1.1 Gedeelde drive is eigenaar

Data wordt bewaard op de gedeelde drive, waarbij de gedeelde drive zelf als eigenaar van de data fungeert.
Dit voorkomt dat data verloren gaat wanneer een medewerker de VDAB verlaat en zijn persoonlijke account wordt verwijderd.
Het delen van data vanuit persoonlijke accounts kan leiden tot onherstelbaar verlies van die gegevens.

1.2 Centraal toegangsrechten bewaken

De toegangsrechten tot de data worden beheerd door de beheerders van de gedeelde drive.
Hierdoor kan ongeoorloofd delen van gegevens worden vermeden.
Dit is met name van belang voor het beveiligen van oplossingen voor oefeningen, softwarelicentiesleutels, toegangsrechten, cursusscores, adresgegevens en accountgegevens, enzovoort.

1.3 Stappenplan data transfer

Data die her en der beschikbaar is, wordt overgeheveld naar de Gedeelde drive.
Daarbij zijn volgende zaken belangrijk:

1. Gebruik de "Upload" methode als de gegevens afkomstig zijn van een pc, externe schijf of ander medium.

2. Als de gegevens zich op een persoonlijk account bevinden, download je ze eerst naar een pc en "Upload" je ze vervolgens naar de Gedeelde drive.

3. Het overdragen van "eigenaarschap" tussen verschillende accounts is mogelijk, maar omslachtig en alleen geschikt voor enkele bestanden, niet voor complete gegevensstructuren.

4. Voor bookmarks en verwijzingen naar externe sites kun je een Google Doc gebruiken om de links met een korte omschrijving te vermelden.

5. Het gebruik van snelkoppelingen van persoonlijke gegevens naar de Gedeelde drive wordt afgeraden.
   Gebruik "Upload" in plaats daarvan.

1.4 Nieuwe aanmaak data

De algemene richtlijn voor nieuwe ontwikkelingen is dan ook:

Deel data in je eigen  Mijn Drive NIET met je collega's maar maak de data rechtstreeks aan op de Gedeelde drive.

Procedures en tutorial voor het omvormen van de data kan je vinden op: 1.3. Bestanden omvormen en maken 

2 Vakgroepmaterie op de gedeelde drive

De Gedeelde drive dient als de centrale opslagplaats voor vakgroep materie.
Dit omvat niet alleen afsprakenkaders, maar ook inhoud en informatie over de uitrusting van de opleiding.
Het hoofddoel van de vakgroep is om uniformiteit te creëren in de organisatie en inhoud van cursussen in heel Vlaanderen, en tegelijkertijd efficiëntie te bevorderen bij het maken en gebruiken van opleidingsonderdelen.

Omdat deze gegevens van nut kunnen zijn voor elke instructeur die betrokken is bij een opleiding, is het belangrijk om ze niet op te slaan in persoonlijke accounts, maar om ze te bewaren in de Gedeelde drive.
Hierdoor wordt een centrale en toegankelijke opslag gecreëerd voor alle vakgroep leden.

2.1 Waarom op het VDABCAMPUS domain? 

Het VDABCAMPUS-domein is opgericht met als doel de inhoud van cursussen aan te bieden en de uniformiteit van uitrusting in heel Vlaanderen te waarborgen.
Het is daarom logisch dat de vakgroep binnen dit domein opereert om de vakgroepsmaterie te beheren.
Dit maakt het eenvoudig om verwijzingen te maken en zorgt ervoor dat alle gegevens onder dezelfde toegangsrechten vallen. 

De gegevens met betrekking tot uitrusting en inhoud kunnen echter verder reiken dan alleen de cursusmaterialen.
Bestellijsten, plannen en schema's voor opleidingsuitrusting, offertes voor bestellingen, software, brondata voor afbeeldingen en tekeningen, enzovoort, zijn allemaal belangrijke onderdelen die toegankelijk moeten zijn voor alle instructeurs binnen dezelfde vakgroep.
Deze gegevens horen ook thuis in het VDABCAMPUS-domein, maar ze worden alleen toegankelijk gemaakt voor de vakgroep.
Dit zorgt voor een efficiënte en georganiseerde manier om deze informatie te delen en te beheren.

2.2 Wat met cursistendata?

De organisatorische aspecten van de opleiding, evenals de scores en opvolgingsrapporten van cursisten, dienen ook op VDABCAMPUS te worden bewaard.
Het is van cruciaal belang om hierbij te voldoen aan de VDAB-richtlijnen met betrekking tot Google Apps bij VDAB.
Door deze gegevens alleen toegankelijk te maken voor de vakgroep, wordt volledig voldaan aan de privacywetgeving en wordt de integriteit van de VDAB-werkwijze gewaarborgd.