2 FAQ

2.1 Waarom splitsen we de data in ten minste cursussen en vakgroep?

We hanteren deze scheiding om specifieke redenen.
Cursussen bevatten gegevens die toegankelijk moeten zijn voor cursisten, terwijl de gegevens in de vakgroep doorgaans beperkt toegankelijk zijn voor het instructiepersoneel. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vakgroep verslagen of bestellijsten.

De map 'Cursussen' kan meerdere cursussen bevatten, waarbij elke cursus al dan niet toegankelijk kan zijn voor andere groepen instructeurs.
Dit laat je toe om vakgroep overstijgend samen te werken en gegevens te delen.
(Zie later voor instructies over het instellen van toegangsrechten: 0.10 Rechten op de Gedeelde Drive ).

Het gebruik van een 'Upload'-map, al dan niet per cursus, is een keuze die afhangt van het plan van aanpak binnen de vakgroep.

2.2 Waarom hanteren we een substructuur met 'Publiek' of 'Privaat' op het laagste niveau?

Op het laagste niveau binnen de cursusmap wordt een substructuur gehanteerd met 'Publiek' en 'Privaat' om specifieke redenen.
Deze substructuur dient om een duidelijk onderscheid te maken tussen gegevens die van structureel en organisatorisch belang zijn (zoals de 'Upload'-map en 'Private'-mappen) en gegevens die toegankelijk moeten zijn voor cursisten (de 'Publiek'-mappen).

Standaard erven alle mappen die onder een andere map worden geplaatst, de toegangsrechten van de bovenliggende map.
Dit principe zie je in onze voorbeeldstructuur bij de 'Upload'-mappen, waar instructeurs bewerkingsrechten hebben, waardoor ze sub mappen kunnen aanmaken, gegevens kunnen verwijderen en toevoegen.

In ons voorbeeld hebben we ervoor gekozen om gegevens in te delen op basis van het type (bijvoorbeeld documenten, foto's, video's en software).
Binnen deze categorieën kan er data zijn die beperkt toegankelijk is, wat te vinden is in de 'Privaat'-sub map, en data die openbaar toegankelijk is en in de 'Publiek'-map wordt geplaatst.

Door dit principe van overerving van rechten is het raadzaam om deze sub mappen op het laagste niveau van de structuur te plaatsen.
Dit zorgt voor een heldere organisatie en effectief toegangsbeheer op het niveau waar het het meest relevant is.

2.3 Wat als ik data verplaats van een 'Privaat' map naar een 'Publiek' map?

Wanneer je bezig bent met het ontwerpen van een website of presentatie en gegevens linkt die zich bevinden in een privaat toegankelijke map, zullen deze gegevens alleen zichtbaar zijn voor de beperkte groep instructeurs die toegang hebben tot die map.

Echter, de linkcode die Google genereert naar dit document is uniek en niet afhankelijk van de toegangsrechten ervan.
Als je later besluit dat deze gegevens openbaar toegankelijk moeten zijn, hoef je ze alleen maar naar een publiek toegankelijke map te "verplaatsen" om de toegangsrechten aan te passen.
De gebruikte links hoeven niet te worden gewijzigd.

Op deze manier kun je een deel van een cursus creëren en bewerken binnen de vakgroep, in concept, en vervolgens eenvoudig de toegang voor cursisten regelen zodra het is goedgekeurd.
Dit biedt een efficiënte manier om gegevens te beheren en te delen terwijl je de controle behoudt over wie toegang heeft.

2.4 Wat met formulieren?

Formulieren worden altijd geplaatst in een "Privaat" map.
Dit komt doordat zowel de export naar het werkblad (alle resultaten komen namelijk achterliggend in een Google Sheet) als het ontwerp van het formulier niet toegankelijk mag zijn voor cursisten.

Vanwege de specifieke werking van Google Sites wordt, wanneer je een formulier in een site opneemt, alleen de invul-link gebruikt en niet de bestandsverwijzing.
Hierdoor wordt voorkomen dat cursisten de formulieren kunnen aanpassen of de resultaten van anderen kunnen bekijken.
Dit waarborgt de privacy en integriteit van de formuliergegevens.

2.5 Wat met presentaties?

Presentaties worden in Google Sites toegankelijk gemaakt voor weergave, maar alleen voor de lijst van gebruikers die toegang hebben tot de presentatie.
Om presentaties zichtbaar te maken in de cursus voor alle cursisten, dienen ze daarom in een "Publieke" map geplaatst te worden.
Dit zorgt ervoor dat alle cursisten de presentaties kunnen bekijken zonder beperkingen, terwijl de schrijftoegang tot de presentatie voor anderen nog steeds gecontroleerd kan worden door de lijst van gebruikers met toegangsrechten. 

2.6 Wat met video's?

Video's, zoals mp4-bestanden, worden behandeld als alle andere documenten en moeten in een "Publieke" map worden geplaatst om zichtbaar te zijn in een site voor cursisten.
Dit zorgt ervoor dat de video's toegankelijk zijn voor alle cursisten en zonder beperkingen bekeken kunnen worden binnen de cursusomgeving.

2.7 Wat met foto's?

Het gebruik van foto's en afbeeldingen in een site is sterk vereenvoudigd.
Je kunt een schermafdruk rechtstreeks inbrengen in een site, iets wat we later in deze cursus zullen demonstreren.
Er zijn echter beperkingen aan verbonden: de foto is alleen beschikbaar in deze specifieke site op die locatie.

Dit is niet de juiste manier om afbeeldingen en foto's op te slaan die in een cursus worden gebruikt, omdat deze later mogelijk elders, bijvoorbeeld in een quiz of presentatie, hergebruikt moeten worden.

Daarom is het sterk aanbevolen om alle afbeeldingen en foto's als bestanden in een "Publieke" map te plaatsen en ze van daaruit toe te voegen aan de sites.
Op deze manier blijven ze zichtbaar voor de cursisten en zijn ze herbruikbaar in andere sites en documenten, wat de efficiëntie van het delen en hergebruiken van visuele elementen aanzienlijk verbetert.

2.8 Wat met software?

Software of code die niet bedoeld is voor het publiek, plaats je in een "Privaat" map.
De links naar deze bestanden kunnen worden opgenomen in de portaalsite van een cursus, zodat het instructiepersoneel toegang heeft tot deze gegevens, maar de cursisten niet.

Op deze manier blijft alle data met betrekking tot een cursus georganiseerd.

Als je echter voorbeeldcode beschikbaar wilt stellen aan cursisten, moet je deze in een "Publieke" map plaatsen en links ernaar maken in de module-sites van de cursus.
Aangezien dit gegevens zijn die niet rechtstreeks in een site kunnen worden weergegeven, krijgt de cursist een downloadlink aangeboden waarmee de code naar zijn computer kan worden gedownload en in specifieke software op zijn computer kan worden gebruikt.

Dit zorgt ervoor dat cursisten toegang hebben tot de benodigde software en code voor hun cursus, zonder dat deze voor het grote publiek zichtbaar is.
Voor het aanmaken van specifieke link uitbreidingen waardoor er bepaalde formaten worden gecreëerd of er een kopij wordt gemaakt van het bestaande document, kijk even naar 02-04 URL parameters  documenten