Målepunkter

KPI (Key Performance Indicators)

Forside  ->  Målepunkter ->  KPI (Key Performance Indicators)

Hvad er en KPI?

Hvert perspektiv i Balanced ScoreCard indeholder målepunkter for de strategiske mål. Disse målepunkter kaldes KPI'er (Key Performance Indicators).

En KPI er et indsats- og resultatmål, som fortæller om retning og hastighed for opfyldelsen af de strategiske målsætninger.

Ved korrekt valg af KPI'er kan der sikres en passende balance mellem kort- og langsigtede mål, og mellem indsatser og resultater.

Valget af KPI'er i organisationen er ikke en éngangsforeteelse, men en løbende proces, hvor KPI'erne kan udskiftes eller ændres grundet strategiskift, læring/erfaring eller datagrundlag (måden de måles på). 

Ledelsen bør endvidere én gang årligt revurdere KPI'erne for at sikre sig, at det er de rigtige KPI'er i forhold til strategien.

Udviklingen af KPI'erne til ScoreCard'et sker med udgangspunkt i de kritiske succesfaktorer. Opgaven består i at kunne besvare spørgsmålet: Hvilke målepunkter fortæller organisationen hvorvidt den er på vej mod målopfyldelse på de forskellige kritiske succesfaktorer?

Krav til KPI

Valget af KPI'er er en ressourcekrævende opgave som kræver involvering af mange parter i organisationen. Der skal stilles følgende krav til en KPI'er, før den kan godtages til brug for Balanced ScoreCard:

• Afspejle den bagvedliggende strategi.

• Være medvirkende til at skabe de ønskede ændringer.

• Påvirkelige af hele eller dele af organisationen.

• Indgå i årsags-/virkningssammenhænge.

• Have økonomisk betydning via sammenhængene.

• Skal kunne måles objektivt (valide tal).

• Være enkle og lette at kommunikere til medarbejderne.

• Måling og rapportering skal kunne foretages løbende (uge, måned eller kvartal).

• Være accepteret af hele organisationen.

• Ingen KPI uden mål - der skal være en forventning omkring resultaterne.

Beskrivelse af KPI

For hver KPI vil det være formålstjenligt at beskrive:

• Kategori: Hvilket perspektiv hører KPI'en under? (Økonomi, Kunder, Forretningsprocesser, Medarbejdere)

• Strategi: Hvilket strategiske tema hører KPI'en under?

• Målsætning: Hvad er målsætningen med det strategiske tema?

• Definition: Hvordan beregnes KPI'en?

• Beskrivelse: Hvorfor er denne KPI valgt som indikator for opfyldelsen af målsætningen?

• Påvirker: Hvilke andre KPI'er påvirkes direkte af en ændring i denne KPI?

• Påvirkes af : Hvilke andre KPI'er påvirker direkte denne KPI?

Er ScoreCard'et Balanced?

Hvordan kan man overordnet vurdere, hvorvidt organisationen har et Balanced ScoreCard, eller bare fortsætter med den traditionelle økonomistyring, som man har haft hele tiden?

Dvs. fortsætter med samme antal finansielle målepunkter, og kobler nogle få målepunkter på for så vidt angår kunder, forretningsprocesser og medarbejdere. Det siger konceptet jo at man skal have! Dvs. et KPI ScoreCard og ikke et Balanced ScoreCard!.

Ifølge teorien skal et godt ScoreCard som maximum have 23-25 målepunkter, hvor 80% af målepunkterne er non-finansielle (kunder, forretningsprocesser, medarbejdere) og 20% finansielle målepunkter. 

Årsagen til, at de non-finansielle målepunkter udgør 80% er, at de netop beskriver strategierne - Hvad skal der til for at kunne opnå de finansielle mål?

Fordelingen mellem perspektiverne skal teoretisk være fordelt på følgende måde:

• Økonomi=20% (svarende til 5 målepunkter).

• Kunder=20% (svarende til 5 målepunkter).

• Forretningsprocesser=40% (svarende til 10 målepunkter).

• Medarbejdere=20% (svarende til 5 målepunkter).

Ovennævnte er selvfølgelig forskellig fra organisationstype til organisationstype, men man bør tilstræbe 80%-non-finansielle målepunkter.

'Fragmenteret' Balanced Scorecard - For meget fokus på enkelt KPI'ere?

Balanced ScoreCard er et strategisk feedback system, som gerne skulle give et balanceret helhedsbillede af organisationen via perspektiverne (økonomi, kunder mv.). 

En organisation som er opdelt i forretningsområder (fx privat, erhverv, landbrug mv.) og som har den samme struktur i ScoreCard'et, skal have fokus på helheden indenfor hvert forretningsområde, for at det ledelsesmæssigt skal være et brugbart værktøj. 

Hvis der ledelsesmæssigt kun er fokus på få, eller et bestemt KPI-mål, så kan dette medføre organisatorisk suboptimering på dette ene punkt, uden yderligere fokus på årsag-/virkning til andre målepunkter, fx afkast-% eller indtjening/omkostninger mv. 

Pointen er, at når man kommunikerer og har meget stor fokus på enkelt-KPI'ere, så bør det evalueres i sammenhæng med øvrige målepunkter - årsag og virkning samt på det korte og det lange sigt.

'The Difference between a Metric and a KPI'

Kilde :Craig Schiff - DM Review Magazine, Juni 2008

"A metric is simply a measure of something. A performance metric is a measure of some activity related to a company’s business performance. What, then, is a key performance indicator (KPI)?

A KPI is a special kind of metric. It measures something that is strategically important to the business in question. In other words, a KPI is a metric that matters. 

The metrics that populate a company’s scorecard are in fact KPIs, or they should be. You can have many metrics, but you should only have a handful of KPIs. 

Everything can’t be considered “key,” or nothing will stand out from the pack and get the attention it deserves. 

In a typical performance system, there are an average of 12 to 25 KPIs and potentially hundreds of supporting metrics. 

An even more important concern is that your KPIs should be assigned to individuals with responsibility to address them, and a plan should be in place to take action if a KPI passes a certain threshold."

'There's no perfect KPI'

Kilde : EPMReview, Interview med Bjarte Bognes, Statoil

"Also don’t search for the perfect KPI – it doesn’t exist. I’ve spent 10 years looking for it. There are good KPIs and good combinations of KPIs but there’s no perfect KPI. 

The problem is that we often forget what the ‘I’ in KPI stands for – Indicator. It’s only an indication of whether or not we are moving toward our strategic objectives, and not a goal in itself. 

So de-emphasize KPI targets and heighten objectives and actions ..... It’s also a challenge to get people to understand the difference between absolute and relative KPIs.

Absolute KPIs, such as a cost figure, is just measuring one side of the equation and is not in relation to what you want to get out of those costs. 

So is meeting a cost target good or bad? Well it depends on what you get back from those costs. Perhaps you should have spent more as you lost value adding business opportunities by not doing so, or less because ‘budgeted’ projects did not come through. In any case, you will only know afterwards and not beforehand what the ‘right’ cost level is. 

Relative KPIs describe performance better as they link inputs with outputs and should where possible also be based on benchmarks – performance relative to the competition."