Tothom coneix els diversos serveis de Google: correu, docs, calendari, xat, ... Per poder disposar d'aquests serveis cal donar-se d'alta individualment. Per a un centre educatiu es difícil disposar de la informació de tots els possibles comptes Google dels seus membres (bàsicament professors i alumnes) i a més a més relacionar-los d'una manera homogènia. Google Apps es la solució a aquest desgavell.
Podeu donar d'alta gratuïtament el vostre centre a Google Apps i posteriorment crear un compte d'usuari per cadascun dels membres del vostre centre. Aquest compte els permetrà disposar de correu electrònic personal nomusuari@nomcentre.cat, documents, xat, contactes, calendari, lloc web i altres serveis que vagin sortint.
L'administrador del centre podrà gestionar altes, baixes, contrasenyes dels usuaris, a més a més podrà agrupar els usuaris en grups per poder-los aplicar permisos i accesos especial. També podrà definir carpetes per a documents compartits per diversos usuaris depenent de la seva pertanyença a un grup. Igualment es podrà compartir informacions d'activitats en calendaris de grup o de centre.