Om utvikling og støttetjenester

Utvikling og støttetjenestene ledes av områdedirektør for organisasjon og områdedirektør for økonomi og finans. Området omfatter totalt 10 enheter. Enhetene har en viktig rolle i arbeidet med å oppdatere og modernisere organisasjonen, tilpasse gamle prosedyrer og regler til nye krav og forventninger og til teknologiske endringer. Området ivaretar oppgaver i spennet fra rene interne støttetjenester for kommunens strategiske ledelse og kommunens 208 enheter, til direkte innbyggertjenester som omfatter blant annet håndtering av innsynskrav og skranketjenester,

Ressursbruk og økonomistyring

Regjeringens perspektivmelding, utviklingen mot et mer bærekraftig samfunn og den pågående pandemien viser betydningen av at kommunen evner å styre økonomiske og personellmessige ressurser både på mellomlang og kort sikt. Basis for styringen er naturligvis bystyrets budsjettvedtak, men kontinuerlig oppfølging av ressursbruken, både penger og mennesker, er helt nødvendig for å sikre arbeidsro og at fokus blir på å levere gode tjenester fra alle enheter i organisasjonen. Samtidig er det viktig at det budsjettet bystyret stiller til rådighet for den enkelte sektor oppleves som gjennomtenkt og rettferdig av de enhetene som får sin del av budsjettet tildelt. I planperioden vil området videreutvikle de verktøy vi har for budsjettfordeling og oppfølgende økonomistyring, begge deler med det som mål at kommunen har en målrettet og rettferdig ressursbruk i tråd med politiske prioriteringer.

Digital transformasjon, arbeidsgiverpolitikk og samskaping

Trondheims-samfunnet er fullt av ressurser. Folk har initiativ, energi og ideer til hvordan vi kan lage en enda bedre by, og morgendagens løsninger kan utvikles mange steder og i mange former. En slik tilnærming til samfunnsutvikling krever at hele kommunen må være åpen, lyttende og samarbeidende for å stimulere til nye måter å tenke velferdstjenester på.

Innbyggerne vil i årene som kommer stille nye forventninger til de kommunale tjenestene. Dette vil kreve en betydelig omstilling i måten kommunen utformer og driver tjenestene på. Særlig vil kravet om hurtigere teknologisk fornyelse, , økt kompleksitet og ukjente anvendelsesområder være krevende å håndtere. Staten og kommunene må gjennomføre flere løft i fellesskap innen både teknologiutvikling, finansiering og sammenhengende tjenester for å møte disse utfordringene. Teknologisk utvikling medfører at oppgaver kan digitaliseres og automatiseres, og kan legge til rette for at innbyggere i større grad kan styre og påvirke eget tjenestetilbud. Å etablere gode samhandlingsformer og nødvendig understøttende teknologi er forutsetninger for at kommunene skal lykkes med dette.

Gjennom temaplan for teknologi og modernisering foreslår kommunedirektøren å legge opp til å innføre en horisontmodell (H1, H2, H3)) for å styrke kommunens evne til å sikre at de tiltak og satsinger som settes i gang tar hensyn til hvor moden organisasjonen er for å ta i bruk ny teknologi og hva som er samfunnets behov. Det legges opp til følgende tiltaksområder i perioden.

  • H1 - Automatisering, robotisering og effektivisering av merkantile og administrative prosesser - Gjennomføre en gjennomgang av administrative- og merkantil prosesser i kommunen med den hensikt å automatisere, robotisere og forbedre disse prosessene og dreie noe av eventuell ledig kapasitet over til mer utviklings- eller tjenesteytende aktivitet.

  • H2 - Trondheim som datadreven organisasjon - Etableringen av satsingsområde innenfor datadreven organisasjon. Satsingen vil primært ta sikte på å etablere viktige områder som datakvalitet, analysekraft, prediksjon og etablering av løsninger for visualisering av styringsdata. Videre vil grunnlaget som etableres brukes for å å gjennomføre konkrete tjenesteinnovasjonsaktiviteter innenfor de utadrettede virksomhetsområdene.

  • H3 - Trondheim som innovativ og moderne by som samskaper tjenester med innbyggerne - Satsingen vil handle om å bygge kompetanse innenfor relevante tema for kommunen i et 6-12 års perspektiv. Generell forståelse av nye teknologier og påvirkning på samfunnet og organisasjonen vil være et tema. Andre vil handle om hvilke ulike former for samskaping vil være egnet i kommunal sektor.

Forutsetningene for å lykkes med å etablere nye samskapte tjenester, og den digitale transformasjonen, er kommunens evne til å skape tillit til kommunen som institusjon og tjenesteleverandør. En viktig brikke i dette er en fungerende internkontroll og god kontroll på personvernet til brukere, elever, ansatte og andre.

Arbeidsgiverpolitikk

Organisasjonens evne til omstilling og endring blir stadig viktigere som følge av behovet for bærekraftig omstilling, den digitale transformasjonen som endrer arbeidsformer og økte tjenestebehov, kombinert med redusert økonomisk handlingsrom. I tillegg må kommunen i enda større grad tilpasse seg endringer i omgivelsene og økte forventninger fra innbyggere og brukere.

Den arbeidsgiverpolitiske plattformen videreføres som en verdiplattform for kommunens arbeidsgiverpolitikk.

Med bakgrunn i økt behov for omstilling og endring er det viktig å sikre god omstillingskapasitet gjennom å ha oversikt over store omstillinger og endringer som vil kunne påvirke de ansattes arbeidshverdag i årene fremover. Økt oppmerksomhet på forbedringsarbeid er også viktig for å gjøre kommunen bedre rustet til å møte løpende endringer i tjenesteytingen.

I årene som kommer vil det være nødvendig for kommunen å styrke arbeidet med tjenesteinnovasjon for bedre å kunne respondere raskere på endringer i omgivelsene. Et strategisk og langsiktig rekrutterings- og kompetansearbeid vil også være en viktig del av å bygge organisasjonens omstillings- og endringsevne.

Til sist er det også viktig med kunnskapsbygging for å kunne etablere mer forutsigbare rammevilkår og arbeidsmodeller for ansatte, ledere og parter i tjenester som i økende grad skapes sammen med andre.

Medvirkning og samspill - partssamarbeid

Hovedavtalen ( HA) og arbeidsmiljøloven (AML) legger grunnlaget for et formelt samarbeid mellom partene i kommunesektoren. For å utvikle en omstillingsdyktige og serviceinnstilt kommunalsektor til det beste for innbyggerne er det viktig med et godt samarbeid på alle nivå. Endring og omstilling skjer nært brukerne av våre tjenester, og partssamarbeidet er derfor spesielt viktig på den enkelte enhet.

Utvikling og styrking av partssamarbeidet på enhetene er viktig med tanke på tjenesteutvikling og det å sammen komme fram til gode løsninger innenfor temaer som blant annet heltid og sykefravær i fellesskap. Dette er også viktig for å bygge en enda sterkere læringskultur.

Det vil i perioden 2020 - 2022 bli igangsatt et prosjekt med utvidet partssamarbeid.

Prosjektet skal skje i tråd med lov og avtaleverk, med mål om bedre arbeidsmiljø. Det utvidede partssamarbeid skal forankres på utvalgte enheter gjennom ledere, tillitsvalgte/ansatte og vernetjenesten. Prosjektet ønsker å tilknytte seg det nasjonale bransjeprogrammet som er utviklet av partene i IA-avtalen.

Samfunnssikkerhet og kommunal beredskap

Kommunen har et overordnet ansvar for befolkningens sikkerhet og trygghet. Kommunen skal jobbe systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeidet på tvers av sektorer i kommunen, med sikte på å redusere risiko for tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier. Plikten omfatter også kommunen som myndighet innenfor sitt geografiske område, som virksomhet og som pådriver overfor andre aktører.

Kommunedirektøren ivaretar dette blant annet gjennom fokus på samfunnssikkerhet i planprosesser, kvartalsvis beredskapstrening for strategisk ledergruppe og ved å følge opp enhetsledere med tildeling av maler for arbeid med ROS-analyser, beredskapsplaner og øvelser på enhetsnivå.

Økonomiske nøkkeltall

Arbeidsmiljø og sykefravær

Arbeidsgiver har ansvar for et fullt ut forsvarlig arbeidsmiljø, og ansatte har plikt til å medvirke. Personaltjenesten og Arbeidsmiljøenheten (Bedriftshelsetjenesten) bistår arbeidsgiver med arbeidsmiljøarbeid og andre tiltak for å redusere sykefravær på alle nivå i organisasjonen. Enhetene bidrar med kunnskap, analyser, medarbeiderundersøkelser, råd og veiledning, generelle og spesifikke tiltak og prosesser som har direkte eller indirekte betydning.

I enheter med høyt sykefravær over tid, går kommunedirektøren direkte inn med ulike former for støtte.Kommunedirektøren har opprettet særskilte innsatsteam beregnet på slike enheter.

Sykefraværet på fagområdet organisasjon har gått ned fra 6,8 % til 3,8 % fra 2. kvartal i 2019 til 2020. Innenfor finansområdet,har det gått opp fra 4,8 % i 2. kvartal 2019 til 7,1 % i 2020. Enhetene legger til rette for at medarbeiderne skal ha kortest mulig fravær, være delvis sykmeldt og ellers prøve å forebygge fravær gjennom ulike tiltak. For enheter med høyt fravær har kommunedirektøren iverksatt følgende tiltak:

  • Samlinger for kompetanse- og erfaringsutveksling mellom enhetsledere og kommunaldirektør

  • Prioritering av innsats i enhetene med høyest sykefravær

  • Handlingsplaner for reduksjon av sykefravær i enheter med høyt sykefravær