008 - Делаем профессиональные отчёты в Excel: пять простых советов

09.08.18 - 17-22

https://netology.ru/blog/otchety-v-excel

Делаем профессиональные отчёты в Excel:

пять простых советов

02.08.2018

1444

Управление проектами

Ольга Базалева, руководитель аналитического отдела в РБК, создатель сайта Data Vis и автор блога, поделилась с блогом Нетологии советами, как делать более удобные и понятные коллегам отчёты в Excel.

Сегодня не обойтись без умения работать с информацией: аналитикам, финансистам, маркетологам без этого совсем никуда, но даже в гуманитарных специальностях навык обрабатывать информацию всё больше и больше ценится. Взять хотя бы журналистику данных, которая набирает популярность.

Хотите, чтобы руководитель вас заметил и в глазах коллег вы стали классным профессионалом? Научитесь делать качественные отчёты.

Программа обучения: «Power BI: анализ и визуализации данных без программирования»

Встаньте на место начальника. Кому вы готовы платить больше? Специалисту, который присылает ему данные в таком виде?

Открыть в большом размере

Или в таком?

Открыть в большом размере

1. Помните о наглядности

• • Располагайте данные логично: обычно это от большего к меньшему.

  • Всегда разделяйте разряды в больших числах: 10 000 000, а не 10000000.

  • Убирайте лишние знаки после запятой.

  • Убирайте яркую сетку, это визуальный мусор. Делайте линии светлыми, а иногда можно обойтись вовсе без сетки.

Открыть в большом размере

• • Дизайн таблиц должен быть лаконичным и не отвлекать от сути.

  • Выделяйте шапку и строки/столбцы с итогами.

  • Выделяйте отрицательные значения красным, а второстепенные значения — серым. В Excel это можно сделать автоматически с помощью условного форматирования.

  • Визуализируйте данные в таблицах. Можно строить гистограммы непосредственно в ячейках при помощи условного форматирования и создавать миниграфики, которые располагаются в одной ячейке (спарклайны).

Открыть в большом размере

Читать ещё: «Веб-типографика: создаем таблицы для чтения, а не для красоты»

2. Используйте диаграммы

Визуально представленная информация в сравнении с обычным текстом и таблицами воспринимается быстрее и запоминается легче. Графики и диаграммы позволяют сразу увидеть тренды, взаимосвязи, всплески и падения.

Открыть в большом размере

3. Пишите выводы в сопроводительном письме

Отчёт вложен в письмо и готов к отправке заказчикам? Не спешите нажимать кнопку «отправить». Подумайте, что нужно человеку, который откроет ваше письмо? Ему нужны быстрые выводы. Обязательно добавьте в текст письма аналитические комментарии и подкрепите их фактами из отчёта — например, добавьте скриншот диаграмм.

Если руководитель получил ответ на свой вопрос сразу из письма, ему даже не надо тратить время на открытие приложенного файла. Поверьте, это дорогого стоит.

Читать ещё: «Семь сервисов для проверки и оформления текста»

4. Делайте отчёты удобными

Если ваш отчёт большой и занимает 10−20 листов в Excel, сделайте навигацию по нему. Это можно реализовать одним из следующих способов:

• • создать лист Summary, показать на нём главные цифры и сделать ссылки «Подробнее» с переходом на листы, содержащие все данные;

  • сделать оглавление, куда добавить ссылки на каждый лист с аналитикой.

Читать ещё: «13 продвинутых функций Google Таблиц»

5. Автоматизируйте обновление регулярных отчётов

Когда ваши отчёты станут обновляться в считаные минуты, высвободится масса дополнительного времени. Это время можно использовать для своего профессионального развития, а можно взять на себя дополнительную функциональность, что позволит обоснованно попросить повышения.

В Excel есть множество инструментов, которые помогут автоматизировать отчёты:

• • настройте выгрузку всех необходимых данных на один лист в Excel, назовём этот лист «Source»;

  • создайте необходимые аналитические таблицы на других листах;

  • формулами в эти аналитические таблицы подтяните нужные данные с листа Source;

  • сделайте связку Power Point — Excel. Тогда при изменении диаграмм в Excel, в презентации Power Point они будут обновляться автоматически.

Так вы создадите отчёт один раз и сможете быстро обновлять его в последующем, просто добавляя новые данные на лист Source, а все остальные таблицы и диаграммы тут же обновятся.

Когда ваши отчёты преобразятся, они станут в разы ценнее. Заказчики данных будут быстро получать ответы на свои вопросы, а набор сухих таблиц превратится в удобные и наглядные аналитические отчёты. Специалистов, которые умеют обрабатывать информацию и помогают принимать бизнес-решения ценят гораздо больше, чем тех, кто занимается простым заполнением непонятных таблиц.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.