Reembolso de Educação

SUMÁRIO

Introdução

Este tutorial explica como funciona o processo de "Reembolso de Educação" no Fluig.

Essa rotina é a solicitação de Reembolso de Educação conforme contrato firmado entre o funcionário e a empresa.

Para isso, é necessário o acesso ao sistema Fluig. Caso não tenha, solicite ao seu líder para que solicite ao departamento de T.I.

Caso já tenha o acesso, segue link para acessar o sistema: Como acessar o sistema Fluig.

Após acessar o sistema, passe o mouse em cima do menu "Processos" no canto esquerdo da tela e clique em "Iniciar Solicitações".

Será aberta uma tela com todos os processos que você tem acesso agrupados por categoria. Ao clicar em cima da categoria "RH", serão exibidos os processos da mesma, conforme imagem abaixo.

Fluxo da solicitação

Segue abaixo a imagem do fluxo da solicitação

Novo Reembolso de Educação

Para inserir um novo reembolso de educação, clique em "Reembolso de Educação", conforme imagem acima. Será aberto um formulário para o preenchimento conforme imagem abaixo.

Os campos com asterisco (*) são os campos obrigatórios. Segue abaixo a explicação para cada campo:

Empresa / Filial: Selecionar a empresa, na qual você trabalha, basta clicar na seta a direita da barra que as opções irão aparecer.
Departamento: Selecionar qual o departamento. Basta clicar na seta a direita da barra que as opções irão aparecer. OBS: Se o campo anterior ao que você está preenchendo estiver em branco as opções não aparecerão.
Funcionário : Escolher o funcionário solicitante, basta clicar na seta a direita da barra que as opções irão aparecer.
Feito isso o sistema preencherá automaticamente alguns dados pertencentes no mesmo (campos na cor cinza), inclusive a lista de cursos cadastrados do funcionário. Só serão exibidos os cursos que estão vigentes.
Curso: Selecione de qual curso que será o reembolso.
Mês / Ano: Neste campo deve ser selecionado qual o mês/ano ao qual refere-se o reembolso.
Valor da Mensalidade: Neste campo deve ser preenchido o valor da mensalidade que o funcionário paga para a instituição.
Valor do Reembolso: Este campo será preenchido automaticamente ao informar os campos acima. A regra do reembolso é da seguinte forma:
- Caso o curso seja de idioma, será reembolsado até R$ 140,00 do valor.
- Nos outros tipos de curso será reembolsado 50% do valor da mensalidade.
OBS.: É obrigatório anexar os documentos solicitados para que a solicitação seja salva. Os documentos são:
- Para idiomas: Controle de Frequência e Recibo do Pagamento.
- Para outros cursos: Recibo do Pagamento.

Após a inclusão das informações, clique no botão preto "Enviar" que fica no canto superior direito da tela.

Pronto! A solicitação do reembolso foi gerada e o Departamento de Recursos Humanos receberá o mesmo para dar o prosseguimento.

Análise dos Dados e Documentos

Seguindo o fluxo do processo, após o cadastro da solicitação, departamento de Recursos Humanos irá verificar os dados e os documentos anexados e, caso estejam de acordo, será aprovado e a solicitação será enviada para a próxima atividade.

Para realizar a aprovação, é só acessar o fluig e ir no ícone da Central de Tarefas, conforme imagem abaixo.

Na próxima tela, serão exibidas as solicitações que estão pendentes para você em gráfico. Para acessar as solicitações pendentes, clique na lista conforme assinalado abaixo.

Será aberta a solicitação para a confirmar a análise dos dados conforme imagem abaixo.

Clique no botão "Enviar" que a aprovação da análise será realizada e registrada.

OBSERVAÇÃO: Toda atividade do fluig é enviado um e-mail para o responsável. Sendo assim, é possível abrir a solicitação via o link que vai no e-mail, conforme imagem abaixo.

NOVIDADE!!! Fluig Approval

Para facilitar o dia-a-dia das aprovações dos processos, a TOTVs criou o Fluig Approval, que é um aplicativo que centraliza as tarefas e facilita a resolução com apenas um clique.

Sendo assim, tarefas como "Ciência da Gerência", "Aprovação da Diretoria" e "Notificação do Departamento Pessoal" que precisam somente de um clique podem ser utilizados pelo Fluig Approval.

Para saber como configurar e instalar no seu tablet ou smartphone, assista o vídeo a seguir!

Aprovação da Gerência

Nessa atividade, a gerência terá que realizar a aprovação para dar continuidade no processo.

O gerente tem a opção de aprovar e também de reprovar, informando um motivo da reprovação. Se for reprovado, o processo volta para a atividade anterior, que no caso é a "Análise dos Dados e Documentos".

Para realizar a aprovação, é da mesma forma que foi descrita para a "Análise dos Dados e Documentos" acima. Para saber mais, clique aqui.

O recomendado é a utlilização do Fluig Approval por ser mais simples e ágil para esse tipo de atividade. Para saber mais, assista o vídeo clicando aqui.

Aprovação da Diretoria

Nessa atividade, a diretoria, similar a gerência, terá que realizar a aprovação para dar continuidade no processo.

O diretor tem a opção de aprovar e também de reprovar, informando um motivo da reprovação. Se for reprovado, o processo volta para a atividade anterior, que no caso é a "Aprovação da Gerência".

Caso o processo seja aprovado, automaticamente é lançado o reembolso no módulo de "Movimentação de Estoque" do Apolo, não necessitando mais do departamento fiscal realizar o lançamento.

Para realizar a aprovação, é da mesma forma que foi descrita para a "Análise dos Dados e Documentos" acima. Para saber mais, clique aqui.

O recomendado é a utlilização do Fluig Approval por ser mais simples e ágil para esse tipo de atividade. Para saber mais, assista o vídeo clicando aqui.

Recebimento do Departamento Financeiro

Nessa atividade, o departamento financeiro recebe a informação com todas as aprovações necessárias e com o recibo já lançado no Apolo.

O departamento financeiro deverá imprimir o recibo clicando no botão "Imprimir em modo de visualização" no final da página e clicar em "Enviar" para encerrar o processo.

OBSERVAÇÃO: Após o encerramento do reembolso de educação, não pode ser mais alterado. Antes da solicitação encerrar, existe a opção de "Cancelar Solicitação", conforme imagem abaixo.

Utilização no celular ou tablet

Todos os processos podem ser realizados pelo celular ou tablet. Para configurar o aplicativo Fluig Mobile, clique no link a seguir e siga o tutorial para instalação, configuração e utilização: Guia de Utilização Fluig - Mobile.

OBS.: Na parte do tutorial "Adicionando contas no fluig Mobile" / "Passo 2" o endereço do servidor é http://fluig.hyline.com.br:8080 e no "Passo 3" o login e senha é o e-mail e a senha do terminal.

Qualquer dúvida sobre o processo, entrar em contato com o departamento de TI.