2 FAQ

2.1 Moet ik een upload folder gebruiken?

Neen.

Wanneer je collega's voldoende digitaal vaardig zijn en er duidelijke afspraken zijn, kan je hen data rechtstreeks laten opladen in de correcte "publieke" of "private" folders.
Echter meestal is dit niet het geval en om problemen te vermijden kan je dan werken met een enkele upload folder of een upload folder per cursus.
Je duidt nadien iemand aan die de data op de juiste plaats zet.

2.2 Wat met video en audio?

Voor video- en audiomateriaal is het aan te raden om deze (ook) op de Gedeelde drive te plaatsen in plaats van enkel op YouTube.
Hier zijn enkele redenen hiervoor:

1. YouTube-accounts zijn persoonlijk en gaan verloren als je de VDAB verlaat.

2. YouTube past filtering toe, wat kan resulteren in video's die eerst zichtbaar waren, maar later als aanstootgevend worden gelabeld en niet meer toegankelijk zijn.

3. Plaatsing op de Gedeelde drive biedt meer controle en voorkomt reclame van YouTube.

Voor het maken en bewerken van video's kijk op 1.3.6 Video 

2.3 Wat met formulieren die reeds op Mijn drive zijn aangemaakt?

Het is belangrijk om op te merken dat het verplaatsen van formulieren van je Mijn Drive naar een Gedeelde drive enkele beperkingen heeft.
Hier zijn enkele overwegingen:

1. Verlies van figuren en tekeningen:
Als je formulieren hebt gemaakt met afbeeldingen en tekeningen, zullen deze elementen alleen beschikbaar zijn in het oorspronkelijke formulier.
Wanneer je het formulier aanpast, bestaat het risico dat de figuren verdwijnen, en ze zijn niet beschikbaar in de versiegeschiedenis.
Hierdoor kan een fout leiden tot gegevensverlies.

2. Extra bestand voor geëxporteerde gegevens:
Wanneer je een formulier exporteert naar een spreadsheet, wordt er een extra bestand gemaakt dat ook op de Gedeelde drive moet worden bewaard, samen met het formulier.

Daarom is de aanbevolen aanpak om formulieren rechtstreeks op de Gedeelde drive te ontwerpen en maken, zo wordt de export sheet ook daar aangemaakt.
Als je afbeeldingen hebt, is het ook raadzaam om deze als bestanden op de Gedeelde drive te plaatsen, zodat ze zowel in formulieren als op sites kunnen worden gebruikt.
Hoewel dit misschien omslachtig lijkt, voorkomt het mogelijke problemen en verlies van gegevens.

2.4 Wat met presentaties?

Het is raadzaam om presentaties rechtstreeks op de Gedeelde drive aan te maken.
Hier zijn enkele redenen waarom dit wordt aanbevolen:

1. Behoud van koppelingen en figuren:
Als je een presentatie rechtstreeks op de Gedeelde drive maakt, kun je alle linken en figuren correct koppelen en behouden.
Dit zorgt ervoor dat je presentatie goed functioneert en er geen problemen optreden met verbroken koppelingen.

2. Beheer van video- en audiobestanden:
Video- en geluidsbestanden die in je presentatie worden gebruikt, dienen als afzonderlijke bestanden te worden geüpload naar je Gedeelde drive in een "publiek" toegankelijke folder.
Vervolgens kun je deze bestanden koppelen in je presentatie.
Op deze manier behoud je de toegangsrechten, zelfs als een privaat account wordt verwijderd.