Formålet med en BSC-styrkeprofil
I den omfattende litteratur som er udgivet omkring Balanced ScoreCard vil du sandsynligvis ikke kunne finde nogle beskrivelser af en 'Balanced ScoreCard styrkeprofil'.
Website Balanced ScoreCard's idé til udarbejdelsen af en styrkeprofil kommer to steder fra.
Dels fra revisions-/regnskabsbranchen, hvor man udarbejder virksomheds styrkeprofiler i forbindelse med etablering af virksomheder eller nye aktiviteter (Er forretningsgrundlaget holdbart?, Er aktiviteten rentabel? mv.), og hvor der efterfølgende foretages en 'risikobedømmelse'.
Desuden kommer idéen også fra den traditionelle SWOT-analyse.
Formålet med Balanced ScoreCard styrkeprofilen er den samme som ved virksomheds styrkeprofiler og SWOT, dvs. at kortlægge forretningsenhedens stærke og svage sider i forhold til dens egne strategiske målsætninger-/KPI'ere.
Styrkeprofilen skal bruges til at sætte en score på ScoreCardet's KPI'ere. Der er altså tale om en intern selvevaluering omfattende en vurdering af status, styrker og svagheder samt forbedringsmuligheder.
Hvad forskel er der så på at sidde med forretningsenhedens ScoreCard foran sig på skærmen-/skrivebordet og foretage en vurdering her og nu i forhold til udarbejdelsen af en styrkeprofil?
Pointen med styrkeprofilen-/selvevalueringen er, at den kan bruges som et dialogværktøj mellem ledelsen og niveauet nedenunder (forretningsenheden kan dog også bruge værktøjet uafhængigt af andre interessenter).
Dvs. forretningsenheden bedømmer sig selv på en skala fra 1 til 10 - og ledelsen foretager også en bedømmelse af forretningsenheden.
Hvis ledelsen og forretningsenheden har den samme bedømmelse-/opfattelse af situationen, ja så vil et evt. møde kunne afvikles på få minutter (det kører jo efter planen!).
Men har man ikke den samme bedømmelse af situationen er der grundlag for dialog omkring hvad der er sket (fortid) og hvad der skal ske (fremtid).
Derfor er styrkeprofilen et dialogværktøj med fokus på det fremadrettede, og ikke en karakterbog på det, vi ikke kan gøre noget ved (fortiden).
Gennem dialog kommer man generelt længere med erkendelser end som 'enkeltindivid' og dialogen skaber også samtidig ny indsigt, synergi, læring og videndeling.
Værktøjets styrke er altså dialogen mellem ledelse og forretningsenhed, hvor man skaber en fælles forståelse-/opfattelse af status og forventninger, hvilke indsatser skal der til for at nå de fastlagte-/planlagte resultater samt værktøjet fremmer dialogen mellem ledelse og forretningsenhed.
På baggrund af praktiske erfaringer med værktøjet har tilbagemeldingerne været, at denne 'visualisering' af forretningsenhedernes styrker og svagheder i ScoreCard'et har givet en nemmere kommunikation overfor medarbejderne.
'Hvad er min leders vurdering af vores aktuelle situation?' - et 'Helbredscheck'. Lederne har været glade for den dybere bearbejdning af enhedens ScoreCard til brug for en ledelsesdialog (dvs. en systematisk og tilbagevendende evaluering af indsatser- /resultater-/nye initiativer ).
Beskrivelse af styrkeprofil-værktøj - version 1.0
Brugen af farver i styrkeprofilen er med til at skabe et hurtigt visuelt overblik over ScoreCard'et styrker og svagheder i lighed med traditionel rapportering.
Der er anvendt farvemarkeringer med følgende indikationer:
Grøn= Målopfyldelse.
Gul= Ikke målopfyldelse, men situationen er ikke så alvorlig, at den kræver en handlingsplan her og nu.
Rød= Enheden er langt fra målopfyldelse og der kræves en handlingsplan for, hvilke indsatser der kræves for at rette op på situationen.
I nedennævnte version 1.0 er der markeret med pastelgrøn, hvilke elementer som er 'variable' i styrkeprofilen.
Opgaven består i, at foretage en vurdering af de enkelte KPI'ere i ScoreCard'et (markeret med lysegul) på en skala fra 1 til 10, hvor en score fra 1 til 4 er i det 'røde felt', en score på 5 eller 6 er acceptabel samt en score mellem 7 og 10 er i det 'grønne felt'.
Balanced ScoreCard styrkeprofil - version 1.0 :
Som beskrevet på siden om 'Balanced ScoreCard-rapportering' består en vurdering af forretningsenhedens ScoreCard traditionelt af to områder:
Mål-% (det forventede resultat for året (estimat) i forhold til oprindelig KPI-mål).
Udviklings-% (udviklingen fra forrige til seneste periode).
Ved anvendelse af Balanced ScoreCard styrkeprofilen tilføjes der yderligere en vurderings-'dimension': 'Performance'.
Udover en vurdering af hvordan forretningsenheden ligger i forhold til egne mål og en vurdering af udviklingen, så skal der også foretages en vurdering af performance.
Med performance menes der en vurdering af, hvordan forretningsenheden resultatmæssigt ligger i forhold til andre sammenlignelige enheder (benchmarking) - Performer forretningsenheden 'godt eller skidt' i forhold til andre enheder?
I ovennævnte version 1.0 skal en vurdering af Mål-% + Udviklings-% + Performance foretages samlet, og ikke hver for sig.
I version 2.0 som du kan læse om længere nede på siden er der foretaget en opdeling på Mål-% • Udviklings-% • Performance. Ved denne tredeling kan ledelsesdialogen foretages mere nuanceret og 'pærer og æbler bliver ikke blandet sammen'.
Nedenfor kan du se et eksempel på en udarbejdet styrkeprofil i version 1.0.
Beskrivelse af styrkeprofil-værktøj - version 2.0
Som beskrevet ovenfor består en nuanceret vurdering af en forretningsenheds ScoreCard både af en vurdering af Mål-%, Udviklings-% og Performance.
Hvor meget hver af disse tre vurderings-'dimensioner' skal vægte kan være forskellig fra forretningsenhed til forretningsenhed.
I nedennævnte eksempel vægter Mål-% med 20%, Udviklings-% med 30% samt Performance med 50%.
Udover en vægtning af Mål-% mv. kan der også foretages en vægtning af de enkelte perspektiver.
I nedennævnte eksempel vægter økonomi-perspektivet med 50%, kundeperspektivet med 30%, forretningsprocesser-perspektivet med 10% og medarbejder-perspektivet med 10%.
For hver enkelt KPI (markeret med lysegul) skal der foretages en vurdering og indtastning i de pastelgrønne felter (én vurdering af status ift. mål, én vurdering af udviklingen og én vurdering af performance).
På baggrund af disse tre vurderinger beregnes en vægtet score for KPI'en (jvf. vægtningen af Mål, Udvikling og Performance)
Som det fremgår af grafikken nedenfor er der også foretaget en vægtning af de enkelte KPI'ere under hvert perspektiv.
Nogle KPI'ere har større strategisk vægt end andre indenfor de enkelte perspektiver. Af grafikken kan aflæses at 'KPI-økonomi 2' har en vægtning på 20% (kunne fx være basisindtjening ift. samlede kapacitetsomkostninger).
Hver af disse KPI-vægte i de enkelte perspektiver påvirker beregningen af den 'Samlet vægtet score : xxxxxxx'.
Balanced ScoreCard styrkeprofil version 2.0 kan umiddelbart virke meget 'teknisk' at beskrive og anvende, men når ledelse og forretningsenhed er blevet enige om de forskellige vægte, ja så er det et glimrende værktøj i den månedlige-/kvartalsvise ledelsesdialog-/opfølgning.
Styrkeprofilen har været anvendt i den finansielle sektor og brugerkredsen har ikke vurderet værktøjet til at være for 'teknisk eller bureaukratisk', men et godt grundlag for en ledelsesdialog.
I forhold til version 1.0 skal der selvfølgelig foretages en hel del flere vurderinger, men kvaliteten i styrkeprofilen stiger også tilsvarende.
Nedenfor kan du se et eksempel på en udarbejdet styrkeprofil i version 2.0.
Forudsætninger for at anvende styrkeprofilen
De vigtigste nøgleord for at anvende Balanced ScoreCard styrkeprofilen i organisationen er åbenhed og reel vilje til at reflektere over situationen.
Endvidere skal man selvfølgelig også være villig til at diskutere denne situation med ledelse og medarbejdere. Anvendelse og implementering af styrkeprofilen kræver dog at alle parter er enige om formålet og anvendelsen af styrkeprofilen.
Hvad kan styrkeprofilen også anvendes til?
Udover den løbende brug af styrkeprofilen til evaluering og vurdering af forretningsenheden kan den også bruges som et værktøj i den årlige planproces.
Styrkeprofilen kan anvendes som et element i arbejdet med at fastlægge mål, indsatser og prioriteringer til brug for det kommende års forretningsplaner.
Teknik
Ovennævnte eksempler på Balanced ScoreCard styrkeprofiler er udarbejdet i Microsoft Excel af website Balanced ScoreCard.