I alle prosjekter vil det forekomme uforutsette hendelser. Dette gjelder nærmest uavhengig av prosjektets størrelse. Noen ganger får uforutsette hendelser dramatiske konsekvenser for prosjektet. Dersom risikoen er kartlagt på forhånd er imidlertid sjansene gode for at slike hendelser ikke får betydelige konsekvenser for fremdrift og økonomi i prosjektet. Rutiner for risikohåndtering bør derfor etableres på et tidlig tidspunkt.«Risiko» oppstår som et produkt av to elementer :sannsynlighet for at en hendelse inntreffer
konsekvenser dersom hendelsen inntreffer
I utgangspunktet kan det virke fristende å forsøke og unngå mest mulig risiko i et prosjekt. Samtidig forteller risko noe om hvorvidt prosjektet strekker seg i en retning av noe som kan oppleves som nytt og interessant. Det er derfor vanskelig å oppnå suksess uten å akseptere at en form for risiko følger med på kjøpet. Stor usikkerhet i et prosjekt innebærer som oftest mange muligheter for et godt resultat, men samtidig større fare for det motsatte. Liten usikkerhet og dermed liten risiko vil ofte gi et produkt uten særlig verdi. Det er med andre ord ikke noe mål å unngå risiko, men du må ha evnen til å se hvilke risikofaktorer som kan true et prosjekt og planlegge for å være i stand til å håndtere dem.Et viktig skille er om risikoen ligger utenfor eller innenfor prosjektets kontroll, altså om den er en «ytre -» eller «indre risiko». Risiko innenfor prosjektet består av de risikofaktorene som prosjektlederen bør ha kontroll over. Disse områdene kan ha opphav i prosjektorganisasjon, kompetanse, estimater, timepriser, normer, omfang, forsinkelser og teknologi, pluss en lang rekke menneskelige faktorer.
Risiko utenfor prosjektet er det vanskelig å kontrollere, men prosjekteieren og styringsgruppen skal under ingen omstendighet kunne fraskrive seg ansvaret for å holde seg orientert om forhold som ligger utenfor prosjektet. Ytre risikofaktorer kan være endringer i marked og teknologi eller forhold hos underleverandører eller i egen organisasjon. Det bør derfor være en del av prosjektledelsens oppgaver å holde seg informert om utviklingstendenser utenfor prosjektet som kan være en trussel for prosjektets suksess. I mange tilfeller kan du nøytralisere eller minimere risikoen ved å velge alternative løsninger.
En enkel metode for å håndtere potensiell risiko i et prosjekt kan deles inn i fem trinn :
Usikkerhet og tilhørende risiko skal identifiseres og dokumenteres så tidlig i prosjektet som mulig
Diagnose - finne hvilke faktorer som kan utløse en uønsket hendelse
Analyse
beregne sannsynlighet for at hendelsen kommer til å inntre
beregne konsekvensen hvis hendelsen inntrer
Velge tiltak, endre valg eller planer
Planlegge, gjennomføre og styre, plassere ansvar for tiltak
Når usikkerheter og tilhørende risiko er identifisert bør disse umiddelbart behandles av beslutningstakerne for å få klarhet i om risikoen er truende for prosjektet eller ikke. Under arbeidet med risiko må det legges vekt på å få frem den innsikten om risiko som finnes i prosjektet, trekke den inn og sørge for at erfaringer dokumenteres og tas med i det videre arbeidet.
I store prosjekt vil det være egne ansatte for å håndtere arbeid med risiko. I de aller fleste tilfeller er det imidlertid prosjektlederen som må utarbeide rutiner til for håndtering av risiko og følge dette opp ovenfor de som er involvert i prosjektet.