Fechamento das Comissões

Neste tutorial será explicado como é feito o fechamento de comissões dos representantes.

As comissões são fechadas com base apenas no valor do pintinho, sem vacinas e serviços inclusos.

Para verificar como funciona a rotina, clique no link a seguir: https://sites.google.com/site/wikihowewb/apolo-erp/vendas/comissoes/configuracoes.

O fechamento é feito com relatórios gerados via Apolo de acordo com o recebimento das parcelas das notas fiscais. A cada recebimento de uma parcela, é paga a comissão ao representante.

Caso não tenha acesso aos relatórios exibidos abaixo, entrar em contato com o departamento de T.I. para liberar o acesso.

PASSO 01 - FECHAMENTO DE RECEBIMENTOS DE TÍTULOS

No final do mês é gerado o relatório de "Doc. Recebidos por Data de Pagamentos - por Representante". Para gerar esse relatório, devem ser inseridos os parâmetros abaixo.

• CÓD. EMPRESA: Caso deseje visualizar as parcelas somente de uma das empresas que são faturadas as notas fiscais, selecione na lista ou deixe em branco para baixar de todas as empresas.
• CÓD. REPRESENTANTE: Insira o código do representante caso queira gerar por representante ou deixe em branco para baixar de todos os representantes.
• DATA RECEBIMENTO INICIAL E FINAL: Essa é a data de recebimento da parcela do cliente. Como o relatório é gerado por período, informe a data inicial e final. Exemplo: caso queira verificar o período recebido de junho a julho de 2017, informe as datas 01/06/2017 a 31/07/2017.
• CÓD. ENTIDADE: Neste campo, selecione um cliente em específico na lista ao lado. Para todos, deixe em branco.

Após inserir esses parâmetros, clique no botão

para gerar o relatório, onde são exibidas as informações conforme explicadas abaixo.

1. ORIGINAL DOC. - Valor total da parcela. Esse valor é gerado de acordo com o valor da nota fiscal.
2. RECEBIDO DOC. - Valor total recebido da parcela. Esse é o valor que o cliente pagou.
3. ORIGINAL PINT. - Valor do pintinho na parcela. Esse é o valor do pintinho em relação ao valor da parcela.
4. RECEBIDO PINT. - Valor do pintinho recebido na parcela. Esse é o valor do pintinho recebido em relação ao valor pago pelo cliente.
5. COMIS. - Valor da comissão do representante.

OBS.: CASO OS VALORES ESTEJAM INCORRETOS, O VALOR VENDIDO DO PINTINHO INFORMADO ESTÁ INCORRETO. SEGUE PASSOS ABAIXO PARA A CORREÇÃO

PASSO 01.01 - CORREÇÃO DO VALOR VENDIDO DO PINTINHO CASO ESTEJA INCORRETO (CASO NECESSÁRIO).

Para corrigir esse valor, é necessário gerar um relatório para a correção do mesmo que é o relatório "COMISSOES - ATUALIZA VALOR TOTAL DO PINTINHO NA NF - **** CUIDADO *****".

Esse relatório atualiza o valor manualmente de cada nota fiscal emitida para cada cliente. Para atualizar, é necessário os dados da nota fiscal do cliente.

Segue abaixo imagem com as explicação dos parâmetros para a geração.

• EMPRESA: Informe o código da empresa no Apolo que foi realizada o faturamento da nota fiscal.
• ESPÉCIE: Informe a espécie da nota fiscal. Exemplo: NF-e.
• SÉRIE: Informe a série da nota fiscal. Exemplo: 001.
• NÚMERO NF: Informe o número da nota fiscal, inclusive com o zeros a esquerda. Exemplo: 0000000567.
• VALOR: Informe o valor total vendido do pintinho da nota fiscal em questão. O valor deve conter o ponto ao invés da virgula na separação das casas decimais e não colocar os pontos de separação de milhares. Exemplo: R$ 50.000,00, deve ser informado 50000.00

Após inserir esses parâmetros, clique no botão

para gerar o relatório e será gerado no relatório uma mensagem "NF <número da empresa> <número da NF> atualizada com sucesso!".

PASSO 02 - GERAÇÃO DO RELATÓRIO DE COMISSÕES EM ABERTO PARA ENVIAR AO REPRESENTANTE

Após o fechamento do passo 01, deve ser gerado o relatório de comissões em aberto para cada representante e enviar a eles. O título do relatório é "COMISSOES - ABERTO - PARA REPRESENTANTES". Segue abaixo imagem dos parâmetros.

• REPRESENTANTE - Deve ser inserido o código do representante.
• DATA BASE - Deve ser informada a data final do mês que está sendo fechado, pois irão trazer as parcelas que não foram pagas a comissão ao representante.

Após inserir esses parâmetros, clique no botão

para gerar o relatório, conforme imagem abaixo.

As colunas 01, 02 e 03 assinaladas acima sempre serão em relação ao valor total do pintinho.

Isso quer dizer que o representante só verá os valores referente ao total do pintinho e não da nota fiscal em si.

1. ORIGINAL: Essa coluna é o mesmo valor do "ORIGINAL PINT." do relatório anterior.
2. RECEBIDO: Essa coluna é o mesmo valor do "RECEBIDO PINT." do relatório anterior.
3. COMISSÃO: Essa coluna é o mesmo valor da "COMIS." do relatório anterior.

Após a conferência dos relatórios e verificando que estão corretos, deve ser enviado a cada representante o relatório de "COMISSOES - ABERTO - PARA REPRESENTANTES" por e-mail. Após isso, para o fechamento estar concluído, é necessário realizar a baixa no sistema do pagamento das comissões.

PASSO 03 - BAIXA DAS COMISSÕES NAS PARCELAS

Após o envio do relatório de "COMISSOES - ABERTO - PARA REPRESENTANTES" para os representantes, é necessário baixar essa parcelas no sistema para não aparecer mais nos fechamentos futuros.

Par isso, é utilizado o relatório "COMISSOES - ROTINA - BAIXA POR REPRESENTANTE". Essa baixa, como o próprio título do relatório sugere, é feito por representante ou pode ser feito para todos os representantes.

OBS.: AO GERAR ESSE RELATÓRIO, A COMISSÃO NÃO PODE SER MAIS ESTORNADA! SENDO ASSIM, CUIDADO AO GERAR, INCLUSIVE COM OS PARÂMETROS INFORMADOS!

Segue abaixo imagem dos parâmetros e explicação de cada um.

• EMPRESA: Caso deseje baixar comissões somente de uma das empresas que são faturadas as notas fiscais, selecione na lista ou deixe em branco para baixar de todas as empresas.
• REPRESENTANTE: Insira o código do representante caso queira gerar por representante ou deixe em branco para baixar de todos os representantes.
• DATA EM ABERTO: Nesse campo deve ser informado a data final de recebimento das parcelas. Exemplo: caso queira fechar o mês de 09/2017, deve ser inserida a data de 30/09/2017. Isso significa que serão baixadas as comissões das parcelas pagas até dia 30/09/2017 que estão em aberto.
• DATA DA BAIXA: Nesse campo deve ser informado a data que ficará registrada quando foi realizada a baixa da comissão. Para efeito de fechamentos, sempre é informada a data do último dia do mês do fechamento. Exemplo: caso irá fecha o mês 09/2017, a data deve ser 30/09/2017.

Após inserir esses parâmetros, clique no botão

para gerar o relatório e será gerado no relatório uma mensagem "Parcelas Baixadas com Sucesso!".

PASSO 04 - VERIFICAÇÃO DAS BAIXAS

Para verificar se as comissões foram baixadas, é necessário gerar o relatório "COMISSOES - BAIXADAS P/REPRESENTANTES / DATA REPASSE", onde serão listadas as baixas de acordo com o a data da baixa informada no relatório "COMISSOES - ROTINA - BAIXA POR REPRESENTANTE".

Segue abaixo imagem dos parâmetros e explicação de cada um.

• ENTIDADE: Neste campo, informe o código do cliente no Apolo ou parte da razão social dele. Exemplo: código 0003456 ou GRANJA. Caso informe GRANJA, todos os clientes que tirem na razão social GRANJA serão exibidos. Para todos, deixe em branco.
• REPRESENTANTE INICIAL: Localize o representante na lista ao lado. Caso queira todos, deixe em branco.
• REPRESENTANTE FINAL: Localize o representante na lista ao lado. Caso queira todos, deixe em branco.
• DATA DE REPASSE INICIAL E FINAL: Essa é a data da baixa informada no relatório "COMISSOES - ROTINA - BAIXA POR REPRESENTANTE", que é a data de quando foram pagas as comissões. Como o relatório é gerado por período, informe a data inicial e final. Exemplo: caso queira verificar o período baixado de junho a julho de 2017, informe as datas 01/06/2017 a 31/07/2017.

Segue abaixo exemplo do relatório gerado.

As colunas com os valores são os mesmos dos relatórios anteriores.

Porém, esse relatório é agrupado pela data de repasse, ou seja, a data da baixa quando foi gerado o relatório "COMISSOES - ROTINA - BAIXA POR REPRESENTANTE".

No exemplo acima, vemos os meses de junho e julho de 2017.

Caso os valores estejam OK, o processo de comissão foi realizado com sucesso.

Qualquer dúvida, entrar em contato com o departamento de T.I.