2 Google Workspace VDABCAMPUS

Je VDABCAMPUS account, is het account waarop alle administratie rond opleiding vervat zit.
Wanneer je de opleiding of vakgroep overdraagt aan een collega, is het belangrijk om alle nodige informatie en toegangsrechten over te dragen.

• Heb je het 3-lagen model correct toegepast, dan is dit een vrij eenvoudige stap.
  Het model helpt je om alle relevante documenten en processen te structureren en te delen.

• Heb je het 3-lagen model niet of onvoldoende gevolgd, dan dien je alle stappen handmatig na te gaan.
  Dit kan een tijdrovende en complexe klus zijn.

Daarom is het absoluut aan te raden om het 3-lagen model strikt te volgen. 

Dit bespaart je tijd en energie, en zorgt voor een efficiënte overdracht.

2.1 Google Groups

Als medewerker maak je deel uit van één of meerdere Google Groups van je vakgroepen.
Je kan hierbij lid, beheerder of eigenaar zijn. (Je hebt geen toegang tot de groep Classroom-docenten.)

a. Berichten-conversaties

Alle mails, berichten en conversaties in Google Groups blijven bewaard.
Je hoeft hier niets voor te doen.

b. Eigenaarschap

• Ben je lid of beheerder?
  Dan hoef je niets te doen.

• Ben je "Eigenaar" van een Google Group? (Vakexpert of toegewezen medewerker)
  Dan moet je een andere "extra" eigenaar toevoegen.
  Zo kan de groep beheerd blijven na het verdwijnen van jouw account.

Google Groups laat toe dat er meerdere eigenaars zijn.
De toegevoegde eigenaar kan nadien alle andere functies toewijzen.

Volg deze stappen om een "extra" eigenaar toe te voegen:

1. Ga naar Google Groups.

2. Open de groep waarvan je het eigenaarschap wilt overdragen.

3. Klik op "Leden".

4. Klik op "Lid toevoegen".

5. Voer het e-mailadres in van de persoon die je als "extra" eigenaar wilt toevoegen.

6. Selecteer de rol "Eigenaar".

7. Klik op "Opslaan".

Tip: Je kan ook de "Beheerder"-rol toewijzen.
Beheerders kunnen de meeste taken uitvoeren, behalve het toevoegen en verwijderen van eigenaars.

Door deze stappen te volgen, zorg je ervoor dat de Google Group van je vakgroep na je vertrek vlot kan blijven functioneren.

2.2 Gedeelde Drive 

Je hebt toegang tot één of meerdere gedeelde drives van jouw of een andere vakgroep.

a. Dataretentie

• Alle data op de gedeelde drive is eigendom van de drive zelf.
  Dit betekent dat de data niet verloren gaat wanneer je account wordt verwijderd.

• Controleer of je alle "eigen makelij" en "cursisten administratie" data hebt overgedragen.
  Zo niet, maak dan een nieuwe map aan in de "upload" map en draag alle resterende data over.

• Zie 1.1.1 Uploaden van bestanden voor meer informatie.

b. Eigenaarschap

• Ben je Kijker, Bijdrager of Contentbeheerder?
  Dan hoef je niets te doen.

  • De toegangsrechten tot de gedeelde drive komen te vervallen bij het verwijderen van je account.

  • Alle andere collega's behouden hun toegang tot de data, afhankelijk van hun rechten.

• Ben je Beheerder?
  Ken dan minstens één andere beheerder toe.
  Zo kan het beheer van de drive verdergezet worden.

  • Google Drive laat toe dat er meerdere beheerders zijn.

  • In principe heb je dit reeds gedaan bij de opzet van het 3-lagen model (zie 0.13 Extra Beheerders).

Door deze stappen te volgen, zorg je ervoor dat de data op de gedeelde drive na je vertrek toegankelijk blijft voor de organisatie.

2.3 Google Sites op de gedeelde drive

a. Ik heb het 3-lagen model gevolgd

• Gefeliciteerd!
  Je hebt het goed gedaan.
  In dit geval hoef je niets te doen.

• De beheerder van de gedeelde drive kan de toegangsrechten aanpassen.

• Standaard hebben je collega's al toegang tot de sites, via de rechten op de gedeelde drive (zie 0.10 Rechten op de Gedeelde Drive).

• Alle data die in de sites is gebruikt, staat op de gedeelde drive en is toegankelijk via de rechten op de gedeelde drive (publieke en private folderstructuur, zie 0.5 Basis structuur aanmaken).

b. Ik heb het 3-lagen model niet gevolgd

• Helaas kan dit tot problemen leiden.
  Je moet dan:

  • • De data overdragen.

    • De rechten aanpassen.

    • Alle data in de site testen, inclusief Verzamelbladen en quizzes.

• Dit is een tijdrovende en complexe klus.

• Het is dan ook absoluut aangeraden om het 3-lagen model te volgen!

Het 3-lagen model bespaart je tijd en energie, en zorgt voor een efficiënte overdracht.

2.4 Classroom

De toegang tot Classrooms wordt op twee niveaus geregeld:

• Docent

• Leerling

Personen waarvan het account verdwijnt, worden niet automatisch verwijderd uit de toegangslijst van een Classroom.
Je moet ze dus handmatig verwijderen.

Aangezien je als medewerker Eigenaar, Docent én Leerling kunt zijn, moet je in alle Classrooms de nodige stappen nemen om je account te verwijderen.

a. Ik ben Eigenaar

Google Classroom laat slechts één Eigenaar per Classroom toe.

Het is absoluut noodzakelijk om het eigenaarschap van een klas over te dragen voordat je de VDAB verlaat.

Deze overdracht kan aan:

• Een collega in het centrum (bij voorkeur)

• De Vakexpert (indien er geen vervanging is)

Voor een Vakexpert is het noodzakelijk om de modelklas over te dragen aan een andere eigenaar.
Dit kan een collega-vakexpert of -instructeur zijn.

Doe je dit niet, dan kan een collega-docent de klas wellicht nog gebruiken, maar bij het aanpassen van de klas of het toevoegen van docenten, zullen er fouten optreden.

Je herkent de eigenaar op twee manieren: 

• Hij staat als enige docent in de lijst

• Als je met meerdere docenten bent, dan kan je deze niet verwijderen via de 3 bolletjes als mededocent.
  Hij heeft enkel de email mogelijkheid staan.

Hoe zet je het eigenaarschap over?

Als je het eigendom van een lesgroep overzet, kun je dit niet ongedaan maken.

1. Ga naar classroom.google.com.

2. Klik op de lesgroep en dan Mensen.

3. Klik naast de naam van de docent op Meer en dan Eigenaar van lesgroep maken.

4. Klik op Uitnodigen.

Je krijgt een bevestigingsmail als de overdracht is voltooid.
Meer informatie over eigenaarschap van een klas vind je hier.

Advies:

• Ben je mede-docent in een klas van een collega die de VDAB verlaat?
  Vraag dan om eigenaar te worden.

• Is de collega die de VDAB verlaat de eigenaar van de klas?
  Verwittig dan zo snel mogelijk de IT-diensten, zodat zij het eigenaarschap kunnen overdragen.

b. Ik ben Docent

Het aantal docenten in een Classroom is beperkt tot 20.

Het is dan ook raadzaam om docenten die geen deel meer uitmaken van de organisatie uit de klas te verwijderen.

Je doet er goed aan om de eigenaar van de klas te verwittigen van je vertrek en je te laten verwijderen uit de klas voor je vertrek.

c. Ik ben Leerling

Het aantal leerlingen in een Classroom kent geen beperking.

Echter, leerlingen waarvan het account niet meer bestaat, kunnen systeemfouten creëren bij het openen van onderwerpen (zie Eeuwig durende klas).

Het is dan ook beleefd om de eigenaar van de klas te verwittigen van je vertrek, zodat hij je als leerling uit de klas kan verwijderen.

Wees proactief en draag je verantwoordelijkheid over om de continuïteit te borgen.

3 VDAB toegangen

Het beheer van de toegangen van het VDAB gedeelte als instructeur valt buiten het 3-lagen model en wordt door de IT afdeling afgehandeld.
In principe worden alle toegangen opgeheven bij het verwijderen van het account.

3.1  Dataretentie

Echter, wanneer je op het VDAB-domein beheerder of eigenaar bent van Google Workspace-onderdelen, dien je ook hier de nodige stappen te ondernemen om de werking te kunnen voortzetten.

• De data op de netwerkschijven blijft in principe bewaard en kan door de IT-diensten worden overgedragen.

• De data op je persoonlijke pc gaat verloren!

Indien dit nuttige informatie bevat (afspraken, bedrijven, etc.), zorg er dan voor dat deze data aan een collega, teamleider of vakexpert wordt overgedragen.

3.2 Email verkeer

Je e-mailverkeer verdwijnt met het verdwijnen van je account.

Echter, in veel gevallen heb je als medewerker verschillende e-mails uitgewisseld en contacten gehad met bedrijven en externe medewerkers.

Ook deze verdwijnen.

a. Vakgroepcommunicatie

Het is aan te raden om e-mailverkeer dat de vakgroep aangaat enkel en alleen te posten in de Google Groups. 

Zo gaat dit niet verloren.

Hierin kunnen ook afsprakenkaders staan voor bedrijfsopleidingen, samenwerkingen met partners, etc., eventueel aangevuld met data in de vakgroepsite.

b. Persoonlijke e-mails

Contacten/communicatie en afspraken met bedrijven en cursisten die met persoonlijke e-mails zijn gebeurd, gaan allemaal verloren bij het wissen van je account.

Je doet er goed aan om de belangrijke berichten te forwarden naar een collega, teamleider of vakexpert, zodat de afspraken en contactpunten niet verloren gaan.

3.3 Google Foto's

• Je Google Foto's account is een "persoonlijk" account, dat verdwijnt als je de VDAB verlaat.
  Jouw Google Foto's gaan verloren.

• Het is best mogelijk dat je ook toegang hebt tot een "merkaccount" (Brand account) van VDAB diensten, zoals de webdiensten waarop je de foto's en video's plaatst die gebruikt zijn in de formele websites en webcursussen.
  Deze data blijft bewaard.

• Heb je privé foto's(evenementen VDAB, collega's etc) in dit account staan, deel ze dan met je privaat account om ze toe te voegen aan je eigen bibliotheek. 

3.4 YouTubekanaal op VDAB

• Je YouTube kanaal op VDAB is een "persoonlijk" account, dat verdwijnt als je de VDAB verlaat.

• Het is best mogelijk dat je ook toegang hebt tot het "merkaccount" (Brand account) van VDAB diensten, zoals de webdiensten waarop je de foto's en video's plaatst die gebruikt zijn in de formele websites en webcursussen.
  Deze data blijft bewaard.

• Heb je privé video's(evenementen VDAB, collega's etc) in dit account staan, download de video's en upload deze naar je privé account.

3.5 Vakgroep Youtube kanaal op VDABCAMPUS

• Indien er een centraal account (groeps account) is aangemaakt voor de vakgroep voor het bewaren van opleidingsmateriaal, kan het eigenaarschap hiervoor worden overgedragen aan een andere collega die toegang heeft.  Zie 1.3.6/1.3 Youtube vakgroep account/kanaal overdragen naar een ander Hoofdeigenaar 

4 Externe Sites

Toegangen tot sites zoals Quizlet, Kahoot en allerhande webcursussen zoals VT Total etc, zijn in principe gekoppeld aan je VDABCAMPUS account.

Vermits de data die daarop gehost wordt, niet onder controle staat van de VDAB IT diensten, dien je zelf te zorgen dat deze niet verloren gaat bij het verlaten van de VDAB.
Indien de data gebruikt is binnen cursussen, dien je voor alle sites de nodige overdracht te verzorgen.
Hoe dit gebeurt valt buiten de scope van het 3-lagen model.
Ondersteuning kan je vragen aan de didactisch experten, spoor 21 of via de betrokken platformen.

Vermits de overheveling naar een ander account meestal gepaard gaat met het toekennen/afnemen van rechten op bestaande accounts en een interactie tussen beide gebruikers vereist, dient dit te gebeuren voordat je de VDAB verlaat.