3.3.6.1 Σχεδιάζοντας Αποτελεσματικά

Η σχεδίαση δραστηριοτήτων είναι διαδικασία που απαιτεί διαύγεια στόχων και επιμέλεια διαθέσιμων μεθόδων. Η σύνθεση των δραστηριοτήτων σε μια ενιαία λειτουργική οντότητα απαιτεί ταίριασμα και συντονισμό τους με βάση πολλαπλές παραμέτρους. Η στάθμιση της κρισιμότητας των παραμέτρων ή της διαδικασίας θα προσδιορίσει τη μορφή του προγράμματος υλοποίησης και θα αναδείξει την βέλτιστη διαδρομή προς τον στόχο. Οι ενέργειες που λαμβάνουν χώρα κατά τον σχεδιασμό προγράμματος υλοποίησης περιλαμβάνουν:

• Κατάτμηση δραστηριοτήτων σε πακέτα εργασίας (work packages): ο επιμερισμός των δραστηριοτήτων σε κατηγορίες οι οποίες ομαδοποιούνται σε πακέτα με βάση τα κύρια χαρακτηριστικά τους επιτρέπει την καλύτερη διαχείρισης τους. Η αφαιρετική λογική απλοποιεί τα αντικείμενα και τα καθιστά κατανοητά και προσιτά στο σχεδιασμό.
• Λήψη συμβουλών από ειδικούς: η δραστηριοποίηση σε έναν τομέα δεν συνεπάγεται και την πλήρη γνώση των αντικειμένων τα οποία τον χαρακτηρίζουν. Η αναδρομή σε ειδικούς για την λήψη συμβουλών είναι κοινή πρακτική.
• Ανάδειξη και πορεία πάνω στο κρίσιμο μονοπάτι: οι διάφορες δραστηριότητες που συνθέτουν το εγχείρημα έχουν διαφορετική επίδραση σε αυτό. Συγκεκριμένες δραστηριότητες επιδρούν σημαντικά στο εγχείρημα και κατ’ επέκταση και στις υπόλοιπες δραστηριότητες. Αυτές λέμε ότι σχηματίζουν το κρίσιμο μονοπάτι. Η ομαλή διεξαγωγή αυτών των δραστηριοτήτων αποτελεί πρωταρχική έγνοια προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι του εγχειρήματος. Η αντιμετώπιση των προβλημάτων κατά την πορεία προς τον στόχο είναι συνήθης αλλά περισσότερο έντονη στο κρίσιμο μονοπάτι το οποίο χρήζει εντατικής προσπάθειας.
• Περιορισμός κινδύνων: η αντιμετώπιση των προβλημάτων που ανακύπτουν κατά την πορεία προς τον στόχο αποτελεί εργασία που περιορίζει τον κίνδυνο της αστοχίας ή αποτυχίας. Η ύστερη δραστηριοποίηση όμως δεν αποτελεί την μοναδική μέθοδο περιορισμού των κινδύνων, αλλά επίσης και η πρωθύστερη του περιορισμού της πιθανότητας εμφάνισης ή ακόμα καλύτερα της αποφυγής εμφάνισης του επικίνδυνου παράγοντα. Η εντατική ανάλυση ενδεχομένων αναδεικνύει σημαντικό αριθμό από επικίνδυνους παράγοντες και ο στρατηγικός σχεδιασμός μεθοδεύει διαδικασίες για τον περιορισμό τους.