Het doel van een gedeelde drive is om alle soorten data op te slaan, inclusief cursusmateriaal en informatie die relevant is voor opleidingen en hun beheer.
Data wordt bewaard op de gedeelde drive, waarbij de gedeelde drive zelf als eigenaar van de data fungeert.
Dit voorkomt dat data verloren gaat wanneer een medewerker de VDAB verlaat en zijn persoonlijke account wordt verwijderd.
Het delen van data vanuit persoonlijke accounts kan leiden tot onherstelbaar verlies van die gegevens.
De toegangsrechten tot de data worden beheerd door de beheerders van de gedeelde drive.
Hierdoor kan ongeoorloofd delen van gegevens worden vermeden.
Dit is met name van belang voor het beveiligen van oplossingen voor oefeningen, softwarelicentiesleutels, toegangsrechten, cursusscores, adresgegevens en accountgegevens, enzovoort.
Data die her en der beschikbaar is, wordt overgeheveld naar de Gedeelde drive.
Daarbij zijn volgende zaken belangrijk:
Gebruik de "Upload" methode als de gegevens afkomstig zijn van een pc, externe schijf of ander medium.
Als de gegevens zich op een persoonlijk account bevinden, download je ze eerst naar een pc en "Upload" je ze vervolgens naar de Gedeelde drive.
Het overdragen van "eigenaarschap" tussen verschillende accounts is mogelijk, maar omslachtig en alleen geschikt voor enkele bestanden, niet voor complete gegevensstructuren.
Voor bookmarks en verwijzingen naar externe sites kun je een Google Doc gebruiken om de links met een korte omschrijving te vermelden.
Het gebruik van snelkoppelingen van persoonlijke gegevens naar de Gedeelde drive wordt afgeraden.
Gebruik "Upload" in plaats daarvan.
De algemene richtlijn voor nieuwe ontwikkelingen is dan ook:
Deel data in je eigen Mijn Drive NIET met je collega's maar maak de data rechtstreeks aan op de Gedeelde drive.
Procedures en tutorial voor het omvormen van de data kan je vinden op: 1.3. Bestanden omvormen en maken
Neen.
Wanneer je collega's voldoende digitaal vaardig zijn en er duidelijke afspraken zijn, kan je hen data rechtstreeks laten opladen in de correcte "publieke" of "private" folders.
Echter meestal is dit niet het geval en om problemen te vermijden kan je dan werken met een enkele upload folder of een upload folder per cursus.
Je duidt nadien iemand aan die de data op de juiste plaats zet.
Voor video- en audiomateriaal is het aan te raden om deze (ook) op de Gedeelde drive te plaatsen in plaats van enkel op YouTube.
Hier zijn enkele redenen hiervoor:
1. YouTube-accounts zijn persoonlijk en gaan verloren als je de VDAB verlaat.
2. YouTube past filtering toe, wat kan resulteren in video's die eerst zichtbaar waren, maar later als aanstootgevend worden gelabeld en niet meer toegankelijk zijn.
3. Plaatsing op de Gedeelde drive biedt meer controle en voorkomt reclame van YouTube.
Voor het maken en bewerken van video's kijk op 1.3.6 Video
Het is belangrijk om op te merken dat het verplaatsen van formulieren van je Mijn Drive naar een Gedeelde drive enkele beperkingen heeft.
Hier zijn enkele overwegingen:
1. Verlies van figuren en tekeningen:
Als je formulieren hebt gemaakt met afbeeldingen en tekeningen, zullen deze elementen alleen beschikbaar zijn in het oorspronkelijke formulier.
Wanneer je het formulier aanpast, bestaat het risico dat de figuren verdwijnen, en ze zijn niet beschikbaar in de versiegeschiedenis.
Hierdoor kan een fout leiden tot gegevensverlies.
2. Extra bestand voor geëxporteerde gegevens:
Wanneer je een formulier exporteert naar een spreadsheet, wordt er een extra bestand gemaakt dat ook op de Gedeelde drive moet worden bewaard, samen met het formulier.
Daarom is de aanbevolen aanpak om formulieren rechtstreeks op de Gedeelde drive te ontwerpen en maken, zo wordt de export sheet ook daar aangemaakt.
Als je afbeeldingen hebt, is het ook raadzaam om deze als bestanden op de Gedeelde drive te plaatsen, zodat ze zowel in formulieren als op sites kunnen worden gebruikt.
Hoewel dit misschien omslachtig lijkt, voorkomt het mogelijke problemen en verlies van gegevens.
Het is raadzaam om presentaties rechtstreeks op de Gedeelde drive aan te maken.
Hier zijn enkele redenen waarom dit wordt aanbevolen:
1. Behoud van koppelingen en figuren:
Als je een presentatie rechtstreeks op de Gedeelde drive maakt, kun je alle linken en figuren correct koppelen en behouden.
Dit zorgt ervoor dat je presentatie goed functioneert en er geen problemen optreden met verbroken koppelingen.
2. Beheer van video- en audiobestanden:
Video- en geluidsbestanden die in je presentatie worden gebruikt, dienen als afzonderlijke bestanden te worden geüpload naar je Gedeelde drive in een "publiek" toegankelijke folder.
Vervolgens kun je deze bestanden koppelen in je presentatie.
Op deze manier behoud je de toegangsrechten, zelfs als een privaat account wordt verwijderd.