Forprosjektet inneholder mange komponenter som legger premisser for hvordan en skal jobbe i fortsettelsen.
Forprosjektet bør ikke strekke seg over en lang periode. I de fleste tilfeller bør én til tre uker være tilstrekkelig.
Forprosjekteringen innledes vanligvis med en «mulighetsanalyse» som skal danne et beslutningsgrunnlag for eventuell igangsetting av prosjektet. Det viktigste er å få et bevisst forhold til hvilke muligheter som finnes, hvilket ambisjonsnivå som legges til grunn og hvilke konsekvenser en satsing kan ventes å medføre.
I mulighetsanalysen defineres alle tenkelige målgrupper som kan ha interesse av produktet. Analysen gjennomføres uten at det tas hensyn til økonomiske eller organisatoriske begrensninger. I den videre prosessen er det like viktig å ha mulighet til å velge bort som å velge. En mulighetsanalyse som favner over mer enn det man i første omgang klarer å realisere gir et godt grunnlag for å planlegge og prioritere på mellomlang og lang sikt. Dette gjør det lettere å ta høyde for en eventuell videreutvikling av produktet.
En viktig forbredelse til arbeidet med mulighetsanalysen består i å kartlegge hvilke beslektede produkter som allerede finnes på markedet, og ikke minst: ta en grundig kikk på disse.
Mulighetsanalysen bør holdes på et generelt nivå uten for mange detaljer som kan legge sterke føringer på det videre arbeidet. Analysen skal tvert imot være et springbrett for videre, kreativt arbeid. De ulike momentene bør derfor kun dokumenteres i stikkordsform. En mulighetsanalyse skal først og fremst avklare hvilken teknologi som er tilgjengelig og hvordan de ulike teknologiene kan utnyttes på best mulig måte.
Arbeidet med mulighetsanalysen skal åpne for så mange kreative forslag som mulig. Det betyr at tradisjonelle idédugnadsmetoder er godt egnet. En forutsetning for å lykkes er imidlertid motiverte og positive deltakere.
Det er viktig å sette seg klare mål, men hva vi mener med «målsetninger» er slett ikke alltid like klart. I noen sammenhenger skilles det mellom «resultatmål» og «produktmål». Det snakkes også ofte om mål på kort og lang sikt, om «visjonære mål» kontra «operative mål» osv.
De forskjellige målbegrepene er ikke gjensidig utelukkende. I mange tilfeller overlapper de hverandre. Nettopp derfor er det viktig å sette de målbegrepene som brukes inn i en sammenheng.
De ulike målsetningene for produksjonen bør minimum innfri to overordnede krav :
Forhold som forprosjektet bør avklareMuligheter
Hvilke typer informasjon og medieelementer kan eboken tenkes å inneholde?
Hvilke spesialfunkajoner er ønskelig?
Hva kan vi oppnå ved å bruke medieelementer og løsninger som allerede finnes?
Hva ønsker du å oppnå med prosjektet?
Hvilke målgrupper finnes?
Hva kjennetegner de ulike målgruppene?
Hva er spesielt interessant ved de ulike målgruppene?
Hvordan prioritere mellom de ulike målene, målgruppene, innholdstypene og funksjoner?
Hva bør / kan realiseres på henholdsvis kort og noe lengre sikt?
Konsekvenser
Hvilke følger får valg og prioriteringene for ressursbruk?
Kan produktet komme i konflikt / konkurranse med eksisterende produkter?
Vurder risiko
Mulige tiltak og alternativer dersom hendelser inntreffer.
Konklusjon og anbefaling
Vurdering av ambisjonsnivå for prosjektet.
Vurderinger av kost/nytte
Vurdering av tidsplan for gjennomføring av hovedfasene i prosjektet.
Anbefaling av konkrete løsninger.
Målene bør være så konkrete at de er mulige å etterprøve og evaluere. Dette betyr at formulering av målbare og realiserbare mål er viktig - ikke bare for gjennomføringen av produksjonen, men også for evalueringen av den.
Det bør settes delmål for de ulike fasene i produksjonen.
Det er ikke tilstrekkelig å sette mål for ønsket slutteffekt. Produksjonen inneholder ulike faser og prosesser for å nå et hovedmål, og det bør derfor defineres delmål for hver enkelt fase.
All kommunikasjon forutsetter at det på forskjellige måter etableres et forhold mellom en avsender (forfatteren), via en kanal (eboken) og en mottaker ("leseren"). Før du har mottakernes oppmerksomhet må imidlertid vedkommende bli oppmerksom på produktet og aktivt skaffe seg dette. Den enorme tilgangen på nettsider , apper og spill skaper et behov for en tydelig strategi for hvordan en faktisk skal nå målgruppen, i forkant av at disse personene faktisk opplever selve produktet.
Målgruppen er alle de vi ønsker å nå ut med informasjon til og komme i kontakt med. Det er også vesentlig å skille mellom målgruppe og mottakergruppe. Sistnevnte er de som faktisk mottar selve produktet og tar dette i bruk.
Ser vi for oss en ebok om "Lysets historie" kan dette være et produkt der mottakergruppen er gutter mellom 11-15 år. Disse kommer ikke til å kjøpe boken på egenhånd. Det betyr at målgruppen er foreldre, lærere, innkjøpere for skoler og bibliotek etc. I tillegg kommer selvsagt gavesegmentet (alle de som kjøper julegaver og bursdagspresanger). Gavesegmentet er spesielt viktig, ikke minst for det tradisjonelle boksalget, men vanskeligere å håndtere når det dreier seg om ebøker. Vi diskuterer noen av disse problemstillingene under publisering og drift.
Målgruppene opptrer i tillegg på ulike nivå slik at vi ofte snakker om flere «delmålgrupper». Målgruppene vil alltid bestå av individer med ulike behov, forutsetninger og preferanser. Det kan derfor være lurt å dele målgruppen inn i «segmenter» med visse felles kjennetegn som gjør dem forskjellige fra andre grupper. Deretter må hver enkelt målgruppe vurderes og deres behov analyseres og dekkes.
Jo mer du vet om de potensielle brukerne, desto større sjanse er det for å lykkes. Kunnskap om brukerne kan oppnås gjennom ulike former for brukerundersøkelser og kontinuerlig analyse av brukerlogger. Her skiller eboken seg fra den papirbaserte boken, siden det på ulike måter kan la seg gjøre å registrere informasjon om brukeraktivitet.
Skillet mellom målgrupper og mottakergrupper er sentralt i forhold til evaluering og måling av effekter av ulike tiltak. Dersom mottakergruppen ikke er identisk med målgruppen, sier ikke en måling i mottakergruppen noe om effekter i målgruppen. Forholdet mellom mottakergruppe og målgruppe blir derfor avgjørende for de målene vi setter oss. Ikke minst som forberedelse til evaluering av prosjektet er det viktig å ha klarlagt skillet mellom målgruppe og mottakergruppe, slik at det blir mulig å skille effekter i de to gruppene fra hverandre.