Test og tilpasning

 Strategitestnings- og justeringsmøder | Fungerer vores strategi efter hensigten?

• Målsætning: Regelmæssig vurdering af hvorvidt resultaterne i årsags-virknings-sammenhængene indfinder sig som forventet.

• Barrierer: 

  • Ingen tilgængelige data til vurdering og testning af de hypoteser som ligger til grund for strategien. 

  • Utilstrækkelig kapacitet i strategianalyse til at teste strategien. 

  • Medarbejderne opmuntres ikke til at foreslå nye strategiske tiltag.

• Enablere:

  • Analytiske undersøgelser

  • ABC modeller af både produkt- og kundelønsomheden

  • Test af årsags-virknings-sammenhænge

  • Revurdering af opdukkede strategier