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O que é uma Nota Fiscal?
O que é uma Nota Fiscal?
Se você quer saber o significado de nota fiscal, o conceito por trás desse documento, basta ler esta definição:
Podemos definir o que é nota fiscal como o documento oficial usado para comprovar que houve uma transação comercial, isto é, a venda de produtos ou a execução de serviços.
Ela é utilizada para fins de fiscalização e também para que se possam pagar os tributos devidos. Assim, podemos dizer de forma mais resumida que a nota fiscal é uma comprovação tributária da atividade prestada pela pessoa jurídica. Conforme a legislação, toda empresa precisa emitir notas fiscais para vendas de produtos ou serviços prestados.
Este tutorial explica como funciona o processo de "Gestão de NFs" no Fluig.
Como funciona o processo de Gestão de Notas Fiscais?
Como funciona o processo de Gestão de Notas Fiscais?
O processo de "Gestão de NFs" foi criado para agilizar e rastrear as entradas de notas fiscais emitidas por fornecedores. Nesse processo, foram criadas várias facilidades para que isso ocorra:
Registro de todas as notas emitidas para a empresa com consulta direto na Secretaria da Fazenda (SEFAZ);
Agilidade na localização, relacionamento e ajustes nos Pedidos de Compra;
Aprovações dos responsáveis das unidades e lideranças pelo celular;
Resolução de inconsistência no recebimento de mercadorias;
Agilidade na inserção da NF no Apolo, sendo integradas todas as informações já inseridas;
dentre outras.
Existem 02 formas de serem recebidas as NFs para geração do processo:
Consulta na SEFAZ e baixa da NF assim que ela já for faturada pelo fornecedor (SOMENTE NF-E, OU SEJA, NOTAS FISCAIS DE PRODUTO);
Recebendo o PDF via o e-mail NFE@HYLINE.COM.BR (SOMENTE NFS-E, OU SEJA, NOTAS FISCAIS DE SERVIÇO).
Esse processo é iniciado automaticamente pela integração do ANFe (Sistema de recebimento de NFs da SEFAZ / E-mail) após o recebimento das NFs conforme explicado acima.
SENDO ASSIM, É OBRIGATÓRIO O ENVIO DE TODAS AS NOTAS FISCAIS DE SERVIÇO PARA O E-MAIL NFE@HYLINE.COM.BR!!! CASO NÃO SEJAM ENVIADOS, NÃO SERÁ POSSÍVEL INICIAR O PROCESSO E RASTREAR AS MESMAS!!!
Após o processo ser iniciado, será enviada a NF para a primeira atividade, que é a "Seleção do Pedido p/ Resp. Depto.".
Para isso, o usuário necessite do acesso ao sistema Fluig. Caso não tenha, solicite ao seu líder para que solicite ao departamento de T.I.
Caso já tenha o acesso, segue link para acessar o sistema: Como acessar o sistema Fluig.
Após acessar o sistema, acesse o menu no canto esquerdo a opção "Central de Tarefas", conforme imagem abaixo.
As NFs são exibidas por grupos, pois mais de uma pessoa pode assumir a solicitação. No exemplo abaixo, existe o "Grupo de Usuários Responsáveis pelas NFs da Granja Onda Branca", que estão as pessoas que podem analisar as NFs que foram emitidas para a filial da Granja de Onda Branca.
Ao clicar no grupo, serão exibidas as NFs que estão pendentes para esse grupo.
Para melhor exibição das informações, selecione o filtro "Gestão de NFs", conforme imagem abaixo.
Fluxo do Processo
Fluxo do Processo
Segue abaixo a imagem do fluxo do processo.
Seleção do Pedido p/ Resp. Depto.
Seleção do Pedido p/ Resp. Depto.
Nessa atividade, as pessoas responsáveis pela filial deverá verificar quais NFs são de sua responsabilidade.
Ao localizar a NF, só clicar em cima da mesma para que ela possa ser aberta. Ao abrir, será exibida a opção de "Assumir" para que o responsável atribua essa atividade dessa NF. Ao fazer isso, será enviado um e-mail e notificação no Fluig para os outros responsáveis do grupo avisando que essa NFs já foi assumida.
Ao assumir essa NF, será exibida a tela com o formulário preenchido com os dados da Nota Fiscal.
Para verificar esses dados, clique em cima de "Dados da Nota Fiscal" para abrir a tela, conforme imagem abaixo.
Os dados da NF e os dados de abertura da solicitação no Fluig já estão preenchidos.
Sendo assim, serão necessários nessa atividade preencher as seguintes informações:
SELECIONE QUAL A UNIDADE / SETOR DA NF: Essa informação é necessária para as aprovações da NF caso sejam necessários ajustes no Pedido de Compra (obrigatória).
BOTÃO "CLIQUE AQUI PARA SELECIONAR O PEDIDO DE COMPRA": Ao clicar nesse botão, será aberta a tela dos pedidos de compra existentes no Apolo que podem ser usados para relacionar com essa NF, conforme imagem abaixo.
Para selecionar, só clicar no ícone com um check verde.
OBS.: CASO O PEDIDO NÃO EXISTA, DEIXAR SEM SELECIONAR NENHUM!!!
Após a seleção do pedido de compra, os dados serão exibidos na parte em amarelo, conforme imagem abaixo.
BOTÃO "CLIQUE AQUI PARA DESVINCULAR O PEDIDO DE COMPRA": Ao clicar nesse botão, caso tenha algum pedido já vinculado, será apagado esse vínculo.
SELEÇÃO DOS ITENS COM PEDIDO DE COMPRA SELECIONADO: Se foi selecionado um pedido de compra existente, é necessário relacionar o item do pedido de compra com o da NF.
Para isso, só clicar no ícone com um seta apontada para o item, conforme imagem abaixo.
Ao clicar no ícone , serão exibidos os itens do pedido selecionado, conforme imagem abaixo.
Assim, é só selecionar o item do pedido de compra para relacionar ao item da NF.
OBS. 01: SÓ SERÁ POSSÍVEL SELECIONAR ITENS COM A UNIDADE DE MEDIDA DA NF CADASTRADA NO PRODUTO DO PEDIDO (SERÁ EXIBIDA UMA MENSAGEM INFORMANDO ISSO)!!!
OBS. 02: CASO EXISTAM DIFERENÇAS ENTRE OS VALORES E QUANTIDADES ACEITÁVEIS COM O PEDIDO DE COMPRA, SERÁ EXIBIDA UMA MENSAGEM QUE PODE SER SELECIONADO, PORÉM, OBRIGATÓRIAMENTE A NF IRÁ PARA ANÁLISE DO COMPRAS PARA VERIFICAR A SITUAÇÃO PARA AJUSTAR OU NÃO O PEDIDO!!!
SELEÇÃO DOS ITENS SEM PEDIDO DE COMPRA SELECIONADO: Caso não seja selecionado algum pedido de compra, o sistema entende que esse pedido não existe e deverá ser criado um novo de acordo com a NF.
Para isso, será necessário relacionar um produto do cadastro do Apolo para quando o pedido for criado, utilize esse item, conforme imagem abaixo.
OBS.: CASO TENHA ALGUMA DÚVIDA PARA SABER QUAL PRODUTO UTILIZAR, POR FAVOR, ENTRAR EM CONTATO COM O DEPARTAMENTO DE COMPRAS!!!
Ao relacionar o item do pedido de compra ou sem, serão carregadas as informações do mesmo, conforme imagem abaixo.
DADOS DO PAGAMENTO: Para os dados de pagamento, existem 03 opções:
Se for selecionado o pedido, os dados de pagamento são carregadas de acordo com o mesmo.
Se for uma Nota Fiscal de Produto, os dados de pagamento serão carregados de acordo com o que foi informado na mesma.
Se for uma Nota Fiscal de Serviço ou foi selecionado o pedido e depois desvinculado, será obrigatório informar os dados do pagamento.
Para o caso 3, inserir parte da descrição da condição de pagamento que será listado.
OBS.: CASO NÃO SAIBA, POR FAVOR, ENTRAR EM CONTATO COM O DEPTO. DE COMPRAS!!!
Após a seleção, ele automaticamente irá calcular as parcelas de acordo com o valor da Nota Fiscal, conforme imagem abaixo.
DADOS DO RATEIO:
O rateio é a distribuição de valores por departamento que usaram os itens da nota fiscal.
Sendo assim, só inserir parte da descrição do unidade / departamento que será listado.
OBS.: CASO NÃO SAIBA, POR FAVOR, ENTRAR EM CONTATO COM O DEPTO. DE COMPRAS!!!
Após a seleção, será inserida uma linha para o rateio onde deve ser preenchido com o percentual do valor utilizado. Ao inserir o percentual, o valor do rateio é calculado automaticamente referente ao valor da nota fiscal, conforme imagem abaixo.
A soma total do percentual de todos os rateios devem ser 100%.
DESCRIÇÃO DO MOTIVO E ONDE OS PRODUTOS DESSA NF SERÃO UTILIZADOS: Aqui deve ser informada todas as informações necessárias o mais detalhado possível sobre o uso da mercadoria na unidade. Exemplo: Compra de vacinas para núcleo P02.
É obrigatório a inserção de mínimo 50 caracteres.
A NF E O PEDIDO DE COMPRA ESTÃO DE ACORDO?
Essa opção funciona da seguinte forma:CONTRATO: Essa opção significa que existe um contrato entre a empresa e o fornecedor.
Só será possível a seleção caso o contrato esteja cadastrado. Caso não esteja, entrar em contato com o Depto. de Compras.
REMESSA: Essa opção significa que a nota refere-se mercadorias enviadas para reparo (exemplo: compressor de ar) ou mercadorias recebidas por garantia (exemplo: equipamento com defeito e o fornecedor substitui o mesmo).
SIM: Essa opção significa que a Nota e o Pedido estão de acordo e não será necessário realizar nenhum ajuste.
NÃO: Essa opção significa que existe algum problema que podem ser:
Pedido de Compra não existe;
Pedido de Compra com diferenças entre a Nota Fiscal.
Nessa opção, será exibida uma notificação sobre esse processo de análise do compras e será exibido um campo para inclusão das informações sobre a inconsistência para que o departamento de compras tenham essas informações para a análise e tomada de decisão, conforme imagem abaixo.
OBS.: Caso seja selecionado um pedido de compra e as quantidades e valores não estejam de acordo com a NF, essa opção ficará automaticamente marcada como "Não" pois o Departamento de Compras precisa analisar e tomar uma decisão.
Caso necessite, é possível inserir anexos sobre as evidências da NF como arquivos PDF, fotos, dentre outros.
Após a inclusão das informações, clique no botão preto "Enviar" que fica no canto superior direito da tela.
As etapas possíveis são:
Análise da NF pelo Compras: Se o Pedido de Compra estiver com inconsistências ou não existir, será enviada para o Depto. de Compras analisar e tomar a decisão.
Aprovação do Resp. do Depto.: Se o Pedido de Compra estiver tudo certo com quantidades e valores mas não tiver aprovação, será enviado para o responsável pelo departamento realizar a aprovação do mesmo.
Recebimento da Mercadoria: Se o Pedido de Compra estiver tudo certo e já aprovado, será enviada para a atividade de Recebimento da Mercadoria para aguardar os itens chegar.
Verifica Recusa (Fiscal): Porém, caso a pessoa verificou que existe uma inconsistência da Nota Fiscal com o que foi acordado ou não foi solicitado o produto, pode ser enviado ao Depto. Fiscal para verificar e informar a Receita Federal sobre a não existência ou em desacordo da operação.
Segue abaixo a janela para a seleção das atividades destino, onde:
Continuar com o andamento da NF: Nessa atividade, os itens 1, 2 e 3 citados acima serão executados.
Recusar NF: Nessa atividade, o item 4 será executado.
Análise da NF pelo Compras
Análise da NF pelo Compras
Seguindo o fluxo do processo, se foi informado que havia inconsistências no pedido de compra ou ele não existia, o Departamento de Compras precisa analisar as informações e tomar uma decisão do que necessita ser realizado.
Ao abrir a solicitação, será exibido um quadro vermelho informando que existe inconsistências no Pedido de Compra selecionado, com as informações descritas pela pessoa, conforme imagem abaixo.
Para visualizar os Dados da Nota Fiscal e do Pedido de Compra, é só clicar em cima de "Dados da Nota Fiscal" para abrir a tela, conforme imagem abaixo.
Se foi selecionado um Pedido de Compra existente, será exibido painel amarelo com os dados do pedido de compra, conforme imagem abaixo.
No painel "Itens da Nota Fiscal", estão as informações dos itens, onde está identificado na tabela quais são as informações da Nota Fiscal e do Apolo (que é a informação do Pedido de Compra), conforme imagem abaixo.
Abaixo do painel com os itens, existe as informações de pagamento e rateio, além das observações gerais que identificam a Nota Fiscal e as observações da inconsistência já exibido no painel vermelho, conforme imagem abaixo.
Após a análise da Nota Fiscal e Pedido de Compra, é necessário informar o que deve ser feito com e a descrição sobre a resolução.
Só clicar em "Análise da NF pelo Compras" que será aberta a parte do formulário para o Departamento de Compras responder.
Para isso, existe a opção "Ajusta Valores / Qtdes. ou Insere Pedido conforme NF (Exige nova aprovação do Responsável)?".
Se essa opção estiver marcada, o Departamento de Compras está de acordo com os ajustes que devem ser realizados para os ajustes, onde podem ser:
Opção Marcada
Caso o Pedido de Compra foi selecionado, esse pedido será ajustado conforme a Nota Fiscal no Apolo (ERP).
Caso não foi selecionado, será criado um pedido idêntico aos dados da Nota Fiscal.
OBS.: ASSIM QUE FOR MARCADA A OPÇÃO, O AJUSTE DO PEDIDO EXISTENTE OU CRIAÇÃO DE NOVO PEDIDO NO APOLO SERÁ SOMENTE EXECUTADO ASSIM QUE O RESPONSÁVEL DA UNIDADE REALIZAR A APROVAÇÃO DA NOTA FISCAL PELO FLUIG!!!
PARA QUE O DEPARTAMENTO DE COMPRAS TENHA CUIDADO, SERÁ EXIBIDA UMA MENSAGEM ALERTANDO SOBRE ESSA ALTERAÇÃO, CONFORME IMAGEM ABAIXO!!!
Opção NÃO Marcada
Independente se o pedido foi selecionado ou não, será retornada a atividade para o responsável pela seleção do pedido com as observações do compras, onde será exibido um painel vermelho no começo destacando essas observações.
OBSERVAÇÕES DA ANÁLISE DO COMPRAS: Nesse campo, o Depto. de Compras tem que descrever o mais detalhadamente sobre a decisão e até instruções de como deve ser realizado o ajuste caso esse seja necessário.
Caso necessite, é possível inserir anexos sobre as evidências da NF como arquivos PDF, fotos, dentre outros.
Após a inclusão das informações, clique no botão preto "Enviar" que fica no canto superior direito da tela.
As etapas possíveis são:
Seleção do Pedido p/ Resp. Depto.: Se o Depto. de Compras não concordar com o ajuste, será retornado para o responsável da seleção do pedido para que reanalise e façam os ajustes conforme as instruções do Depto. de Compras.
Aprovação do Resp. do Depto.: Se Depto. de Compras marcou a opção para ajuste ou criação de novo pedido de compra, será enviado para o responsável pelo departamento realizar a aprovação do mesmo.
Verifica Recusa (Fiscal): Porém, caso o Depto. de Compras verificou que existe uma inconsistência da Nota Fiscal com o que foi acordado ou não foi solicitado o produto, pode ser enviado ao Depto. Fiscal para verificar e informar a Receita Federal sobre a não existência ou em desacordo da operação.
Segue abaixo a janela para a seleção das atividades destino, onde:
NF analisada pelo Compras: Nessa atividade, os itens 1 e 2 citados acima serão executados.
Recusar NF: Nessa atividade, o item 4 será executado.
Aprovação do Resp. do Depto.
Aprovação do Resp. do Depto.
Se foram necessários ajustes no pedido de compra selecionado ou foi necessário criar um novo pedido de compra para a nota fiscal, será necessário que o responsável pela Unidade / Departamento aprove os ajustes ou o novo pedido de compra.
Para essa aprovação, existe 02 formas:
Pelo portal do Fluig na Web ou pelo aplicativo "My Fluig" do celular.
Pelo aplicativo "My Approval", que é um aplicativo desenvolvido exclusivamente para aprovações de atividades.
Para acessar pelo portal do Fluig ou pelo aplicativo "My Fluig", só acessar a "Central de Tarefas" e clicar em "Tarefas a Concluir", conforme imagens abaixo.
Acesso via Web
Acesso via aplicativo My Fluig
Caso não tenha o aplicativo "My Fluig" instalado no seu smartphone ou tablet, clique nas imagens abaixo conforme o modelo do seu dispositivo para realizar o download.
Após o download, ao abrir o aplicativo, informar o endereço do servidor o seguinte:
fluig.hyline.com.br:8080
Depois informar seu e-mail e senha.
Qualquer dúvida, entrar em contato com o Departamento de TI.
Para acessar pelo aplicativo "My Approval", só abrir a tela dele que a solicitação estará na tela principal.
No cartão com a solicitação, são listadas as seguintes informações:
Razão Social do Fornecedor;
Número da Solicitação no Fluig e usuário solicitante (nesse processo sempre será Fluig TOTVs, pois é gerada automaticamente);
Valor da Nota Fiscal;
Descrição das Observações Gerais informada anteriormente;
Prazo Final para a aprovação.
Para aprovar, é só clicar no check verde. Para reprovar, só clicar no X vermelho (nesse caso, será solicitado o motivo da reprovação).
Para verificar mais detalhes da solicitação, clique cima do quadro e na próxima tela que abrir, tem a opção "Visualizar Formulário".
Acesso via aplicativo My Approval
Caso não tenha o aplicativo "My Approval" instalado no seu smartphone ou tablet, clique nas imagens abaixo conforme o modelo do seu dispositivo para realizar o download.
Após o download, ao abrir o aplicativo, cliquem em "Acessar com o Servidor" abaixo do campo de senha, informar o endereço do servidor o seguinte:
fluig.hyline.com.br:8080
Depois informar seu e-mail e senha.
Qualquer dúvida, entrar em contato com o Departamento de TI.
Após a aprovação ou reprovação, são possíveis as seguinte etapas:
REPROVAÇÃO, retorna para "Seleção do Pedido p/ Resp. Depto.": Se a nota fiscal for reprovada, será retornada para a pessoa que vinculou o pedido de compra para que análise e verifique o motivo e faça o ajuste necessário.
APROVAÇÃO com valor maior que limite do aprovador: Se o valor da nota fiscal for maior que o limite do aprovador, será enviada para o líder desse aprovador com o limite necessário para aprovar também essa Nota Fiscal.
Exemplo: Se o responsável da unidade / departamento tem o limite de R$ 500,00 e a Nota Fiscal for de R$ 1.000,00, será enviado para o líder que tem limite para aprovar R$ 1.000,00.
OBS.: NESSE CASO O PEDIDO DE COMPRA SERÁ AJUSTADO / GERADO NO APOLO (ERP) SOMENTE QUANDO O LÍDER APROVAR!!!APROVAÇÃO com valor dentro do limite do aprovador: Se o valor da nota fiscal estiver dentro do limite do aprovador, será enviada para a atividade de Recebimento da Mercadoria para aguardar os itens chegar.
OBS.: NESSE MOMENTO O PEDIDO DE COMPRA JÁ SERÁ AJUSTADO / GERADO NO APOLO (ERP)!!!
Aprovação Liderança
Aprovação Liderança
Se foram necessários ajustes no pedido de compra selecionado ou foi necessário criar um novo pedido de compra para a nota fiscal e o limite do responsável da unidade for menor que o da nota fiscal, será necessário que o líder do responsável pela Unidade / Departamento que tem o limite aprove os ajustes ou o novo pedido de compra.
Para essa aprovação, existe 02 formas:
Pelo portal do Fluig na Web ou pelo aplicativo "My Fluig" do celular.
Pelo aplicativo "My Approval", que é um aplicativo desenvolvido exclusivamente para aprovações de atividades.
Para mais detalhes sobre como fazer, acessar o item acima "Aprovação do Resp. do Depto." para verificar detalhes para realizar as aprovações ou reprovações pela Web ou aplicativo.
Após a aprovação ou reprovação, são possíveis as seguinte etapas:
REPROVAÇÃO, retorna para "Aprovação do Resp. do Depto.": Se a nota fiscal for reprovada, será retornada para o responsável da unidade que aprovou anteriormente para que análise e verifique o motivo e retorne para o ajuste ser analisado.
APROVAÇÃO: Se a nota fiscal for aprovada, será enviada para a atividade de Recebimento da Mercadoria para aguardar os itens chegar.
OBS.: NESSE MOMENTO O PEDIDO DE COMPRA JÁ SERÁ AJUSTADO / GERADO NO APOLO (ERP)!!!
Recebimento da Mercadoria
Recebimento da Mercadoria
Assim que as atividades anteriores estiverem OK (Pedido de Compra e aprovações), a nota fiscal estará na atividade "Recebimento de Mercadoria".
Essa atividade é para ser preenchida quando a mercadoria chegar na unidade de destino e a pessoa responsável por esse recebimento que deve realizar esse preenchimento.
A solicitação poderá ser encontrada no menu "Central de Tarefas", em "Tarefas em Pool: Grupo" no grupo de acordo com a unidade, conforme imagem abaixo.
Ao localizar a NF, só clicar em cima da mesma para que ela possa ser aberta. Ao abrir, será exibida a opção de "Assumir" para que o responsável atribua essa atividade dessa NF. Ao fazer isso, será enviado um e-mail e notificação no Fluig para os outros responsáveis do grupo avisando que essa NFs já foi assumida.
Ao assumir essa NF, será exibida a tela com o formulário preenchido com os dados da Nota Fiscal.
Para verificar esses dados, clique em cima de "Dados da Nota Fiscal" para abrir a tela, conforme imagem abaixo.
Os dados da NF e os dados de abertura da solicitação no Fluig já estão preenchidos.
Para exibir o formulário para preenchimento, clique em "Recebimento de Mercadoria", conforme imagem abaixo.
Seguem abaixo as informações necessárias no recebimento:
NF ESTÁ DE ACORDO COM O RECEBIMENTO:
Se a nota fiscal estiver com acordo com, por exemplo, os itens e as quantidades dos itens estão de acordo com o que foi recebido, informar a opção "SIM".
Se a nota fiscal estiver com divergências com os itens recebidos, existem 02 opções:
Não (Envia p/ Compras verificar): Essa opção deve ser selecionada caso no recebimento ocorra divergências entre quantidades na nota fiscal e o que foi recebido realmente, itens que não estão na nota fiscal, dentre outros que será necessário o Depto. de Compras analisar e tomar uma decisão sobre como proceder.
OBS.: Como é um caso que deve ser resolvido no mesmo momento, além de preencher no sistema, é obrigatório entrar em contato com o Depto, de Compras via telefone!!!Não (Recusa NF na SEFAZ): Se foi encontrada alguma inconsistência onde não precisa a análise do Depto. de Compras e a nota fiscal deve ser desconsiderada, essa opção deve ser selecionada. Será enviada ao Depto. Fiscal para análise e tomada de decisão sobre a manifestação da não realização da operação.
MERCADORIA RECEBIDA NO LOCAL DE DESTINO?
Caso seja marcada a opção "SIM" em "NF está de acordo com o Recebimento?", será exibida essa opção onde deve ser sinalizada se a mercadoria foi recebida no local de destino.
Essa opção foi criada pois existe uma atividade de "Aguardando Coleta no Local Recebido", onde as pessoas responsáveis por essa coleta deverão assinalar no processo quando vier buscar a mercadoria no local recebido.
Exemplo: Se foi realizada uma compra para a unidade de Onda Branca, porém foi informado a entrega no Escritório Central, a pessoal que for preencher o recebimento deve assinalar que não foi recebido na unidade de destino e será gerada uma atividade para que o responsável de Onda Branca venha coletar a mercadoria no Escritório Central.
OBSERVAÇÕES NO RECEBIMENTO:
Todas as informações que ocorreram no recebimento, a nota fiscal estando de acordo ou não, deve ser preenchido nesse campo para rastreabilidade e comunicação com os outros departamentos envolvidos.
NESSE MOMENTO É OBRIGATÓRIO ANEXAR A NOTA FISCAL QUE FOI RECEBIDA, SEJA TIRANDO UMA FOTO OU SCANEANDO A MESMA E ANEXAR NO PROCESSO!!!
Segue abaixo como realizar esse processo.
Após a inclusão das informações, clique no botão preto "Enviar" que fica no canto superior direito da tela.
As etapas possíveis são:
Aguardar Resolução do Compras: Se a nota fiscal estiver com inconsistências ou não existir, será enviada para o Depto. de Compras analisar e tomar a decisão.
Pré-Preenchimento Depto. Fiscal: Se a nota fiscal e os itens recebidos estiverem todos OK, será enviado para o Depto. Fiscal inserir as configurações pra o pré-preenchimento e integração da nota fiscal com o Apolo (ERP).
Aguardando Coleta no Local Recebido: Se foi marcada a opção "MERCADORIA RECEBIDA NO LOCAL DE DESTINO?" como "Não", será gerada uma atividade para que o responsável pela coleta da mercadoria seja avisado e realize a sinalização da coleta quando for realizada.
Verifica Recusa (Fiscal): Porém, caso a pessoa que fez o recebimento verificou que existe uma inconsistência da Nota Fiscal com o que foi acordado ou não foi solicitado o produto, pode ser enviado ao Depto. Fiscal para verificar e informar a Receita Federal sobre a não existência ou em desacordo da operação.
Análise do Compras (Recebimento em Desacordo)
Análise do Compras (Recebimento em Desacordo)
Se no recebimento da mercadoria a pessoa informou a opção "Não (Envia p/ Compras verificar)", o Depto. de Compras necessita analisar e tomar uma decisão sobre a nota fiscal.
A solicitação poderá ser encontrada no menu "Central de Tarefas", em "Tarefas em Pool: Grupo" no grupo do Depto. de Compras.
Após assumir a solicitação, clique em "Análise do Compras (Recebimento em Desacordo)" para exibir o formulário para preenchimento, conforme imagem abaixo.
Seguem abaixo as informações necessárias na análise do Depto. de Compras:
SERÁ ENVIADA NOVA CARGA COM A MESMA NF?
Em alguns casos, o Depto. de Compras negocia com o fornecedor sobre o envio de uma nova carga com a mesma NF (principalmente com milho). Sendo assim, deve ser informado isso nessa opção.
Caso seja informado "SIM", a nota fiscal volta para a atividade "Recebimento de Mercadoria" onde a pessoa responsável pelo recebimento deve aguardar a nova carga.
Caso seja informado "NÃO", a nota fiscal será enviada para a atividade de "Verifica Recusa (Fiscal)" para que o Depto. Fiscal análise e faça a recusa na SEFAZ / Prefeitura (NFS-e).
OBSERVAÇÕES ANÁLISE DO COMPRAS (RECEBIMENTO EM DESACORDO):
Nesse campo deve ser informado os detalhes necessários para entendimento e documentação para caso a nota fiscal seja enviado para o recebimento novamente ou, caso seja enviado para a verificação da recusa pelo Depto. Fiscal.
Após a inclusão das informações, clique no botão preto "Enviar" que fica no canto superior direito da tela.
Pré-preenchimento Depto. Fiscal
Pré-preenchimento Depto. Fiscal
Após o recebimento da mercadoria ser confirmada, será gerada a atividade de "Pré-preenchimento Depto. Fiscal", onde o Depto. Fiscal deverá inserir algumas informações para que a NF seja integrada para o Apolo (ERP).
A solicitação poderá ser encontrada no menu "Central de Tarefas", em "Tarefas em Pool: Grupo" no grupo do Depto. Fiscal.
Após assumir a solicitação, clique em "Pré-preenchimento da NF pelo Depto. Fiscal e Integração com o Apolo" para exibir o formulário para preenchimento, conforme imagem abaixo.
Seguem abaixo as informações necessárias para pré-preenchimento:
PREENCHA ABAIXO PARA PESQUISAR O TIPO DE LANÇAMENTO:
Nesse campo deve ser informado qual o Tipo de Lançamento que será utilizado para a geração da Movimentação de Estoque no Apolo. Para isso, só digitar parte da descrição ou do código do Tipo de Lançamento que irá aparecer na lista para seleção.
PREENCHA ABAIXO PARA PESQUISAR A NATUREZA DE OPERAÇÃO:
Nesse campo deve ser informado qual a Natureza de Operação (CFOP) que será utilizada para a geração da Movimentação de Estoque no Apolo. Para isso, só digitar parte da descrição ou do código da Natureza de Operação que irá aparecer na lista para seleção.
PREENCHA ABAIXO PARA PESQUISAR A CONTA CLASSE:
Nesse campo deve ser informado qual a Conta Classe Receita / Despesa que será utilizada para a geração da Movimentação de Estoque no Apolo. Para isso, só digitar parte da descrição ou do código da Conta Classe Receita / Despesa que irá aparecer na lista para seleção.
Após isso, clique no botão "Adicionar" que será inserida uma linha na tabela abaixo com a Conta Classe selecionada. Para cada linha adicionada será necessário informar os seguintes dados:
C.CUSTO: Selecionar somente os centros de custo que foram informados na nota fiscal na atividade de "Seleção do Pedido p/ Resp. Depto." (não pode ser repetido mais de um Centro de Custo por Conta Classe).
% ou VALOR: Poderá ser informado tanto o percentual da Conta Classe e Centro de Custo como o valor.
OBS.1: ESSE PERCENTUAL REPRESENTA A DIVISÃO ENTRE OS CENTROS DE CUSTO E AS CONTAS CLASSES INFORMADAS!!!
OBS.2: A SOMA DOS PERCENTUAIS DEVE SER IGUAL A 100% E A SOMA DOS VALORES DEVEM SER IGUAL AO VALOR TOTAL DA NOTA FISCAL!!!
Segue abaixo uma imagem de exemplo de como realizar o lançamento:
OBSERVAÇÕES NO PRÉ-PREENCHIMENTO:
Esse campos já será preenchido automaticamente com as "Observações Gerais" informadas no começo do processo para identificar o motivo da nota fiscal. Porém, pode ser complementado pelo Depto. Fiscal.
Na integração com o Apolo (ERP), essa observação será a que será inserida na movimentação de estoque.
Após a inclusão das informações, clique no botão preto "Enviar" que fica no canto superior direito da tela.
Nesse momento, será inserida a Movimentação de Estoque dentro do Apolo (ERP).
Aguardando Coleta no Local Recebido
Aguardando Coleta no Local Recebido
No Recebimento da Mercadoria, quando for informado que o local de destino não for o mesmo, será gerada essa atividade para que o responsável pela Unidade / Setor faça a coleta da mercadoria.
A solicitação poderá ser encontrada no menu "Central de Tarefas", em "Tarefas em Pool: Grupo" no grupo do Depto. Fiscal.
Após assumir a solicitação, clique em "Coleta da Mercadoria" para exibir o formulário para preenchimento, conforme imagem abaixo.
Seguem abaixo as informações necessárias para pré-preenchimento:
OBSERVAÇÕES NA COLETA DA MERCADORIA:
Todas as informações que ocorreram na coleta devem ser preenchidas nesse campo para rastreabilidade e comunicação com os outros departamentos envolvidos.
Qualquer dúvida sobre o processo, entrar em contato com o departamento de TI.
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