En produksjon kan involverer noen få mennesker internt i en bedrift eller organisasjon, men produksjon av en medierik ebok kan involvere en rekke fagfelt og dermed også et relativt stort antall personer og funksjoner. I noen tilfeller vil dette være eksterne konsulenter.
De aller fleste prosjekter har noe til felles, men de er sjelden like. Det er derfor vanskelig å sammenfatte «produksjonsprosessen» på en måte som blir universell. Likevel er det selvsagt forhold som vi vil finne igjen i alle prosjekter, om enn i litt forskjellig form.
Utgangspunktet er her ebokdesignerens rolle. Dette er imidlertid en rolle som kan være vanskelig å avgrense, og i et studium ønsker vi å inkludere mange funksjoner. Den gjennomgangen vi gjør her kan derfor være nyttig for alle som blir involvert i en produksjon.
Forsøk å se helheten
En medierik ebok kan realiseres på mange forskjellige måter, dels til svært ulik kostnad. Et prosjekt kan bli til gjennom et ganske komplekst samspill mellom ulike former for tekstskaping. Derfor gjelder ikke nødvendigvis at man «får det man betaler for». Det er lett å se for seg løsninger som teknisk sett er mer komplekse enn hva det faktisk er behov for. Dette gjør de tidligere fasene i prosjektet særdeles viktige. Dette gjelder selvsagt for ethvert prosjekt, men spesielt i prosjekter som innebærer utvikling av tekniske løsninger. Å kunne tenke gjennom hvordan en kan løse problemer med relativt enkle tekniske løsninger, er im mange sammenhenger en vinneroppskrift.
En felle er alltid at en ikke helt evner å se hele bildet og ender opp med å optimalisere arbeidsoppgaver på noen områder mens de øker betydelig på andre. Typisk kan dette lett skje dersom kommunikasjonen mellom forfatter, medieprodusenter og programmerer ikke er optimal. I dette studiet skal vi ta på oss flere av rollene, noe som gjør det enklere å ha kontroll på de ulike delene av prosjektet, men det grunnleggende problemet er likevel det samme: hvordan sørge for at arbeidsoppgaver i en fase gjør at det kreves minst mulig arbeid i andre senere eller parallelle faser.
Selv om prosjektstyring i utgangspunktet ikke er det første vi tenker på i forbindelse med kreativt arbeid, så er det nettopp planlegging ofte en kilde til kreativitet. For eksempel ser vi ofte at ideer blomstrer når premissene for hva som kan gjøres er satt. Klare rammer for en produksjon gjør at de enkelte deltakerne ikke behøver å bruke mye energi på en mengde problemstillinger, men kan fokusere arbeidet inn mot mer avgrensede problemer og finne gode løsninger.
Faseinndeling
Vi jobber gjerne med dette i faser, der vi begynner med et bredt perspektiv for deretter å snevre inn og sette rammer for utviklingen frem mot et endelig produkt.
Avhengig av hvilke teknologivalg vi gjør er det svært mange muligheter knyttet til hva vi kan legge i en medierik ebok. Kunsten er imidlertid ofte å kunne se bak en overflate som tilsynelatende kan være teknisk avansert, og se etter de fortellermessige løsningene. Med gode fortellinger kan en leve med ganske enkle tekniske løsninger. Ellers er det lett å gå seg vill blant alle de mulighetene som teknologien gir.
Klart definerte og ikke minst realistiske målsetninger kombinert med ryddig styring av prosjektet øker alltid sjansene for å lykkes. Dette gjelder uavhengig av prosjektenes kompleksitet, men blir selvsagt mer kritisk jo større kompleksiteten er. Selv i et lite prosjekt, som kanskje bare involverer oss selv, er det lurt å tenke gjennom risiko og mulig tiltak. Slike risikoavveininger er noe en gjør tidlig i forprosjektet, før en setter gang for alvor.
Noe som klart skiller ebøker fra tradisjonell bokproduksjon er at endringer i større grad kan komme i alle prosjektfasene. Ikke minst gjelder dette etter at eboken er publisert. Nye versjoner kan lastes opp, og de som allerede har lastet ned boken kan tilbys oppdateringer og tilleggstjenester. Slik sette er det gjerne lurt å planlegge med en form for driftsfase, som involverer mer enn ren distribusjon og markedsføring.
Grensene mellom de ulike produksjonsfasene kan gjerne være diffuse, men det går et naturlig skille der en går over fra produksjon til drift og videreutvikling. De fleste bokprosjekter, også ebøker, legger relativt liten vekt på drift og videreutvikling. Vi kan trygt si at her bringer ebøkene med seg et potensiale som kan videreutvikles. For ebøker handler dette i høy grad om å følge med på, og dels innrette seg etter de rammebetingelsen som settes av de ulike økosystemene for publisering og distribusjon.
Kunsten er å kunne se hele prosjektet under ett. Dersom du tar snarveier tidlig i prosjektet kan du kanskje spare kostnader på kort sikt, men det kan føre til løsninger som blir dyre over tid.
Prosjektmodeller
De fleste metodene for prosjektstyring baserer seg på å foreta overordnede avklaringer og prioriteringer tidlig i prosjektet. Dette innebærer blant annet at man setter opp et sett kriterier å måle mot, noe som kan gjøre det lettere er det å prioritere og velge på et senere tidspunkt.
Tradisjonelt utvikles IKT-prosjekter ved at man deler opp prosjektet i definerte faser. Det som gjerne ble kalt for «fossefallsmodellen»baserer seg på at det utvikles en detaljert kravspesifikasjon, som så omsettes til et produkt via flere designfaser, til kode og det endelige uttrykket. Prosessen kan være styrt i detalj, med jevnlig akseptansetesting. En slik metode kan virke litt fremmed i et prosjekt der en jobber med ebøker, men metoden kan egne seg for prosjekter der en har et tydelig bilde av hva det endelige produktet skal bli. Dette forutsetter det nærmest at forfatterens arbeid er ferdig før arbeid med design og teknikk begynner. Dette er typisk tilfelle når en jobber med at papirbasert forelegg og ønsker å remediere dette digitalt. Et eksempel på en slik bok er barneboken Jakob & Neikob.
Bokproduksjon har imidlertid alltid vært en kreativ prosess der det gjerne ikke er formålstjenlig at det går lang tid mellom kravspesifiseringen og den endelige ferdigstillingen av prosjektet. Når vi jobber med sikte på å utvikle «digital first» vil det være større grad av tilbakemelding mellom arbeidet med selve innholdet, design og programmering. De ulike funksjonene setter dels premisser for hva de andre kan foreta seg, og muligheter på et område kan innvirke på hvordan ev velger løsninger på andre områder. Ofte ender en dermed opp med et produkt som ikke samsvarer helt med det en så for seg i utgangspunktet. Dette fordi produktet er et resultat av en prosess.
Endringer i forhold til en spesifikasjon kan bli et problem dersom resultatene er vesentlig annerledes enn det som var forespeilet, f eks til et forlag. I praksis handler det imidlertid om å finne frem til de beste og mest kostnadseffektive løsningene, på en måte som bør tjene alle parter. Dermed handler produksjonsprosessen mer om å holde alle involverte godt informert, snarere enn å styre etter et svært fastlagt skjema.
Figuren illustrere to forskjellige tilnærminger til gangen i et utviklingsprosjekt.
En tydelig faseinndeling kan med fordel benyttes,dersom prosjektet kan ta utgangspunkt en tydelig problemforståelse og deltakerne har en klar ide om hva som skal produseres.
Problemet er gjerne at kreative prosjekter blir til på en annen måte. Målet endrer seg delvis underveis, som en konsekvens av selve utviklingen og/eller som en følge av påvirkning utenfra. Endringer i markedet vil være en typisk, ytre påvirkning.
En dynamikk i prosjektet er gjerne en fruktbar måte å jobbe på, men den gjør det vanskeligere å holde kontroll med prosjektet fordi flere ting foregår parallelt. Rapportering og tydelige avgjørelser er løsningen for å beholde kontrollen.
Hvilke navn vi setter på de forskjellige modellene er i og for seg av mindre betydning. Det vesentligste i denne sammenhengen er at vi aktivt tenker gjennom fasene i et prosjekt og hvordan de kan påvirke hverandre, på tvers av oppgaver og fagfunksjoner.
Vanligvis vil det være lurt å benytte en form for «etappevis utvikling» der prosjektet bygges opp av delleveranser som kan implementeres uten å måtte vente på at hele prosjektet blir ferdig. Fordelen er at erfaringene kan tas med inn i neste utviklingsetappe. Dersom det bærer galt av sted kan man lettere korrigere underveis og i verste fall stoppe utviklingen uten å tape for mye av investeringen.
De som jobber med fortellingen, design og illustrasjoner er har ikke nødvendigvis fullstendige kunnskaper om de teknologiske mulighetene. På motsatt hold kjenner ikke de som behersker teknologien detaljene i behovene for fortellingen krever. Evnene til å kunne jobbe med prototyper blir dermed særdeles viktig. På denne måten kan en som demonstrerer funksjonalitet på en noenlunde realistisk måte og foreta nødvendige justeringer før produksjonen kommer til faser der det er vanskeligere å gjøre endringer.
Estimer tid
Uavhengig av utviklingsmodell er det alltid en utfordring å utarbeide realistiske estimater for tidsbruk gjennom hele prosjektperioden.
Den største ulempen med en etappevis utvikling er i denne sammenhengen at det gjerne blir vanskeligere å utarbeide tidsestimater som dekker hele prosjektperioden. Oppdragsgiver må dermed nøye seg med et grovt anslått totalbudsjett, eller de som implementerer må være villige til å ta risiko.
Problemet med en metode basert på jevnlig prototyping kan være at endringsprosessen fortsetter for lenge, i noen tilfeller uten å ende opp med et endelig produkt. Metoden forutsetter derfor en prosjektledelse som er i stand til å ta avgjørelser og få disse gjennomført.
I praksis vil de fleste prosjekt realiseres som en kombinasjon av forskjellige utviklingsmodeller. Utgaver av «fossefallsmodellen» kan benyttes i deler av prosjektet som kan gjennomføres isolert. «Etappevis utvikling» kan benyttes i tilfeller der det er satt klare mål for funksjonalitet, mens «prototyping» kan være riktig i deler av prosjektet hvor man ønsker å forsøke nye, alternative løsninger.
Uansett hvilken utviklingsmodell du velger er det noen kritiske elementer som du må være særlig oppmerksom på. Dette er typiske fallgruver som ofte hindrer en vellykket løsning :
Tidlig i prosessen må det formuleres klare mål
God målformulering øker bevisstheten rundt produktet og bør gjennomføres i god tid før selve utviklingsarbeidet begynner.
Klart definerte mål gjør det også langt enklere å evaluere prosjektet underveis.
Det bør alltid defineres kjernemålgrupper for satsingen.
Disse må deretter prioriteres innbyrdes slik at prosjektledelsen kan prioritere utvikling av innhold og tjenester.
Det bør avklares og prioriteres hva som som skal utvikles på kort, mellomlang og lang sikt.
Ebøker kan potensielt utvikles etter publisering, og en kan dermed ha god nytte av å ta høyde for framtidige endringer.
Det bør formuleres klare suksesskriterier for å måle hvor vellykket prosjektet er over tid.
Klart definerte kriterier bidrar også til bevissthet knyttet til kvalitetskrav og økt forståelse for interne prioriteringer.
Planlegg hver prosjektfase med klare mål, ansvar, roller og tydelige milepæler med tilhørende tidsestimater.
Gjør hver prosjektfase så kort og intensiv som mulig. Det sparer i praksis tid samtidig som skikkelig fokus gjerne bidrar positivt til kvaliteten.
Lag tydelige rutiner for å varsle om avvik. Avvik i seg selv er ikke noe problem, ofte er avviket fra det planlagte en bedre løsning. Men alle involverte må få vite om det, siden det kan endre forutsetningene i andre deler av prosjektet.
Fastsett en lanseringsdato og strekk deg langt for å overholde denne.
Ofte vil det være bedre å lansere en versjon med mindre funksjonalitet enn opprinnelig planlagt, fremfor å forsinke hele prosjektet.
De fleste prosjekt kan deles inn i fire hovedfaser:
Det bør etableres rutiner for evaluering og kvalitetskontroll i alle deler av prosjektet. Ikke minst dersom en skal gjennomføre flere lignende prosjekter.