Balanced ScoreCard som styringsværktøj
Ved at organisationen udnytter Balanced ScoreCard’s muligheder optimalt, så kan Kaplan og Norton's model give organisationen et styringsværktøj med vægt på både økonomiske og ikke-økonomiske måltal.
Styringsværktøjets hensigt er, at få strategien kommunikeret ud til hver enkelt medarbejder i hele organisationen, som herved får den indsigt og forståelse af de fælles strategiske mål, der skal til, for at kunne udføre de rette handlinger.
Ved at benytte Balanced ScoreCard omsættes visionen og strategierne til håndgribelige og håndterbare målsætninger og måltal, som repræsenterer en balance mellem eksterne mål for aktionærer og kunder, samt interne mål for vigtige forretningsprocesser og medarbejdere.
Da der i Balanced ScoreCard bl.a. måles på ikke-økonomiske måltal og på bløde værdier, så fremhæves de værdier som på lang sigt kan tilføre organisationen værdi.
Derved skaber Balanced ScoreCard et helhedsbillede af organisationen, dens mål, værdier, ressourcer og kompetencer. På denne måde kan ledelsen følge organisationen meget tæt og dermed styre den i den rigtige retning.
Balanced ScoreCard benyttes til at samle alle trådene i organisationen, og dermed skabe et overblik over, om den når de mål den skal.
Fordelene ved at benytte Balanced ScoreCard opdager de fleste organisationer, så snart de formår at anvende det som styringsværktøj. Her opdager organisationerne ifølge Kaplan og Norton, at Balanced ScoreCard kan benyttes til:
At præcisere og nå til enighed om strategien.
At kommunikere strategien videre til hele organisationen.
At rette afdelingernes og de personlige mål ind efter strategien.
At koble strategiske målsætninger sammen med langsigtede mål og årsbudgetter.
At identificere og rette strategiske initiativer ind.
At udføre periodiske og systematiske strategigennemgange.
Få feedback for at lære om og forbedre strategien.
Et af de vigtigste resultater ved implementering af Balanced ScoreCard er den systematiske feedback på eksekveringen af strategien. En feedback som gør organisationen i stand til løbende at følge udviklingen i realiseringen af de strategiske målsætninger. Det skaber grundlaget for en succesfuld organisation.
"Afvigelser fra planlagt performance bliver ikke brugt til at pege fingre eller fordele skyld og ansvar. Afvigelserne bliver snarere brugt som muligheder for læring." (Kaplan og Norton)
Traditionel økonomistyring
Balanced ScoreCard fokuserer på de faktorer som skaber værdier på lang sigt - det fremadskuende perspektiv. Fokus er på det vi kan gøre noget ved, dvs. det som sker i morgen. Det som er sket i går, kan vi jo ikke rigtigt gøre noget ved - men lære af!
Dette skal ses i modsætning til traditionel økonomistyring og regnskabsaflæggelse, hvor fokus primært er rettet mod fortiden, og som ikke tager hensyn til fremtidens forandringer i markedet samt de forhold som skaber værdi fremover.
Traditionelle regnskaber fokuserer på de økonomiske effekter af organisationens præstationer - det som er passeret forbi, dvs. historisk fokus.
Den traditionelle regnskabsaflæggelse er styret af kvartals- og årsregnskaber som blev udviklet for 'herrens mange år siden' til brug for handelsselskaber og organisationer i den industrielle tidsalder.
De økonomiske resultater er selvfølgelig stadig afgørende for organisationens eksistens, men de er ikke tilstrækkelige som målestok for organisationens fremtidige strategiske udvikling og resultater.
Traditionelle regnskaber har udover ovennævnte ulempe, at de retter fokus bagud, at de ikke synliggør organisationens investeringer i medarbejderkompetencer, kunderelationer og IT-løsninger - og sammenhængen mellem disse.
På denne baggrund siger de traditionelle regnskaber mindre om organisationens fremtidige indtjenings- og vækst muligheder, produktivitetsstigninger eller trusler.
Problemet i traditionelle 'regnskabssystemer' er også, at de ikke kommunikerer hvordan de langsigtede mål (3-5 år) skal nås, men fokus er på opnåelse af de kortsigtede økonomiske mål (kun budgetåret).
Virksomhedsstyring
Balanced ScoreCard's store styrke er den direkte kobling mellem vision-/strategier, og den daglige drift. Organisationens overordnede strategi oversættes til håndgribelige operationelle mål, krav og kriterier via en top-down proces.
Man opnår et 'helhedsbillede' af organisationen via strukturen med opdeling af strategikortet i perspektiver. Formålet med ScoreCard'et er at skabe balance mellem perspektiverne for at sikre, at indsatsen målrettes så målene nås.
Balanced ScoreCard giver gennem de fire perspektiver balance mellem: kort- og langsigtede mål; hårde objektive mål og bløde subjektive mål; forventede resultater og hvad der driver disse; eksterne (via aktionærer og kunder) og interne mål for vigtige interne processer og medarbejdere.
Med Balanced ScoreCard ser man organisationen fra flere vinkler som er sammenkædede (indsats- og resultatmål), og som fortæller organisationens strategi.
Via den løbende strategiske opfølgning-/rapportering-/læring kan strategier og handlingsplaner justeres til.
Den strategiske læring (Hvilke indsatser fører til hvilke resultater? Får vi de resultater vi gerne vil have? Hvilke indsatser skal forbedres for at forbedre vores resultater? mv.) danner rammen for de fremadrettede initiativer og opdateringer af de eksisterende strategier.
Strategisk planlægning
Strategisk planlægning er en organisatorisk ledelsesaktivitet, der bruges til at:
Prioritere.
Fokusere energi og ressourcer.
Styrke driften.
Sikre, at medarbejdere og andre interessenter arbejder hen imod fælles mål.
Etablere enighed omkring tilsigtede udfald/resultater.
Vurdere og justere organisationens retning mht. reaktion på skiftende omgivelser.
Strategisk planlægning er en meget disciplineret indsats, der producerer grundlæggende beslutninger og handlinger, der former og styrer, hvad en organisation er, hvem den tjener, hvad den gør, og hvorfor den gør det, med fokus på fremtiden.
Effektiv strategisk planlægning beskriver ikke kun, hvor en organisation er på vej hen, og de handlinger, der er nødvendige for at gøre fremskridt, men også hvordan den vil vide, om den er vellykket.
Strategisk ledelse
Strategisk ledelse er den omfattende samling af igangværende aktiviteter og processer, som organisationen bruger til systematisk at koordinere samt tilpasse ressourcer og handlinger med mission, visioner og strategier i hele organisationen.
Strategiske ledelsesaktiviteter transformerer den statiske plan til et system, der giver strategisk feedback på performance til beslutningstagning og sætter planen i stand til at udvikle sig og vokse, efterhånden som krav og andre omstændigheder ændrer sig.
Offentliggørelse af organisationens ScoreCard?
Efter implementeringen af Balanced ScoreCard kan man stille følgende spørgsmål: Skal man offentliggøre organisationens ScoreCard, eller er det kun til internt brug i organisationen?
Hidtil har organisationerne offentliggjort regnskabet og de overordnede budgetforventninger - primært bagudrettet information af finansielle målepunkter - hvorimod ScoreCard'et er fremadrettet (den strategiske vej), samt indeholder en blanding af finansielle og non-finansielle mål.
Hidtil har Balanced ScoreCard's succes været til internt brug til strategi-implementering, men med øget fokus på Shareholder Value har ScoreCard'et måske også en 'ekstern fremtid'.
Formålet med at offentliggøre ScoreCard'et (evt. kun dele af det samlede ScoreCard) skulle være at sende fremadrettede signaler til organisationens interessenter for at forbedre aktionærværdien. Problemet kan dog bestå i, at flere af ScoreCard-informationerne kan være særdeles følsomme i forhold til konkurrenter mv.
Ser man det fra investor- eller analytiker-synsvinklen er spørgsmålet - Hvordan man får det største indblik i forventningerne til værdiskabelsen fremover?
Det er der sikkert skrevet mange bøger om, hvorfor der ikke skal kommes nærmere ind på dette område - men ifølge en amerikansk undersøgelse (Ernst & Young) tilbage fra 1998 blev 35% af investeringsbeslutninger baseret på non-finansielle data.
De non-finansielle faktorer som påvirker Shareholder Value er bl.a. : udførelsen og kvaliteten af strategierne, ledelsens troværdighed, nye produkter (innovation), tiltrække kvalificerede medarbejdere samt markedsandel.
Hvad er Shareholder Value ? Begrebet Shareholder Value refererer til ledelse af organisationen med det formål at maksimere afkastet til aktionærerne. Ledelse efter Shareholder Value kræver derfor, at man fokuserer på, hvor meget kapital man har i organisationen, hvor stort et afkast man skaber med denne kapital, og hvor stort et afkast man burde skabe med den indskudte kapital.