If they are to be effective, executives must make meetings productive.
They must make sure that meetings are work sessions rather than bull sessions.
The key to running an effective meeting is to decide in advance what kind of meeting it will be.
Different kinds of meetings require different forms of preparation and different results.
成果をあげるには、会議の生産性をあげなければならない。
もちろん会議は懇談ではなく仕事の場としなければならない。
会議の生産性を上げるには、事前に目的を明らかにすることが必要である。
目的が違えばそのための準備もそのあとの成果も違うはずだからである。
bull session : ざっくばらんな討論
in advance : 前もって、あらかじめ
preparation : 準備すること
- A meeting in which one member reports. - Nothing but the report should be discussed.
- A meeting in which several or all members report. - Either there should be no discussion at all or the discussion should be limited to questions for clarification. Alternatively, for each report there could be a short discussion in which all participants may ask questions. If this is the format, the reports should be distributed to all participants well before the meeting. At this kind of meeting, each report should be limited to a preset time—for example, 15 minutes.
- A meeting to inform the convening executive. - The executive should listen and ask questions. He or she should sum up but not make a presentation.
・一人による報告 ー 発言はその報告に関するものに絞る。
・数人あるいは全員による報告 ー 発言は（全く行わないかあるいは）それらの報告に関する（質問と説明する）ものに絞る。報告はあらかじめ配布しておく。一人当たり１５分以内に制限しても良い。
・会議主催者への報告 ー 会議主催者は発言を質問にとどめる。まとめは行ってもよいが意見は言わない。
clarification : 解明、説明
participant : 参加者、関係者
distribute : 分配する、配布する、分かち合う
Good follow-up is just as important as the meeting itself.
The great master of follow-up was Alfred Sloan, the most effective business executive I have ever known.
At the beginning of a formal meeting, Sloan announced the meeting’s purpose.
He then listened.
He never took notes and he rarely spoke except to clarify a confusing point.
Then he immediately wrote a short memo and sent a copy of the memo to everyone who’d been present at the meeting.
In that note, he summarized the discussion and its conclusions and spelled out any work assignment decided upon in the meeting.
He specified the deadline and the executive who was to be accountable for the assignment.
It was through these memos—each a small masterpiece—that Sloan made himself into an outstandingly effective executive.
会議の生産性を上げるにはフォローが必要である。
この点に関しては、私の知っている最高の経営者アルフレッド・スローンが名人級だった。
委員会では冒頭必ず会議の目的を明らかにした。
あとは耳を傾けた。
メモはとらず、分からない事を聞く以外は発言もしなかった。
部屋に戻って直ちにメモを書き、そのコピーを出席者全員に届けさせた。
メモでは結論と宿題を明らかにした。
担当者と期限を示した。
それらのメモ一つひとつが名文だった。スローンはこうして傑出した経営者となった。
clarify : 明らかにする、わかりやすくする、はっきりする
confuse : 困惑させる、まごつかせる、混同する
accountable for the assignment : 任務に対する責任
組織の中で地位が上に行くほど、会議に出席する時間が長くなる傾向にあるのは、どの組織にも共通していると思います。
会議の生産性を考える上で、上記のように会議の冒頭で目的を明らかにし、期待する成果を共有できると、参加者を少しでも動機づけることができ、生産性が上がるのではないかと思います。
定期的に設定されている会議は要注意です。あらかじめ出席者の予定を確保できますし、アポイントを取る手間が省けるというメリットはあるものの、それによって効率化されるのは会議の日時を設定する仕事をする人だけです。
（出席者の人数）×（会議時間）の経営資源を投入していることを忘れずに、定例会議であってもその都度成果を求めるようにしていくべきなのでしょう。
create:2016/3/20