6.4. Revisão de Itens
A revisão de itens (acordos/papéis/círculos) é um processo que busca evoluí-los continuamente e ajudar a eliminar desperdícios.
A revisão regular atende duas necessidades fundamentais para uma organização que aprende:
adaptar para se adequar a mudanças no contexto
integrar aprendizados para torná-los mais eficazes
Avaliar acordos/papéis/círculos pode ser tão simples quanto verificar se ainda são relevantes e não há objeções a mantê-los como estão, ou mais complexo, no sentido de exigir uma alteração profunda. Os itens podem ser revisados em três momentos:
Nas reuniões de governança frequentes do círculo.
Em reuniões de governança agendadas especificamente para a revisão.
Ou assincronamente, no caso de simples de itens mais simples, com poucos efeitos a serem considerados.
Preparação para revisão
Guardiã(o) do círculo
Na data estabelecida para revisão do acordo/papel/círculo, a pessoa que ocupa o papel de Guardiã do círculo é notificada e deve definir uma data e formato para a revisão.
Para definir a data, deve-se considerar o tempo necessário para que a pessoa responsável levante as informações necessárias, portanto é fundamental que as pessoas se comuniquem para chegar numa data ideal. Em todo caso, é domínio do Guardião essa definição.
O formato deve considerar a agenda de reuniões de governança do círculo e a complexidade do item a ser avaliado: possivelmente aproveitar uma reunião de governança agendada para revisar pode ser a opção mais eficiente. Porém, considerando a complexidade e o tempo disponível para revisá-lo, o Guardião pode definir junto ao responsável que a melhor opção é marcar uma sessão dedicada, ou mesmo fazer assincronamente.
Responsável pelo acordo/papel/círculo
Na data de revisão do item, uma tensão de governança com título “Revisão do [Nome do item] é levantada automaticamente, cuja descrição é o link para o próprio item, e tem como energizadora a pessoa responsável pela revisão. A responsável é notificada com as principais informações: a qual tensão ele serve e quais são os efeitos desejados.
Ela deve então levantar dados e informações para responder às seguintes perguntas:
O acordo/papel/círculo gerou os efeitos esperados?
Algum efeito inesperado foi gerado?
Estas perguntas podem ser respondidas levantando dados e informações disponíveis, ou mesmo conversando com os envolvidos e afetados diretamente pelo item (por meio do Processo de Aconselhamento), e captando suas opiniões. A pessoa responsável faz um registro das principais informações encontradas para apresentar no momento da revisão.
Processo de Revisão
Considerando que a preparação para a revisão foi realizada e os principais dados e informações para a revisão estão disponíveis, o processo de revisão se dá da seguinte forma:
A pessoa responsável pela revisão apresenta os dados e informações levantados.
A pessoa que ocupa o papel de Facilitação conduz às seguintes etapas de perguntas:
Como esse item nos ajudou?
Cada pessoa compartilha informações relevantes, à luz das apresentadas pelo responsável pela revisão.
A tensão a qual o item serve ainda faz sentido?
Se não, as pessoas podem consentir no descarte do item neste momento.
Existe algum motivo para descartá-lo?
Se sim, as pessoas já podem consentir no descarte do item neste momento.
Como pode ser aprimorado?
Cada pessoa traz sugestões de evolução, e as pessoas podem consentir nas alterações durante esse momento.
A pessoa responsável pela revisão estabelece os ajustes propostos de acordo com as respostas obtidas nas perguntas anteriores
A pessoa que ocupa o papel de Facilitação conduz a colheita de objeções sobre a revisão ou o descarte.
(Em caso de revisão consentida) Acompanhamento da revisão:
Os participantes definem a data da próxima revisão;
A pessoa responsável atualiza o item no aplicativo e a pessoa que ocupa o papel de Guardiã atualiza os registros de governança;
Qualquer tarefa relativa à revisão (como a atualização de alguma ferramenta) é delegada com prazo e responsável;
Caso a revisão afete qualquer outro acordo/papel/círculo existente, é recomendado levantar esses itens e determinar como isso será conduzido pelo círculo, podendo ser levantada uma tensão para solucionar o caso.