Behov for BSC-system
Hvordan skal den daglige styring foregå, og hvordan udformes den egentlige Balanced ScoreCard ledelsesinformation på en lettilgængelig og overskuelig måde?
Dette spørgsmål er der mange svar på, men det afhænger primært af, hvor i organisationen informationen skal anvendes.
Jo højere op man kommer i organisationen, jo mindre detaljeret skal-/kan informationsgraden være. Tallene skal indikere tendenser, hvorefter man kan udvælge områder som kræver nøjere opmærksomhed og analyse (drill-down-facilitet).
Nogle organisationer har BSC-systemer baseret udelukkende på papir og blyant eller regneark. Nogle organisationer har valgt at bruge ressourcer på systemer som afvikles i organisationens intranet eller web-applikationer.
Om et Balanced ScoreCard-projekt bliver en succes eller en fiasko afhænger ikke direkte af IT-systemer, men evnen og viljen til føre Balanced ScoreCard-konceptet ud i hele organisationen - til alle medarbejdere.
Hvis man bliver spurgt om IT er forudsætningen for Balanced ScoreCard er svaret et klart NEJ. Det er ikke de flotte skærmbilleder som skaber forandring og udvikling.
Dog vil anvendelsen af IT selvfølgelig betyde, at brugen af Balanced ScoreCard bliver meget hurtigere og mere dynamisk - og i sidste ende det mindst ressourcekrævende.
Hvordan Balanced ScoreCard-rapporteringen og opfølgningen skal foretages set i forhold til IT-anvendelse, hænger primært sammen med organisationsstørrelsen, samt mængden af data, der skal opsamles og konsolideres.
Konklusionen er, at organisationen godt kan spare de helt store IT-investeringer, da de har mindre betydning for realiseringen af de strategiske målsætninger.
Men hvorvidt man vælger 'en stor og forkromet løsning' eller noget mindre afhænger jo helt og holdent af organisationens 'pengepung'.
”Performance control systems can serve as two purposes, to measure and to motivate.” (Henry Mintzberg)
Krav til BSC-system
Hvis man ønsker at udvikle-/købe sig til en IT-løsning - hvilke krav skal man da stille til systemet?
Nedennævnte beskrivelser skal ikke på nogen måde anses for værende udtømmende, men give inspiration.
De overordnede krav til systemet skal være:
At det kan håndtere strategikort (udarbejdelse og vedligeholdelse).
Det skal være velegnet til at kunne:
Kommunikere vision, målsætninger, målepunkter-/mål og indsatser-/aktiviteter.
Opfølgning-/Analyser-/Udarbejdelse-/Vedligeholdelse på ovennævnte elementer.
Præsentation af resultater såvel numerisk som grafisk.
Mere konkret kan man også have følgende ønsker til et system:
Pædagogisk let at bruge (ikke et ekspert-værktøj!).
Web-baseret (hurtig implementering af nye system-tiltag).
Enkle indrapporteringsfaciliteter.
Funktioner til grafisk præsentation af data (histogrammer, lagkagediagrammer mv.).
Mulighed for standardrapporter (alle legaliserede) og generering af egne rapporter (controllere-/specialister).
Fleksibelt med hensyn til systemændringer fra organisationen (uafhængigt af leverandøren).
Værktøjet skal være udviklet specielt til BSC og strategikort-arbejde.
Skal kunne integreres med eksisterende ledelsesinformationssystem.
Skal kunne understøttes af nuværende IT-platform.
Udviklingsmuligheder (dynamisk system).
Let systemadministration.
Sammenfattende kan det konkluderes, at valget af IT-løsning afhænger af følgende væsentlige elementer:
Pris.
Funktionalitet.
Teknisk løsning.
Udviklingspotentiale.
Omkostningerne ved at implementere et 'dårligt' BSC-system kan blive store - såvel økonomisk (software, konsulenter mv.) som organisatorisk.
Et hensigtsmæssigt designet BSC-system kan også være det element, som er med til at sikre en succesfuld implementering af Balanced ScoreCard i organisationen.
”The Balanced Scorecard strategic management system works best when used to communicate vision and strategy, not to control the actions of subordinates. ” (Gerry Isom)
'Drill Down' og 'Detect and Alert'
I forbindelse med søgning efter informationer på nettet vedr. Balanced ScoreCard, kan man møde de virksomheder, som lever af at sælge software til implementering af konceptet.
I denne forbindelse støder man på begreber som 'Drill Down' og "Detect and Alert". Hvad betyder de?
Drill Down indebærer, at man kan bevæge sig ned på et lavere og mere detaljeret niveau i sit ScoreCard, indtil man finder den information man ønsker - Hvor er afvigelserne og hvorfor?
Man går fra toppen af organisationens hierarki ned til det område-/afdeling, man ønsker at analysere performance for. 'Drill Down' vil primært blive brugt af organisationens controllere, men muligheden skal også være tilstede for topledelsen ved afvigelser/ændringer ift. plan og mål samt benchmarking med sammenlignelige enheder.
Detect and Alert indebærer, at brugeren af BSC-systemet ved opstart af systemet vil få en indikation via pop-up-besked eller blinkende ikon, som fortæller, at der er et problemområde, som der skal tages action på.
Brugeren skal selv have mulighed for at foretage indstillinger for, hvornår der gives 'Detect and Alert' for en given KPI.
Herefter vil brugeren blive ført ned til problemområdet for at analysere/scanne problemstillingen, og derefter stille 'diagnosen'. Det efterfølges så af konkrete aktiviteter og initiativer.
Man kan let blive fascineret af ovennævnte muligheder og tro, at implementering af Balanced ScoreCard kræver investering i dyr software med flotte skærmbilleder, samt opbygning af et datawarehouse.
Realiteten er nok, at et Balanced ScoreCard's succes ikke afhænger af IT - men af mennesker med den rette holdning, evne og vilje! Teknikken er kun et værktøj, men selvfølgelig er det rart med et BSC-system med automatisk dataindsamling og analyse, samt et farverigt skærmbillede.
Først projekt – Siden IT
(Robert Kaplan statements fra foredrag i København foråret 2006)
Robert Kaplan: “Vi opmuntrer dem til først at tænke grundigt over, hvordan Balanced ScoreCard skal anvendes, og sørge for, at ledelsen er involveret i og forpligtet på Balanced ScoreCard-projektet. Virksomhederne bør ikke træffe beslutningen om valg af system i denne fase.
Men mellem 9 og 15 måneder henne i projektet sker det ofte, at der opstår et ønske om at automatisere Balanced ScoreCard, og det er ekstremt værdifuldt at flytte Balanced ScoreCard over på et system, der automatiserer arbejdet.
Det betyder, at der findes én og kun én version af sandheden. Systemet kan fødes med data fra underliggende databaser, og det kan deles af medarbejdere og ledelse via web. Alle kan deltage og ikke kun se resultaterne, men også kommentere dem.
Vi anser samarbejde mellem ledelse og medarbejdere for at være en nøglefaktor – det er ikke envejskommunikation, der er brug for. Tværtimod kan det være vigtigt for ledelsen at få forslag fra medarbejderne om, hvordan bestemte opgaver kan løses bedre.
Hvis det skal lykkes, så er det nødvendigt at have en eller anden form for automatiseret løsning, som spredes bredt ud i virksomheden, og giver adgang til tovejskommunikation”.