2 Google Workspace VDABCAMPUS

Je VDABCAMPUS account, is het account waarop alle administratie rond opleiding vervat zit.

Vermits je beschikt over meerdere Google accounts binnen de VDAB, is het gebruik van meerdere accounts binnen een Chrome omgeving noodzakelijk.

Het gebruik van de Google Workspace moet de samenwerking binnen de vakgroep bevorderen, de dataretentie verzekeren en de continuïteit van de opleidingen borgen.
Hiervoor voorzien we verschillende tools zoals:

• Google Groups, dat dienst doet als communicatiekanaal binnen de vakgroepwerking

• Gedeelde drive, om alle data die voor de organisatie van belang is te bewaren

• Google Sites, waarop zowel de vakgroepwerking als de cursusinhouden worden gehost en toegankelijk worden gemaakt.

• Google Classroom voor het aanbieden van de opleiding syllabus en de opvolging van cursisten

• Een aantal persoonlijke Google apps, zoals Gmail, Google Foto's, YouTube 

Je toegang verlenen als instructeur of als vakexpert vereist een aantal stappen, die door de vakexpert of IT diensten dienen te gebeuren.
Een introductie zal je gegeven worden door de vakexpert of een collega.

Het nadien toepassen van het 3-lagen model, geeft je een zekerheid om je taken als instructeur of vakexpert op een vlotte wijze, conform de geldende afspraken te kunnen volbrengen.
Het 3-lagen model volgen is hierin essentieel.

2.1 Multiple accounts in Chrome

Doelstelling:

Op de correcte manier toevoegen van de profielen VDAB, VDABCAMPUS en eventueel andere google accounts in Chrome zodat vlot kan geschakeld worden tussen beide.
01- Meerdere accounts in chrome 

Aandacht gaat naar:

1. Geen extra accounts in de Gmail App zetten, dit is enkel bedoeld voor "Gemeenschappelijke Inboxen"

2. Instellingen:

   1. Opstart Chrome: 
      doorgaan waar je gebleven was

   2. Download:
      vragen naar plaats van download

3. Vastzetten tabblad gmail + calendar links vooraan.
   Dit zorgt dat de toegang verzekerd is tot het account (Gmail app) van deze persoon in Chrome.

4. Handler voor mail en calendar toestaan.

5. Aanpassen achtergrond kleuren zodat je duidelijk ziet in wel account je werkt.

2.2 Task bookmark folders

Als instructeur combineer je vaak verschillende taken. 

De data die je hiervoor nodig hebt, kan verspreid staan in de cloud. 

Tabbladgroepen in Chrome helpen je om de tabbladen die je voor een bepaalde taak nodig hebt, samen te brengen. 

Zo kun je je werk efficiënter organiseren en focussen op wat je aan het doen bent.

Een tabbladgroep maken:

1. Open de tabbladen die je tot een groep wilt maken.

2. Klik met de rechtermuisknop op een van de tabbladen.

3. Selecteer "Tabblad toevoegen aan groep".

4. Geef de groep een naam.

5. Klik op "Opslaan".

Een tabbladgroep openen:

1. Klik op de drie puntjes rechtsboven in Chrome.

2. Selecteer "Geschiedenis".

3. Klik op "Tabbladgroepen".

4. Klik op de tabbladgroep die je wilt openen.

Een tabbladgroep beheren:

• Je kunt tabbladen toevoegen of verwijderen uit een tabbladgroep.

• Je kunt de naam van een tabbladgroep wijzigen.

• Je kunt een tabbladgroep verwijderen.

Tips:

• Je kunt snelkoppelingen maken naar tabbladgroepen op je bureaublad.

• Je kunt tabbladgroepen exporteren en importeren.

• Je kunt tabbladgroepen delen met anderen.

Vraag een demo aan:

• Vraag een collega of vakexpert om je te helpen met het maken en gebruiken van tabbladgroepen.

• Er zijn ook online tutorials beschikbaar die je kunnen helpen.

Nuttige links:

• Chrome Help

• Bookmark folder taken

2.3 Google Groups

De vakexpert kent je toe als lid aan een Google Group van je vakgroep. (zie 0.3 Leden toevoegen aan Google Groups)

Hierdoor worden heel wat rechten automatisch overgeërfd en zijn de meeste instellingen in orde.

a. Oude berichten-conversaties

Mails, berichten en conversaties die daarin gepost zijn, blijven bewaard.
Hiervoor moet je niets doen.
Je kan de reeds geplaatste berichten terug vinden door naar je groepen te kijken met groups.google.com  en de betreffende groep te openen.
Alle conversaties die in het verleden zijn geweest worden zo zichtbaar voor jou.

b. Deelname aan de Group

Voeg het adres van de google groep toe als een contactadres in je contacten.
Zo kan je op eenvoudige wijze mails sturen naar je collega's en hen van je komst op de hoogte houden.
Op deze wijze weten al je collega's je naam en kunnen je de nodige rechten geven op gegevens en data in hun beheer.
Tevens is dit het aangewezen medium om hulp te vragen aan collega's en de samenwerking te bevorderen.

c. Tips

• Lees de groepsregels aandachtig door.

• Gebruik de zoekfunctie om te kijken of er al antwoorden zijn op je vragen.

• Stel je vragen op een duidelijke en beknopte manier.

• Wees respectvol naar andere leden van de groep.

2.4 Gedeelde Drive 

Je hebt toegang tot één of meerdere gedeelde drives van je vakgroep(en).

Het beheer wordt door je collega's uitgevoerd.
Verdere afspraken en een gedegen training in het 3-lagen model is noodzakelijk.
Neem hiervoor contact op met de vakexpert of een andere aangeduide collega (peterschap)

a. Dataretentie

• Data op de gedeelde drive blijft op de gedeelde drive en wordt niet gedownload (Cloud diensten).

• Het kopiëren van data en cursussen om eigen derivaten te maken is niet toegestaan zonder uitdrukkelijke toestemming van de vakexpert (zie ook 1.1.2 Plagiaat voorkomen ).
  Hieraan gekoppeld is de noodzaak om de structuur en toegangsrechten te bewaren, waardoor alles wat je doet op de gedeelde drive best gecoördineerd wordt via de vakgroep werking.

b. Toegangsrechten

• In principe is de VDAB eigenaar van alle data.

• Het delen van data naar "derden",  waaronder ook het delen naar cursisten, collega's en externe medewerkers, wordt beheerd door de beheerders van de gedeelde drive.
  Deze collega's zijn in functie gesteld door de vakexpert.
  Zelfs indien je de rechten zou hebben is het aangewezen om bij het wijzigen van toegangsrechten de vakgroep te raadplegen.

2.5 Google Sites op de gedeelde drive

a. Google sites editor

Met je VDABCAMPUS account heb je niet automatisch de rechten om de app Google Sites te gebruiken.
Deze rechten dien je aan te vragen. Aanvraag Google Sites op VDABCAMPUS

b. Index site

Wanneer het 3-lagen model goed gevolgd is, bezit de gedeelde drive een Index site.
Deze vormt de start om de cursus en vakgroepdata te kunnen benaderen en is enkel toegankelijk voor het instructiepersoneel.

De vakexpert zal je deze link bezorgen, maak ervan een bookmark in je browser.

2.6 Classroom

Vermits je als medewerker zowel Eigenaar, Docent als Leerling kan zijn, dien je in alle classrooms de nodige stappen te nemen om het gebruiksrecht te verkrijgen, afhankelijk van je hoedanigheid.

a. Aanvraag Dummy account

• Je hebt een dummy account nodig om je eigen classrooms te kunnen bekijken als cursist en het principe van "Eeuwig durende klas" te kunnen toepassen.
  De aanvraag kan je doen via de procedure op de volgende site: 2 Aanvragen Dummy account 

b. Ik ben de enige docent in een klas

Google classroom laat maar één eigenaar toe per classroom!

• Het is absoluut noodzakelijk om het eigenaarschap van een klas te krijgen indien jij de enige docent wordt van een klas als de vorige eigenaar/docent de VDAB heeft verlaten.
  Deze overdracht kan van een collega in het centrum komen die de VDAB verlaat of tijdelijk het eigenaarschap heeft opgenomen of van de Vakexpert.

• Je kan je eigen dummy account toevoegen als leerling aan de klas waarin jij  docent bent, zo kan je het gebruik van je opleiding als "cursist" testen en het aanbieden van items beperken voor individuele cursisten.

c. Ik ben mededocent in een klas

• De vakexpert voegt je toe als mede docent aan de Modelklas van je vakgroep-opleidingstrajecten.

• Je collega voegt je toe als mede docent aan de centrumklas/derivaat klas

• Je kan je eigen dummy account toevoegen als leerling aan de klas waarin jij  docent bent, zo kan je het gebruik van je opleiding als "cursist" testen en het aanbieden van items beperken voor individuele cursisten.

d. Ik ben Leerling

• De eigenaar van de klas zal je uitnodigen als leerling om deel te nemen.
  Dit gebeurt meestal ikv opleidingen van spoor 21 of als je een opleiding volgt bij een collega.

3 VDAB toegangen

Het beheer van de toegangen van het VDAB gedeelte als instructeur valt buiten het 3-lagen model en wordt door de IT afdeling afgehandeld.

Tevens zijn er verschillende opleidingen voorzien (Spoor 21) voor nieuwe medewerkers en het gebruik van de VDAB omgeving.

4 Externe Sites

Toegangen tot sites zoals Quizlet, Kahoot en allerhande webcursussen zoals VT Total etc, zijn in principe gekoppeld aan je VDABCAMPUS account.

Vermits de data die daarop gehost wordt, niet onder controle staat van de VDAB IT diensten, zullen er andere afspraken gelden die de  verantwoordelijkheid van de VDAB ikv privacy en de dataretentie van persoonsgegevens borgen.
Binnen de VDAB kennen we een Data Protection Office, welke de toestemming geeft en de geplogenheden definieert voor het gebruik van deze externe tools.
Welke afspraken er dienen gemaakt te worden en wie de toegangsrechten beheert, bespreek je met je vakexpert als het gaat over onderdelen die vervat zitten in de cursussen.

Hoe je gebruik maakt van deze tools valt buiten de scope van het 3-lagen model.
Ondersteuning kan je vragen aan de didactisch experten, spoor 21 of via de betrokken platformen.