Entidades
Neste tutorial será explicado como realizar o cadastro de uma Entidade no Apolo.
Para isso, é preciso ter acesso ao sistema. Caso não tenha, entre em contato com o seu líder. Caso tenha, clique AQUI para verificar como acessar o Apolo.
DESCRIÇÃO
No cadastro de entidades são registrados os dados de qualquer tipo de pessoa jurídica ou física que faça alguma movimentação dentro da empresa, como fornecedores, clientes, colaboradores, entre outros.
Sendo assim, existem algumas informações comum entre todas e algumas informações específicas de acordo com o tipo da entidade.
ACESSO AO CADASTRO
Para acessar o cadastro, após o acesso ao Apolo, clique em Cadastros / Entidade / Entidades, conforme imagem abaixo.
Será aberta a lista de entidades, conforme imagem abaixo.
INSERIR, PESQUISAR, ALTERAR OU EXCLUIR UMA ENTIDADE
INSERIR
Para inserir uma nova entidade, existem 02 formas:
Clicar dentro da lista e apertar a tecla "INSERT" ou "INS" do teclado;
Clicar no botão "Incluir" que fica no canto inferior direito, conforme imagem abaixo.
PESQUISAR
Para pesquisar uma entidade, só inserir parte da informação que deseja localizar na barra "Procurar por" e selecionar qual informação que deseja localizar no caixa "Campo", conforme imagem abaixo.
Caso queira que escolher qual a ordenação que será exibida na lista, selecionar na caixa "Ordem" qual gostaria, conforme imagem acima.
OBS.: O campo "Registros" é quantidade de registros que serão carregados na lista. Geralmente não é alterado, porém, caso queira alterar para trazer uma quantidade menor, também é possível.
OBS. 02: Caso queira que todas as vezes que abrir a lista de entidades sempre venha com o "Campo" e "Ordem" selecionado antes, é só clicar com o botão direito do mouse na lista e clicar em "Grava a configuração" (Configuração fica gravado no computador. Caso troque de computador, essa configuração não existirá), conforme imagem abaixo.
ALTERAR
Para alterar uma entidade, existem 03 formas:
Dar um duplo clique com o mouse na entidade que deseja na lista;
Selecionar a entidade na lista e apertar "ENTER".
Clicar no botão "Alterar" que fica no canto inferior direito, conforme imagem abaixo.
EXCLUIR
Para excluir uma entidade, existem 02 formas:
Selecionar a entidade na lista e apertar a tecla "DELETE" ou "DEL" do teclado;
Clicar no botão "Excluir" que fica no canto inferior direito, conforme imagem abaixo.
OBS.: Caso a entidade já foi utilizada em alguma movimentação do Apolo, não será possível excluir. Nesse caso, é necessário desativar a mesma alterando o status para "Inativo", conforme imagem abaixo.
DADOS PRINCIPAIS (ABA PRINCIPAL)
Qualquer entidade cadastrada no Apolo deve ter as informações conforme abaixo (serão explicadas somente as informações obrigatórias):
OBS. 01 (SOMENTE PARA PESSOA JURÍDICA - EMPRESA): ANTES DE CADASTRAR UMA ENTIDADE, É NECESSÁRIO CONSULTAR SE ELA ESTÁ OK COM O GOVERNO, ALÉM DE COLETAR OS DADOS CORRETOS DE ENDEREÇO PARA CADASTRO. PARA ISSO, PODEM SER ACESSADOS OS LINKS ABAIXO:
CNPJ:http://servicos.receita.fazenda.gov.br/Servicos/cnpjreva/Cnpjreva_Solicitacao.asp
INSCRIÇÃO ESTADUAL: http://www.sintegra.gov.br/
OBS. 02: TAMBÉM, ANTES DE CADASTRAR UMA ENTIDADE, CONSULTE PELO CPF OU CNPJ PARA VERIFICAR SE A MESMA JÁ EXISTE COM O STATUS "ATIVO". PODE SER QUE EXISTAM CADASTROS QUE FORA INATIVADOS E NÃO PODEM SER MAIS USADOS. QUALQUER DÚVIDA, ENTRAR EM CONTATO COM O DEPARTAMENTO FISCAL OU FINANCEIRO!!!
CÓDIGO: código único da entidade (preenchido automaticamente);
NOME:
Pessoa Física: primeiro nome da pessoa;
Pessoa Jurídica: razão social da empresa;
FANTASIA / APELIDO / SOBRENOME:
Pessoa Física: sobrenome da pessoa;
Pessoa Jurídica: nome fantasia da empresa;
CEP: código do CEP da entidade.
ENDEREÇO:
Logradouro: tipo de endereço da entidade (rua, avenida, etc.);
Nome: nome do endereço da entidade;
Número: número do endereço da entidade (caso não tenha, inserir "N/A");
Compl. Endereço: complemento do endereço da entidade (caso exista);
Bairro: bairro do endereço da entidade;
Cidade: cidade do endereço da entidade;
Para inserir, é necessário selecionar no cadastro de cidades do Apolo. Para isso, clique no ícone de um "check verde" que está no fim da caixa da cidade, conforme imagem abaixo. Será aberta a lista de cidades cadastradas do Apolo, conforme imagem abaixo.
Feito isso, só localizar a cidade informando parte do nome e teclar "ENTER" para pesquisar. Selecione a cidade que quer relacionar e tecle F4 do teclado que irá fechar a lista de cidades e preencher o campo cidade com o código da mesma.
TIPO DE INSCRIÇÃO: selecionar qual é tipo da entidade (Física - pessoa ou Jurídica - empresa);
CPF / CNPJ:
Pessoa Física: informar o CPF da pessoa;
Pessoa Jurídica: informar o CNPJ da empresa;
RG / INSC. ESTADUAL:
Pessoa Física: informar o número do RG da pessoa;
Pessoa Jurídica: informar o número da Inscrição Estadual da empresa;
ORGÃO (Somente pessoa física): informar o Órgão Expedidor do RG da pessoa;
INSC. MUNICIPAL (Somente pessoa jurídica): informar o número da Inscrição Municipal da empresa;
ENTIDADE DESDE:
Pessoa Física: data de nascimento da pessoa;
Pessoa Jurídica: data de fundação da empresa;
DADOS PRINCIPAIS (ABA GERENCIAL / SUB ABA GERAL)
SEXO (Somente pessoa física): selecionar o sexo da pessoa.
CATEGORIAS (ABA CATEGORIA)
Para classificar o tipo de entidade no Apolo para que sejam utilizadas nas movimentações, é necessário inserir uma ou mais categorias.
As utilizadas são:
01 - CLIENTES: categoria onde serão realizadas vendas e faturamento;
02 - FORNECEDORES: categoria onde serão realizadas entradas de notas, pedidos de compras (também utilizado para transportadores e motoristas);
02.01 - FUNCIONÁRIOS: categoria onde serão realizados pagamentos para colaboradores, entre outros.
07 - TERCEIROS: categoria para entidade que são empresas terceirizadas, como, por exemplo, incubatório de Ajapi e as granjas integradas.
DADOS PARA CONTATO (ABA COMUNICAÇÃO)
Nesta aba são inseridas as informações de contato da entidade como telefone e e-mail.
TELEFONES
Para inserir um telefone, clique na lista de telefones e tecle "INSERT" ou "INS" do teclado.
Será aberta a tela para a inserção do telefone, conforme imagem abaixo.
Segue abaixo a descrição dos campos (serão explicadas somente as informações obrigatórias):
TIPO: tipo do telefone a ser inserido;
CÓD. DO DDI: código do DDI do telefone;
CÓD. DO DDD: código do DDD do telefone;
NÚMERO: número do telefone sem o DDD e sem o hífen;
PRINCIPAL: selecionar "Sim" para o telefone que for o principal da entidade.
Clique no "OK" para salvar o telefone.
Caso queira inserir mais algum telefone, repetir o processo acima.
INTERNET
Para inserir um e-mail, clique na lista de e-mails e tecle "INSERT" ou "INS" do teclado.
Será aberta a tela para a inserção do e-mail, conforme imagem abaixo.
Segue abaixo a descrição dos campos (serão explicadas somente as informações obrigatórias):
TIPO: tipo do e-mail a ser inserido;
E-MAIL: endereço de e-mail da entidade;
PRINCIPAL: selecionar "Sim" para o e-mail que for o principal da entidade.
Clique no "OK" para salvar o e-mail.
Caso queira inserir mais algum e-mail, repetir o processo acima.
DADOS PARA CONTABILIDADE (ABA GERENCIAL / SUB ABA CONTÁBIL)
Como as movimentações no Apolo são contabilizadas, é necessário informar as contas contábeis de acordo com a categoria.
Para inserir uma configuração de conta contábil, clique na lista e tecle "INSERT" ou "INS" do teclado. Será aberta a tela conforme imagem abaixo.
FORNECEDORES / TRANSPORTADORES
Segue abaixo a descrição dos campos e das informações para fornecedores (serão explicadas somente as informações obrigatórias).
Caso tenha dúvida, entrar em contato com o departamento contábil.
EMPRESA: empresa do plano de contas que será utilizada para a contabilização;
2ª : código da conta contábil de débito (Inserir 1854);
CRÉDITO: código da conta contábil de crédito (Inserir 1854);
VALIDADE INICIAL: data de quando inicia a utilização dessa configuração.
Clique no "OK" para salvar a configuração.
CLIENTES
Segue abaixo a descrição dos campos e das informações para fornecedores (serão explicadas somente as informações obrigatórias).
Caso tenha dúvida, entrar em contato com o departamento contábil.
EMPRESA: empresa do plano de contas que será utilizada para a contabilização;
DÉBITO : código da conta contábil de débito (Inserir 152);
2ª: código da conta contábil de crédito (Inserir 152);
VALIDADE INICIAL: data de quando inicia a utilização dessa configuração.
Clique no "OK" para salvar a configuração.
COLABORADORES
Segue abaixo a descrição dos campos e das informações para fornecedores (serão explicadas somente as informações obrigatórias).
Caso tenha dúvida, entrar em contato com o departamento contábil.
EMPRESA: empresa do plano de contas que será utilizada para a contabilização;
2ª: código da conta contábil de débito (Inserir 2260);
CRÉDITO: código da conta contábil de crédito (Inserir 2260);
VALIDADE INICIAL: data de quando inicia a utilização dessa configuração.
Clique no "OK" para salvar a configuração.
DADOS PARA FINANCEIRO (ABA GERENCIAL / SUB ABA FINANCEIRO)
Como algumas movimentações no Apolo são integradas com o Contas a Pagar e Receber, é necessário informar os dados bancários da entidade.
Qualquer dúvida sobre essas configurações, entrar em contato com o departamento financeiro.
Segue abaixo as configurações obrigatórias além das já descritas anteriormente
BANCO: digitar o código do banco onde pertence a conta bancária da entidade;
Caso não saiba o código, clique no ícone de um "check verde" que está no fim da caixa da "Banco", conforme imagem abaixo. Será aberta a lista de bancos cadastradas do Apolo, conforme imagem abaixo.
Feito isso, só localizar o banco informando parte do nome e teclar "ENTER" para pesquisar. Selecione o banco que quer relacionar e tecle F4 do teclado que irá fechar a lista de bancos e preencher o campo "Banco" com o código da mesmo.
OBS.: Caso não exista o banco cadastrado, informar ao departamento financeiro para que realize o cadastro.
AGÊNCIA: digitar o código da agência onde pertence a conta bancária da entidade;
Caso não saiba o código, clique no ícone de um "check verde" que está no fim da caixa da "Agência". Será aberta a lista de agências cadastradas do Apolo (similar ao processo citado acima para "BANCO").
Feito isso, só localizar a agência informando parte do nome e teclar "ENTER" para pesquisar. Selecione a agência que quer relacionar e tecle F4 do teclado que irá fechar a lista de agências e preencher o campo "Agência" com o código da mesma (similar ao processo citado acima para "BANCO").
OBS.: Caso não exista a agência cadastrada, informar ao departamento financeiro para que realize o cadastro.
CONTA: digitar o número da conta bancária da entidade com o dígito verificador separado por hífen, conforme imagem abaixo.
DADOS PARA CADASTRO DE MOTORISTAS (INTEGRAÇÃO TARGET - CIOT E VALE PEDÁGIO E PROGRAMAÇÃO DIÁRIA DE TRANSPORTES - WEB)
Para os motoristas que prestam serviço de entrega de pintainhas ou ovos, devem estar cadastradas corretamente no Apolo para que a integração com o sistema TARGET (geração de CIOT e Vale Pedágio) ocorra corretamente.
Qualquer dúvida sobre isso, entrar em contato com o departamento de logística.
Segue abaixo as configurações obrigatórias além das já descritas anteriormente:
ABA ADICIONAL
NOME DO PAI: inserir o nome do pai do motorista;
NOME DA MÃE: inserir o nome da mãe do motorista;
ESTADO CIVIL: selecionar o estado civil do motorista;
TODOS OS DADOS PRINCIPAIS E DE COMUNICAÇÃO DEVEM SER PREENCHIDOS!!!
DADOS PARA CADASTRO DE TRANSPORTADORA (INTEGRAÇÃO TARGET - CIOT E VALE PEDÁGIO E PROGRAMAÇÃO DIÁRIA DE TRANSPORTES - WEB)
Para as transportadoras que prestam serviço de entrega de pintainhas ou ovos, devem estar cadastradas corretamente no Apolo para que a integração com o sistema TARGET (geração de CIOT e Vale Pedágio) ocorra corretamente.
Qualquer dúvida sobre isso, entrar em contato com o departamento de logística.
Segue abaixo as configurações obrigatórias além das já descritas anteriormente
ABA CONFIG. TRANSPORTES
PARTICPA PROG. TRANSP. WEB: deve ser informado "Sim" para que o transportador esteja disponível no módulo de "Programação Diária de Transportes" no "Web Desktop";
EMPRESA CONTROLA TRANSP.: selecionar a empresa que gerencia essa transportadora. As opções são:
TR: Transema - gerenciado pelo Victor Rossafa;
PL: Planalto - gerenciado pelo Luiz Fernando Gonçalves;
HN: H&N - gerenciado pelo Deisiman Masson;
EX: Exportação - gerenciado pela Ludimila Pulici;
AI: Alojamento Interno - gerenciado pela Ludimila Pulici;
TO: Transferência de Ovos - gerenciado pelo Victor Rossafa;
PLACA VEÍCULO: esse campo era utilizado no processo anterior. Com o novo processo, serão listadas as placas dos veículos para seleção;
RNTRC: número do "Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas ". É um código do transportador na ANTT que é necessário para a integração;
ID SISTEMA TARGET: campos preenchido automaticamente quando é realizada a primeira integração da transportadora com o sistema TARGET.
TODOS OS DADOS PRINCIPAIS E DE COMUNICAÇÃO DEVEM SER PREENCHIDOS!!!
RELACIONAMENTO DOS MOTORISTAS COM A TRANSPORTADORA
Para o módulo de "Programação Diária de Transportes" localizar os motoristas da transportadora selecionada, devem ser relacionados os mesmos.
Sendo assim, com o cadastro da transportadora aberta, acesse a aba "Contato".
Para relacionar um motorista, clique na lista de contatos e tecle "INSERT" ou "INS" do teclado. Será aberta a tela conforme imagem abaixo.
Para inserir, clique no ícone de um "check verde" que está no fim da caixa da "Contato", conforme imagem abaixo. Será aberta a lista de entidade cadastradas do Apolo, conforme imagem abaixo.
Feito isso, só localizar a motorista informando parte do nome e teclar "ENTER" para pesquisar. Selecione o motorista que quer relacionar e tecle F4 do teclado que irá fechar a lista de entidades e preencher o campo "Contato" com o código da mesma.
Clique em "OK" para salvar o relacionamento do Motorista e em "OK" novamente para salvar ele na transportadora.
Qualquer dúvida ou problema, por favor, entrar em contato com o departamento de TI.