3.2 Waarom de toegang van de portaalsite beperken?

De toegang tot de portaalsite van een cursus wordt standaard beperkt tot de vakgroep.
Dit heeft te maken met de verschillende soorten toegangsrechten voor een site:

• Toegang voor concept:
  Dit is de toegang die je nodig hebt om de site aan te passen en te maken.

• Toegang voor de gepubliceerde site:
  Dit is de toegang die je nodig hebt om de site te bekijken nadat deze is gepubliceerd.

De toegang tot de portaalsite van een cursus wordt met opzet beperkt om een aantal redenen:

• Informatie voor instructeurs:
  De portaalsite bevat specifieke informatie die alleen relevant is voor instructeurs, zoals puntenkaarten, scores, modeloplossingen en opvolgsystemen.
  Deze gegevens zijn bedoeld voor intern gebruik en zijn niet bestemd voor cursisten.

• Privacy en beveiliging:
  Door de toegang tot de portaalsite te beperken tot instructiepersoneel en gedeelde drive-gebruikers, wordt de privacy en beveiliging van gevoelige informatie gewaarborgd.
  Dit zorgt ervoor dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot deze gegevens.

• Centrale hub voor cursusmodules:
  De portaalsite fungeert als een centrale hub waar instructeurs toegang hebben tot alle modules binnen een cursus via handige links.
  Dit vergemakkelijkt het beheer van cursusinhoud en zorgt ervoor dat instructeurs snel toegang hebben tot relevante informatie. 

De modulaire aanpak vereist dat je alleen aanbiedt wat een cursist nodig heeft(beperking principe), terwijl de portaalsite linkt naar alle onderdelen van een cursus en aanverwante informatie.
De beperkte toegang tot de portaalsite is dus ontworpen om ervoor te zorgen dat de site zijn specifieke doelen dient, namelijk het ondersteunen van instructeurs bij het beheer van cursusgegevens en het bieden van een veilige en georganiseerde omgeving voor interne communicatie en samenwerking.

3.3 Wat met externe medewerkers aan een cursus?

Externe medewerkers zijn personen die geen deel uitmaken van de Google Groups van je vakgroep.
Dit kunnen andere VDAB-collega's zijn, externe medewerkers die samenwerken met de VDAB, of cursisten die betrokken zijn bij het beheren van een site.

Door de portaalsite van een cursus in de bijbehorende folder te plaatsen, kun je de rechten voor externe medewerkers op map niveau in de Gedeelde Drive instellen.
Hierdoor krijgt een externe medewerker automatisch rechten op alle onderliggende mappen en bestanden, inclusief de mogelijkheid om de site en de gegevens in de gedeelde folder te bekijken en/of aan te passen.
De rechten hoeven dus slechts eenmaal te worden ingesteld voor een externe medewerker op de folder (of sub folder) in de gedeelde drive waarin de cursus staat.

De externe medewerker vindt de betreffende mappenstructuur terug in zijn eigen drive onder "Gedeeld met mij" en kan via "Ordenen/Snelkoppeling toevoegen" een snelkoppeling maken in zijn eigen Mijn Drive-folderstructuur.
Hierdoor kan hij de cursusgegevens en site ook daar bekijken en bewerken.
Dit zorgt voor een efficiënte en georganiseerde manier om externe medewerkers toegang te geven tot relevante cursusinformatie en samenwerking mogelijk te maken.