Leseveiledning:
I praksis vil våre ebokprosjekter være små. Det betyr at vi selv må gå inn i de ulike rollene, som ellers ville vært fordelt på flere personer. Samtidig er det lurt å være oppmerksom på at vi bør være bevisste på betydningen av en rolleinndeling, og dermed farene ved å samle dette på én, eller et lite antall personer.
Prosjekteier«Prosjekteieren» har det overordnede ansvaret for at prosjektet når de resultatene som er forutsatt innenfor de gitte ressursrammene. I mange prosjekter kan oppdragsgiveren gå inn i rollen som prosjekteier. Større, mer kompliserte prosjekt bør imidlertid knytte til seg en erfaren administrator som kan ivareta denne oppgaven.Prosjekteierens hovedoppgaver er :
å finne en egnet styringsordning og sørge for at rutiner for risikohåndtering innføres i prosjektet
sørge for at navngitte personer i prosjektgruppen får klart definerte ansvarsområder
ansvar for at det etableres rapporteringsrutiner
sikre at evaluering av produktet lar seg gjennomføre og blir gjennomført
kontrollere at prosjektet når de resultatene som er forutsatt innenfor de gitte ressursrammene
Prosjektleder
Før planleggingen av selve produksjonen settes i gang bør det etableres en «prosjektgruppe», ledet av én «prosjektleder». Prosjektlederen har det daglige ansvaret for at prosjektet kommer vel i havn. I større prosjekter blir gjerne prosjektlederens roller og ansvar beskrevet i et eget mandat. Dette for at det ikke skal herske tvil om hvem som tar avgjørelsene
Prosjektlederens arbeidsoppgaver vil selvsagt være svært varierende, men omfatter alltid :
styring av prosjektet innenfor gitte rammer
utarbeide rutiner og følge disse i prosjektet
identifisere risikofaktorer og iverksette tiltak
informere prosjekteier og eventuell styringsgruppe
Vær spesielt spesielt nøye med å definere de enkeltes ansvarsområde og rapporteringsplikt. Det er alltid en fare for å «organisere bort» den enkeltes ansvar for prosjektet.
Dersom prosjekteier finner det formålstjenlig kan det være aktuelt å etablere en «styringsgruppe», en «referansegruppe» og engasjere eksterne konsulenter. De enkelte styremedlemmene bør i så tilfelle få definerte oppgaver som de skal ivareta på vegne av prosjekteieren. Hvor mange som knyttes til prosjektet er svært avhengig av ambisjonsnivå. Er prosjektet lite, er det ofte unødvendig å etablere styringsgruppe og referansegruppe. Dersom for mange mennesker involveres i styringen av prosjektet blir det «topptungt», noe en sjelden er tjent med. I små prosjekt kan prosjektgruppen med fordel fungere som enarbeidsgruppe mens virksomhetens ordinære ledelse utgjør styringsgruppen.