Hvordan kan website Balanced ScoreCard’s implementering-model anvendes?
Da enhver organisation er unik, så er der mange måder og metoder til, hvordan man kan gå til værks, når man vil designe og implementere Balanced ScoreCard i en organisation.
Det er ikke muligt at lave en præcis firkantet løsning på, hvordan et Balanced ScoreCard skal se ud i en given organisation, da det afhænger af organisationens strategiske grundlag, strategiske målsætninger, hvad ScoreCard'et skal bruges til, og på hvilket niveau i organisationen det skal anvendes.
Website Balanced ScoreCard's fase-opdelte model er derfor ikke en facitliste på det optimale design og implementering af Balanced ScoreCard – men en model som kan anvendes og modificeres efter behov.
Beskrivelsen på websitet skal derfor ikke betragtes som en 100% detaljeret instruktion for et implementeringsforløb - men en model.
Med udgangspunkt i modellen kan du forhåbentlig finde inspiration og gode ideer til, hvordan din organisation kan tilrettelægge jeres egen proces med implementering af Balanced ScoreCard.
Modellen er som nævnt dette website's bud på en fase-opdelt model. Modellen er selvfølgelig 'påvirket' og tilpasset til Kaplan og Norton's erfaringer med implementeringer, anvisninger fra den øvrige særdeles omfattende litteratur om Balanced ScoreCard, samt de mange organisationer som på nettet har videregivet deres erfaringer.
Website Balanced ScoreCard's model kan derfor opfattes som en 'best-practice'-model baseret på egne og andres erfaringer.
For at få succes med en Balanced ScoreCard implementering viser de fleste erfaringer, at det er vigtigt, at man følger en fast 'skabelon' som giver den fornødne systematik i processen.
Processen skal selvfølgelig altid tilpasses organisationens egen situation, og ikke ukritisk bruge andre organisationers proces-forløb, idet hver organisation har sine egne forudsætninger.
Hvor skal man starte?
Hvor i modellen den enkelte organisation vil starte - og på hvilket niveau - afhænger også af følgende faktorer:
Baggrundsviden om Balanced ScoreCard-metodikken før implementeringsforløbet.
På hvilket grundlag startes processen op.
Indsigten i mission, visioner og strategier.
Erfaringer med strategiarbejde.
Erfaringer med målfastsættelse.
Erfaringer med strategisk opfølgning.
Herudover kan der selvfølgelig være mange andre faktorer som spiller ind i et implementeringsforløb.
Nogle organisationer vælger en helt anden vej end den velkendte 'start her med mission og vision' og 'slut her med hvordan organisationen skal lave opfølgning', idet de vender processen helt på hovedet.
Det skal forstås på den måde, at de 'springer direkte ud i' fastlæggelse af målepunkter og mål samt udarbejdelse af systemer – man vil i gang med Balanced ScoreCard-konceptet med det samme - og dermed venter med det meget spændende arbejde i forbindelse med strategi-fasen, samordning af organisationen, planlægning af driften mv.
Hvilken tilgangsvinkel man end vil bruge i forbindelse med design og implementering af Balanced ScoreCard vil også afhænge af kulturen, modenheden og ændringsparatheden i organisationen, samt ikke mindst den øverste ledelses commitment til implementering af Balanced ScoreCard.
Hvem skal involveres i implementerings-processen?
Det er meget vigtigt at slå fast, at udviklingen af et Balanced Scorecard er en opgave, der involverer både topledelsen og alle medarbejdere i organisationen.
Hvor stor involvering der skal være fra mellemledere og medarbejdere, og hvornår i processen de skal involveres, afhænger af den enkelte organisation, og hvor mange ressourcer ledelsen vil afsætte til implementerings-processen.
Der skal ikke være tvivl om, at jo større involvering desto større ejerskab og dermed en større sandsynlighed for effektiv eksekvering af strategien. Der skal skabes ejerskab - ellers bliver Balanced ScoreCard bare et ledelsesprojekt som før eller siden vil lide 'en stille død'.
Alle erfaringer viser, at succesrige implementeringer forudsætter stærkt ledelsesfokus samt medarbejdernes engagement og positive medvirken.
Der skal være tale om en oprigtig medarbejderinvolvering – og ikke en 'pseudo-involvering'. På denne måde skabes der ejerskab hos medarbejderne, idet de får sat fingeraftryk på resultaterne af processen, samt ledelsen får mulighed for at lytte til medarbejdernes input.
Tidsplan
Website Balanced ScoreCard's fase-opdelte model indeholder ikke en angivelse af tidsestimater-/tidsline for hver fase eller angivelse af antal interviews-/workshops-/møder.
Det tjener ikke noget formål her på websitet at angive en detaljeret tidsplan for implementeringsforløbet, da det jo afhænger af den enkelte organisations udgangspunkt, størrelse, ressourcer, projektorganisation, leder- og medarbejderinvolvering mv.
Der er vigtigt at pointere, at modellen og arbejdet med opbygningen af et Balanced ScoreCard er en dynamisk proces, hvor man kan have behov for at gå tilbage til en tidligere fase for at få foretaget nogle ændringer-/justeringer af tidligere konklusioner og udgangspunkter.
Selve implementeringen af Balanced ScoreCard vil skønsmæssigt tage ca. 1 år baseret på de erfaringer der findes..
Erfaringerne siger, at det vil tage ca. 3-5 år før Balanced ScoreCard vil være fuldt ud implementeret og indarbejdet i en organisation. Man skal huske på, at Balanced ScoreCard er andet end flotte skærmbilleder og farverige rapporter med grafer og instrumentvisere, men gevinsten ligger i det forudgående og efterfølgende arbejde.
Hvad skal implementerings-processen 'munde ud i'?
Inden selve beskrivelsen af opbygningen af Balanced ScoreCard’et (fase 1 til fase 6) er det hensigtsmæssigt kort at tegne et billede af, hvad resultatet af et implementeringsforløb erfaringsmæssigt kan munde ud i:
Et Strategikort med 3 til max. 6 strategiske temaer.
Et Strategikort med 4 til max. 5 perspektiver.
Et Strategikort med 3 til max. 6 langsigtede strategiske målsætninger pr. perspektiv.
Et Strategikort med 15 til max. 25 langsigtede strategiske målsætninger for organisationen.
Et Balanced ScoreCard med max. 25 målepunkter i alt.
Et Økonomi-perspektiv bestående af ca. 5 målepunkter.
Et Kunde-perspektiv bestående af ca. 5 målepunkter.
Et Forretningsprocesser-perspektiv bestående af ca. 10 målepunkter.
Et Medarbejder-perspektiv bestående af ca. 5 målepunkter.
Overblik over implementerings-modellen
Overblik over website Balanced ScoreCard's fase-opdelte model:
Fase 1: Grundlag
1.1 Målsætning
1.2 Afgrænsning
1.3 Organisering
Fase 2. : Strategi-fase
2.1 Revurdering/etablering af vision og forretningsgrundlag
2.2 Udarbejdelse af strategikort
2.3 Identifikation af kritiske succesfaktorer
2.4 Prioritering af kritiske succesfaktorer
Fase 3: Målepunkter
3.1 Udvikling
3.2 Evaluering
3.3 Beskrivelse
Fase 4: Mål og planer
4.1 Målfastlæggelse
4.2 Handlingsplaner
Fase 5: Systemer
5.1 Datafangst
5.2 Rapportering
Fase 6: Opfølgning
6.1 Daglig drift
6.2 Strategisk læring