I-2. Аутсорсинг в управлении проектами

Кому и зачем это нужно?

Необходимость передачи функций по управлению проектами на аутсорсинг может быть вызвана многими причинами, например:

1.Вы понимаете, что существующие подходы проектного управления, используемые в компании не приносят необходимого результата, как например:

- компания теряет 25% потенциальных заказов из-за отсутствия доступности существующих ресурсов, хотя интуитивно Вы понимаете, что резерв еще есть на 35%.

- компания не дополучает 100% оплату по 30% уже частично пред оплаченных контрактов из-за того, что не может завершить их в срок.

2.ваша компания постоянно выполняет определенный объем проектных работ, при этом она несет слишком высокие расходы как на управление проектами (привлечение сотрудников компании с частичным или полным отрывом от основной деятельности, или содержание специального подразделения для управления проектами), так и на совершенствование системы управления проектами (обучение персонала, задействованного в управлении проектами).

Наше решение

Для решения указанных задач мы предлагаем услугу аутсорсинга управления проектами. В этом случае для осуществления проектного управления в организационную структуру заказчика вводятся наши специалисты. Они решают выделенные задачи в соответствии с заключенными договорами. Кроме того, мы может взять на себя ответственность за выполнение отдельных функций управления проектами в вашей компании, неся ответственность не только за качество работы отдельных сотрудников, но и за определенные результаты проектов в целом.

В зависимости от потребностей компании-заказчика и особенностей ее проектной деятельности, выделяется два вида аутсорсинговых услуг проектного управления:

• - аутсорсинг специалистов,
• - аутсорсинг функций.

При аутсорсинге специалистов мы берем на себя ответственность за следующие функции проектного управления, переданные на аутсорсинг:

• - общее управление проектом – аутсорсинг менеджеров проектов;
• - административное и методическое обеспечение проекта – аутсорсинг специалистов проектного офиса / администрирование проектов.

При аутсорсинге функций мы берем на себя ответственность за выполнение конкретных функций управления проектами Заказчика. Заказчик, в свою очередь, обеспечивает соблюдение зависящих от него условий выполнения этих функций и их интеграцию в интересах проекта/программы.

Примеры функций, часто передаваемых на аутсорсинг:

• - составление и контроль исполнения календарного плана проекта с использованием MS Project,
• - мониторинг/контроль исполнения проекта/программы с использованием MS Project,
• - общее администрирование проекта (протоколы совещаний, контроль исполнения поручений, контроль выполнения планов, ведение архива документов по проекту).

При аутсорсинге функций также могут решаться задачи, связанные с разработкой конкретного набора документов по проекту/программе, например, реестра проектов, календарного плана, или связанные с выполнением функций, носящих разовый характер, например, запуск/рестарт проекта.

Основным преимуществом данного подхода является лучшая прогнозируемость результативности работ, но требуется формализованность процессов управления проектами у Заказчика для определения и обеспечения регламента выполнения функций, передаваемых на аутсорсинг.

Технология реализации

При аутсорсинге специалистов на этапе заключения договора определяется набор функций и полномочий, которые должны будут решать наши специалисты, время их работы и набор компетенций, которыми они должны обладать.

Заказчик издает Приказ по компании, в котором указывается набор функций и полномочий нашего специалиста. С Приказом ознакомляют под подпись всех руководителей Заказчика и участников проекта (ов).

Стоимость услуг рассчитывается исходя из реально отработанного времени консультантов, подтвержденного Заказчиком.

При аутсорсинге функций на этапе заключения договора должны быть определены не только набор функций, передаваемый на аутсорсинг, но и регламент взаимодействия с подразделениями Заказчика при выполнении этих функций.

При оказании услуг мы придерживаемся принципа адаптивности под корпоративную методологию компании-заказчика. При выполнении функций проектного управления консультанты учитывают и используют, по требованию Заказчика, наработанные стандарты, шаблоны документов и другую методологию компании-заказчика.

Стоимость услуг обычно является фиксированной и определяется договором.