Før prosjektet settes i gang for alvor er det avgjørende for den videre prosessen og sluttresultatet at det utarbeides en prosjektplan. En slik plan skal i størst mulig grad beskrive hvordan utviklingsarbeidet skal gjennomføres.
Prosjektplanen skal inneholde en framdriftsplan for prosjektet og beskrive de viktigste aktivitetene og milepæler (delmål og frister). Prosjektplanen må også omfatte planlagt ressursbruk. Dette omfatter både direkte kostnader og interne personellressurser (ideelt sett angitt i timeverk).
Budsjettene er et viktig styringsverktøy underveis i gjennomføringen, både for prosjektlederen og alle avdelinger som bidrar med personressurser til prosjektet. Det er derfor viktig at ressursbruken beregnes ut fra de planlagte aktivitetene og milepælene.
Prosjektplanen må gjenspeile ambisjonene i strategidokumentet og hvordan prosjektet organiseres. Hvor detaljert du vil gå til verks avhenger selvsagt av prosjektets kompleksitet. Det er imidlertid viktig at prosjektplanen klart definerer ulike arbeidsoppgaver og hvem som utfører og ikke minst har ansvaret for å følge opp de ulike oppgavene.