2.2.2.3. SECRETARÍA.

La Jefatura del Personal de Administración y Servicios, la gestión documental y económica y la conservación y mantenimiento del Colegio son las principales tareas de la Secretaría. Estas se concretan en el ejercicio de las siguientes

Competencias

a)      Ordenar el régimen administrativo del Centro, de conformidad con las directrices del Director.

¨      Distribuir y despachar la correspondencia oficial, una vez abierta por el Director, y ordenar su archivo, realizándose los asientos en los Libros-Registro de entrada y salida de correspondencia.

¨      Establecer y anunciar el horario de atención al público.

¨      Difundir los comunicados que puedan ser de interés para la Comunidad Educativa.

¨      Organizar y mantener actualizados los ficheros de alumnos y profesores del Centro, así como el censo de padres y madres, con domicilio y teléfono, utilizando el sistema SÉNECA y los demás medios que se establezcan.

¨      Ordenar la confección de las listas de alumnos por clase.

¨      Contar con un repertorio legal actualizado, de las principales disposiciones que afectan al Centro, de las circulares e instrucciones de los distintos órganos de la Administración y de las normas de régimen interior emanadas de los Órganos Colegiados y Unipersonales del Centro.

¨      Hacer públicas las fechas de solicitud de admisión en el Centro, facilitar los impresos para la solicitud y reclamaciones y publicar la relación de alumnos solicitantes, admitidos y no admitidos, con las puntuaciones obtenidas.

¨      Anunciar las fechas de matriculación de los alumnos admitidos y la documentación a presentar.

¨      Inscribir en el Libro Registro de Matrícula a los alumnos de nuevo ingreso.

¨      Iniciar el Expediente Personal del alumnado e introducir en él todos los documentos que afecten a su vida escolar con la ayuda de los tutores.

¨      Tomar las providencias oportunas para la petición anual y cumplimentación de datos académicos y escolares de la documentación de cada alumno.

b)      Actuar como secretario de los Órganos Colegiados de gobierno del Centro, levantar acta de las sesiones y dar fe de los acuerdos con el visto bueno del Director.

¨      Las actas se redactarán en el Libro correspondiente.

¨      Se leerán en la siguiente sesión, recogiéndose las modificaciones a que hubiere lugar y, una vez aprobadas, se imprimirán en papel y se archivarán, firmadas por la Secretaría, con el Visto Bueno de la Presidencia.

¨      Una copia de las mismas se remitirá al Servicio de Inspección dentro de los 10 días siguientes al de su aprobación. Cuando la Presidencia estime que la naturaleza de los asuntos tratados o el carácter de los acuerdos adoptados así lo aconseje, dará traslado del borrador del Acta en el plazo de 24 horas.

¨      En las Actas se hará constar la fecha, hora y lugar de celebración de la sesión, los asistentes a la misma y los asuntos tratados, puntos principales de la deliberación, resultado de las votaciones y contenido de los acuerdos.

c)      Custodiar los libros oficiales y archivos del Centro.

¨      Libros de Actas de los Órganos Colegiados.

¨      Libros Registro de matrícula, de correspondencia, ...

¨      Archivo de documentación oficial y disposiciones oficiales.

¨      Expedientes del alumnado.

d)      Expedir, con el visto bueno del Director, las certificaciones que soliciten las autoridades y los interesados.

e)      Realizar el inventario general del Centro y mantenerlo actualizado.

El inventario constará de varios apartados:

¨      Material de Uso General.

¨      Material de los Ciclos.

¨      Biblioteca General.

¨      Material Tecnológico

¨      Material deportivo.

¨      Otras Dependencias.

En la segunda semana de septiembre y en la última semana de junio, el responsable de cada dependencia revisará el inventario de la misma, comunicando a la Secretaría las incidencias observadas.

f)       Adquirir el material y el equipamiento del Centro, custodiar, coordinar y gestionar la utilización del mismo y velar por su mantenimiento en todos los aspectos, de acuerdo con la normativa vigente y las indicaciones del Director.

¨      Adquirirá el material y equipamiento del Centro, se recibirá y dará de alta en inventario, en su caso, y lo depositará en la dependencia prevista, siguiendo las instrucciones de la Dirección.

¨      Establecerá las normas y horario de uso.

¨      Velará por su buen estado de conservación.

¨      Encargará la reparación de las averías que se produzcan, previa autorización de la Dirección.

g)      Ejercer, por delegación del Director y bajo su autoridad, la jefatura del personal de administración y servicios adscrito al Centro y controlar la asistencia al trabajo del mismo.

¨      Organizar las actividades del PAS, que incluirán:

Funciones a desempeñar

Calendario de Trabajo.

Adaptaciones y compensaciones por trabajos realizados fuera del Calendario y/o horario.

¨      Tramitar las solicitudes de permiso ante la Dirección, en el periodo escolar.

¨      Acordar con los interesados el periodo vacacional y comunicarlo a la Dirección.

h)      Elaborar, en colaboración con los restantes órganos unipersonales, el horario del personal de administración y servicios, así como velar por su estricto cumplimiento.

i)        Elaborar el anteproyecto de presupuesto de ingresos y gastos de Centro.

¨      Elaborar la previsión de ingresos agrupados en los siguientes campos:

Ingresos propios.

Consejería de Educación.

Ayuntamiento, AMPA y otros

¨      Elaborar la previsión de gastos, recogiendo las necesidades formuladas por los Equipos Docentes y las generales del Centro, canalizadas a través del Equipo Directivo.

j)        Ordenar el régimen económico del Centro, de conformidad con las instrucciones del Director, realizar la contabilidad y rendir cuentas ante las autoridades correspondientes.

¨      Llevar la contabilidad y preparar mensualmente el estado de ejecución del Presupuesto.

¨      Realizar las operaciones y balances contables establecidos por la legislación vigente en cada momento.

k)      Cualesquiera otras que le sean atribuidas por la normativa vigente y por el Reglamento de Organización y Funcionamiento del Centro.

Cese de los titulares de la Jefatura de Estudios y Secretaría

Los titulares de la Jefatura de Estudios y la Secretaría cesarán en sus funciones al término de su mandato o al producirse alguna de las circunstancias siguientes:

a)      Renuncia motivada aceptada por el Delegado o Delegada Provincial, previo informe razonado de la Dirección, oído el Consejo Escolar.

b)      Cuando, por cese del Director que los propuso, se produzca la elección del nuevo Director.

c)      Cuando deje de prestar servicios efectivos en el Centro.

d)      Cuando, por una disminución en el número de unidades del Centro no procediera la existencia de alguno de estos órganos unipersonales de gobierno.

e)      A propuesta del Director, mediante escrito razonado, previa audiencia al interesado y comunicación al Consejo Escolar.

Sustitución de los miembros del equipo directivo.

1.         En caso de ausencia o enfermedad del Director, se hará cargo provisionalmente de sus funciones el Jefe de Estudios y en caso de ausencia de éste el Secretario. 

2.         En caso de ausencia o enfermedad del Jefe de Estudios o del Secretario, se hará cargo provisionalmente de sus funciones el maestro/ a que designe el Director, informando de su decisión al Consejo Escolar y al Claustro.