3 FAQ

3.1 Verhoging rechten Gedeelde Drive gebruikers

Als je op de algehele drive alleen kijkersrechten hebt ingesteld voor de hele vakgroep, kun je nog steeds de rechten verhogen voor specifieke individuen binnen de vakgroep. Hiervoor moet je de betreffende persoon als individu toevoegen aan de map of bestand in de gedeelde drive.
Op die manier kun je de rechten van individuele gebruikers verhogen, maar je kunt hun rechten nooit verlagen. 

1: Verhoogde rechten op de ganse gedeelde drive voor een lid van de vakgroep

Stel:
Pieter is een lid van de vakgroep en de standaardrechten voor de vakgroep op de gedeelde drive zijn ingesteld op "kijker".
Je wilt Pieter, die bekwaam is in digitale tools, de beheerder van de gedeelde drive maken, zodat hij de gegevens efficiënt kan organiseren en beheren.

Oplossing:
Om dit te bereiken, heeft Pieter "contentbeheerder" rechten nodig.
Op het niveau van de gedeelde drive voeg je Pieter toe als gebruiker, naast de standaardgebruiker "Vakgroep".
Voor de gebruiker Pieter stel je de rechten in op "contentbeheerder".
Hiermee kan Pieter de drive beheren en gegevens organiseren zoals vereist, terwijl andere vakgroepsleden de "kijker"-rechten behouden.
Dit biedt flexibiliteit in het toekennen van specifieke rechten aan individuele gebruikers binnen de vakgroep.

2: Verhoogde rechten op de upload map voor de vakgroep

Stel:
De vakgroep heeft standaard "kijker" rechten op de gedeelde drive, maar je wilt een map creëren waarin alle vakgroepleden bestanden kunnen uploaden, met Pieter als de beheerder.

Oplossing:
Pas de rechten voor de vakgroep op de betreffende map aan naar "Bijdrager".
Zo kunnen alle vakgroepleden bestanden uploaden, terwijl alleen Pieter de bestanden kan beheren.

3: Toegangsrechten voor cursisten

Stel:
Je hebt gegevens die je aan cursisten en andere gebruikers wilt verstrekken.
Deze gegevens zijn openbaar en hoeven niet te worden beperkt, maar je wilt voorkomen dat gebruikers deze gegevens kunnen verwijderen of wijzigen.

Oplossing:
Omdat je waarschijnlijk van plan bent om deze gegevens te gebruiken in een Google Site, is het essentieel dat deze gegevens zichtbaar zijn voor "Iedereen met de link".
De eenvoudigste manier om dit te bereiken, is door deze gegevens in de mappen "Publiek" te plaatsen, die zich op het laagste niveau van de structuur bevinden. 

Omdat deze mappen standaard de rechten "Iedereen met de link kan bekijken" hebben, erven alle onderliggende mappen en bestanden automatisch deze rechten.
Door bestanden eenvoudigweg van de "Privaat" map naar de "Publiek" map te verplaatsen, kunnen ze openbaar worden gemaakt zonder de toegangsrechten handmatig aan te passen.
Dit biedt ook een overzicht van welke bestanden openbaar toegankelijk zijn en stelt een vakexpert in staat te controleren of dit passend is.

4: Toegangsrechten voor externe medewerkers

Stel:
Jan maakt deel uit van de vakgroep Schutters en wil meewerken aan het onderdeel "Schieten" van de cursus Kleiduifschieten.
Echter, de Gedeelde Drive van de vakgroep Kleiduifschieten bevat veel meer gegevens dan alleen de cursus, en het is niet wenselijk om Jan toegang te geven tot de volledige drive of om hem toe te voegen aan de vakgroep Kleiduifschieten.

Oplossing:
Jan wordt als gebruiker toegevoegd aan de submap "Schieten" met "Contentbeheerder"-rechten.
Hierdoor krijgt hij toegang tot de structuur onder deze map en alle bestanden binnen die specifieke map.
De algemene toegangsrechten voor de onderliggende structuren blijven ongewijzigd, wat beperkt was, blijft beperkt, en wat openbaar was, blijft openbaar.
Jan zal de gegevens niet vinden in de Gedeelde Drive, maar in zijn eigen "Gedeeld met mij" map.
Hij kan daaruit een snelkoppeling maken en deze plaatsen op zijn "Mijn Drive" om de gegevens eenvoudig terug te vinden.

De wijzigingen die Jan aanbrengt, zullen worden doorgevoerd op de bestanden in de Gedeelde Drive.
Dit is de reden waarom de mappenstructuren zijn opgebouwd zoals eerder aangeleerd, met privé- en openbare mappen op het laagste niveau en met sitebestanden binnen de mappenstructuur van een cursus.
Op deze manier is eenvoudige samenwerking met externe medewerkers, zelfs vakgroep overschrijdend, mogelijk.